W dzisiejszym poście nauczymy się jak dodać Zestawy w
tabelach przestawnych. Zestawy to nic innego jak zbiory elementów, które
później łatwo możemy dodawać do tabel przestawnych. W naszym przykładzie
stworzymy zestawy zawierające tylko owoce lub tylko warzywa (rys. nr 1).
rys. nr 1 — Stworzone przykładowe zestawy w tabelach przestawnych
Zagadnienie to omówimy sobie na podstawie przykładowych danych
z rysunku nr 2.
rys. nr 2 — Przykładowe dane
Przede wszystkim musimy sobie stworzyć tabelę przestawną,
czyli zaznaczamy pojedynczą komórkę w tabeli (lub cały zakres danych) i
wybieramy polecenie Tabela przestawna z karty Wstawianie (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Wstawianie tabeli przestawnej
Otworzy nam się okno Tworzenie tabeli przestawnej,
zaznaczamy, że chcemy stworzyć tabelę przestawną w istniejącym arkuszu (punkt
1) i wskazujemy komórkę (punkt 2), gdzie ma zostać wstawiona. Najważniejsza
sprawa tutaj, żeby mieć dostęp do Zestawów, musimy mieć przynajmniej Excela
2013, żeby w Oknie Tworzenie tabeli przestawnej mieć możliwość zaznaczenia checboxa
Dodaj te dane do modelu danych (punkt nr 3 na rysunku nr 4). Polecenie to jest
związane z dodatkiem do Excela – Power Pivot, skorzystamy tutaj z jego
elementów. Parametry nowej tabeli przestawnej zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 4 — Parametry nowej tabeli
Otworzy nam się okno Pola tabeli przestawnej, gdzie
przeciągamy pole Produkt do obszaru etykiet wierszy i pole Wartość do obszaru
podsumowań wartości. Otrzymamy tabelę przestawną przedstawioną na rysunku nr 5.
rys. nr 5 — Pola tabeli przestawnej
Aby mieć bardziej czytelne dane, sformatujemy sobie kolumnę
Suma wartości, naciskamy prawym przyciskiem myszy na dowolną wartość z tej
kolumny i za pomocą polecenia Format liczby z podręcznego menu, otworzymy okno
Formatowanie komórek. Wybieramy formatowanie walutowe i zatwierdzamy
przyciskiem OK (rys. nr 6).
rys. nr 6 — Formatowanie walutowe
Otrzymamy dane sformatowane wyrażone w złotówkach. W naszych
danych mamy zarówno owoce jak i warzywa, a chcielibyśmy je mieć w osobnych
zestawach. Musimy rozwinąć polecenie Pola, elementy i zestawy(punkt 2 na
rysunku nr 7) z karty Analiza (punkt 1 na rysunku nr 7), a następnie wybrać
polecenie Utwórz zestaw na podstawie elementów z wiersza (punkt 3). Ponieważ
jesteśmy w modelu danych (zaznaczyliśmy ten checkbox przy tworzeniu tabeli
przestawnej) nie będziemy mieć dostępu do poleceń dotyczących pól i elementów.
Będziemy mieć natomiast dostęp do zestawów. Możemy utworzyć zestawy z elementów
w wierszach które potem w tabeli przestawnej trafią do obszaru etykiet wiersza.
Analogicznie zadziała polecenie dla kolumn, jeśli będziemy mieć jakieś elementy
w tabeli przestawnej w obszarze etykiet kolumn.
rys. nr 7 — Polecenie Utwórz zestaw
W poleceniu Utwórz zestaw na podstawie elementów z wiersza,
tworzymy zestaw na podstawie danych, gdzie mamy tylko jedno pole wstawione do
obszaru etykiet wierszy, bo przy większej ilości pól staje się to dużo bardziej
skomplikowane. Otworzy nam się okno Nowy zestaw (rys. nr 8). W pierwszym kroku
musimy nazwać nasz zestaw – w naszym przykładzie zestaw będzie się nazywał Owoce
(punkt nr 1 na rysunku poniżej). Następnie musimy zająć się produktami w tym
zestawie. Przy każdym produkcie jest lista rozwijana ze wszystkimi elementami
dostępnymi dla pola Produkt. Oprócz wymienionych elementów zawierających się w
polu Produkt mamy Wszystko, czyli podsumowanie po wszystkich wartościach. Z
listy usuwamy wszystkie warzywa za pomocą przycisku Usuń wiersz (punkt 2).
rys. nr 8 — Nowy zestaw
Zostawiamy wiersz Wszystko, ponieważ zawiera on cenę
całkowitą. Kiedy zatwierdzimy Nowy zestaw przyciskiem OK otrzymamy tabelę
przestawną zawierającą tylko owoce, ale suma końcowa nam się nie zmieni (będzie
zawierać ceny owoców i warzyw, mimo, że wyświetlać się będą tylko owoce) – rys.
nr 9.
rys. nr 9 — Zestaw Owoce 2 z sumą wszystkich produktów
Zostawiony w zestawie element Wszystko zawsze będzie
pokazywać cenę całkowitą (razem warzyw i owoców), więc usuniemy go sobie, żeby
nie przeszkadzał nam w obliczeniach. Wybieramy polecenie Zarządzaj zestawami z
karty Analiza (rys. nr 10).
rys. nr 10 Zarządzaj zestawami
Otworzy nam się okno Menedżer zestawów, w którym zaznaczamy
interesujący nas zestaw i klikamy przycisk Edytuj (oznaczony strzałką na
rysunku nr 11).
rys. nr 11 — Menedżer zestawów
Otworzy się okno Modyfikuj zestaw, gdzie musimy usnąć wiersz
Wszystko, wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 12)
rys. nr 12 — modyfikuj zestaw
Otrzymamy tabelę przestawną z samymi owocami, co jest ważne
wybraliśmy tutaj zestaw Owoce a nie produkt, więc Excel sam podstawi nam ten
zestaw do obszaru etykiet wierszy (rys. nr 13).
rys. nr 13 — Pola tabeli przestawnej z zestawem Owoce2
Analogicznie możemy stworzyć zestaw dla warzyw. Możemy to
zrobić na tej samej tabeli przestawnej, zaznaczamy dowolną komórkę w tabeli,
wybieramy polecenie Utwórz zestaw na podstawie elementów z wiersza z karty
Analiza, ale wyświetli nam się komunikat, Excel nie pozwoli nam stworzyć
zestawu na innym zestawie. Musimy najpierw usunąć istniejący zestaw z tabeli
przestawnej (rys. nr 14).
rys. nr 14 — Komunikat Excela
Najłatwiej skopiować sobie tabele przestawną i w oknie Pola
tabeli przestawnej odznaczyć Zestaw Owoce2, a następnie przeciągnąć pole
Produkt do obszaru etykiet wierszy (jak przy tworzeniu tabeli przestawnej od
nowa). Teraz na podstawie dowolnej komórki w kolumnie Produkt możemy sobie
stworzyć nowy Zestaw. Kolejno karta Analiza, potem Pola, elementy i zestawy, a
następnie Utwórz zestaw na podstawie elementów wiersza (jak na rysunku nr 7)
W oknie Nowy zestaw usuwamy wszystkie owoce z listy i wiersz
Wszystko analogicznie jak na rysunku nr 8. Zmieniamy nazwę zestawu na Warzywa2
i zatwierdzamy przyciskiem OK. Otrzymamy tabelę przestawną z zestawem Warzywa2
(rys. nr 15).
rys. nr 15 — Tabela przestawna z zestawem Warzywa2
Mamy teraz 2 osobne tabele przestawne, górna z zestawem
Owoce2 i dolna z zestawem Warzywa2.
Załóżmy że chcemy tym razem podsumować dane w tabeli dla
województw. Skopiujemy tabelę przestawną z owocami i wyłączymy zestaw owoce w
oknie Pola tabeli przestawnej. Następnie przeciągniemy pole Województwa do
obszaru etykiet wierszy to otrzymamy tabelę przedstawioną na rysunku nr 16.
rys. nr 16 — Tabela przestawna podsumowująca według województw
Teraz chcemy podsumować dane dla województw po sprzedaży
owoców. Dzięki temu że mamy stworzony zestaw Owoce2, to nie musimy przeciągać
pola Produkt a następnie przefiltrowywać tabeli po tych produktach, które nie
są owocami, wystarczy że przeciągniemy sobie do obszaru etykiet wierszy pole
Owoce2. Wtedy automatycznie powstanie tabela przestawna przedstawiająca
sprzedaż owoców w danych województwach (rys. nr 17).
rys. nr 17 — Tabela przestawna dla województw i zestawu Owoce2
Analogicznie dla podsumowania po województwach pod kątem
sprzedaży warzyw. Odznaczamy zestaw Owoce2 i zaznaczamy Warzywa2, Excel
automatycznie stworzy nam odpowiednią tabelę (rys. nr 18).
rys. nr 18 — Tabela przestawna dla województw i zestawu Warzywa2
Podsumowując, jeśli często działamy na tabelach przestawnych,
możemy oszczędzić dużo czasu. Wystarczy stworzyć zestawy danych, których
później możemy używać do podsumowywania danych. Tak jak wspominałem wcześniej
możemy tworzyć zestawy dla 2 pól z obszaru etykiet wierszy, ale wtedy w oknie
Nowy zestaw mamy bardzo dużo elementów (rys. nr 19)
rys. nr 19 — Wiele możliwości stworzenia nowego zestawu
Na koniec ciekawostka, jeśli zależy nam na innej kolejności
elementów w danych zestawach to w oknie Modyfikuj zestaw możemy zmieniać tą
kolejność za pomocą strzałek oznaczonych na rysunku nr 20.
rys. nr 20 — Zmiana kolejności danych w zestawie
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
Potrzebujesz obliczyć unikalną ilość elementów z listy, ale pod warunkami uwzględniającymi inne kolumny danych? Przykładowo chcesz policzyć unikalne numery WZ, pod warunkiem Klienta oraz tygodnia:
Od Excela 2013 możesz wykorzystać do tego Tabele Przestawne.
Wystarczy, że na podstawie danych stworzysz tabelę przestawną. Musisz pamiętać tylko, żeby zaznaczyć pole wyboru dostępne od Excela 2013 – Dodaj te dane do modelu danych.
Dzięki temu będziesz miał dostępną dodatkową opcję podsumowywania danych. Teraz wystarczy, że przeciągniesz interesujące Cię pole (w tym przykładzie WZ) do obszaru wartości. Na razie będzie pokazywał domyślne podsumowanie numerów WZ, ale wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na to podsumowanie i z podręcznego menu rozwiniesz listę Podsumuj wartości według i z niej wybierzesz pozycję Więcej opcji.
W oknie ustawień pola wartości, które się pokaże musisz wybrać ostatnią z możliwych opcji – Liczba wartości odrębnych. Będzie ona dostępne tylko wtedy, kiedy dodasz tabelę przestawną do modelu danych. Lepszą nazwą dla tego podsumowania byłoby Unikalne wartości, dlatego odpowiednio zmienimy nazwę podsumowania.
Teraz Excel powinien Ci wyświetlić ilość unikalnych numerów WZ w całości danych zostało tylko pokazanie unikalnej ilości po warunkach.
Do tego wystarczy, że przeciągniesz odpowiednie pola do obszaru etykiet wierszy np.: pole Klient.
I teraz możesz zobaczyć ilość unikalnych numerów WZ dla poszczególnych klientów. Zwróć uwagę, że suma unikalnych WZ dla poszczególnych klientów nie jest równa sumie wszystkich unikalnych numerów WZ (jest większa). Wynika to z tego, że w przykładzie zdarzają się sytuacje, gdzie niektóre numery WZ występują przy różnych klientach. Stąd bierze się ta różnica.
Możesz w ten sposób obliczać unikalne elementy nawet przy większej ilości pól w obszarze etykiet wierszy (lub kolumn).
1) Systemowe okno dialogowe z panelu kontrolnego= klawisz windwsa + Pause/Break (prawy górny róg) (lub prawym przyciskiem na ikonie Mojego komputera i wybierz właściwości)
2) Zaawansowane ustawienia systemu
3) Zakładka zaawansowane
4) Guzik ustawienia w części Wydajność
5) Odznacz Animuj formanty i elementy wewnątrz okien
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Rekomendowane wykresy w Excelu 2013 dla różnych serii danych [Rzut okiem #10]
Co nowego w rekomendowanych wykresach?
Rekomendowane wykresy to nowa opcja W Excelu 2013. Ta opcja bardzo dobrze się sprawdza. Wystarczy zaznaczyć dane, wybrać nową opcję Excela 2013 i wybrać rodzaj wykresu jaki Ci najbardziej odpowiada z tych proponowanych przez Microsoft.
Pojedyncza seria danych
Dla prostych zbiorów danych proponowane są proste wykresy. Na obrazie poniżej, możesz zobaczyć propozycje Excela 2013 dla krótkiej pojedynczej serii danych.
Rekomendowane wykresy — proste dane
Co ciekawe w zależności o samych danych, nie tylko ich sposobu organizacji, mogą pojawić się inne propozycje. Na obrazie powyżej widzisz propozycje wykresu liniowego, kolumnowego i warstwowego, ale jeśli weźmiemy za przykład 2 serię danych Excel 2013 zaproponuje Ci jeszcze wykres kołowy (widać na wideo)
Pędzel
Dodatkowo jeśli skorzystasz z ikony pędzla przy wykresie, możesz zmienić jego wygląd korzystając z gotowych schematów. Są ona znacznie bardziej użyteczne niż wcześniejsza opcja Układy wykresu. Z tych rzeczywiście możesz chcieć skorzystać (obraz poniżej).
Rekomendowane wykresy — pędzel
Serie danych z liczbami i procentami
Dodatkowo Excel 2013 radzi sobie z różnymi rodzajami danych w jednej tabelce. Czyli może Ci zaproponować ustawienie serii danych do wstawienia na oś pomocniczą. Na obrazie poniżej możesz zobaczyć 2 serie danych z dużymi liczbami i 1 serię z procentami.
Żeby przedstawić poprawnie takie dane potrzebna jest oś pomocnicza dla procentów. Rekomendowane wykresy Excela 2013 przedstawiają to jako 1 propozycję. Jeśli nie pojawi się taka opcja możesz skorzystać z opcji combo (patrz wideo) i poustalać rodzaje wykresów i to, które mają być pokazywane na osi pomocniczej.
Rekomendowane wykresy — oś pomocnicza
Duże zbiory danych — tabele przestawne
Kiedy masz do czynienia z dużym zbiorem danych (wykorzystany przykład ma 500 wierszy) opcja rekomendowane wykresy proponuje Ci sumowanie po kolumnie, która ma najmniej różnorodnych danych. W przykładzie wykorzystanym w wideo będzie to porządkowanie po Regionie albo Produkcie.
Rekomendowane wykresy — Duży zbiór danych (tabela przestawna)
Co najważniejsze Excel nie zrobi tylko wykresu, ale też stworzy tabelę przestawną, gdzie będziesz mógł odpowiednio zmieniać kolumnę, po której są sumowane wartości. Na obrazie poniżej został przedstawiony wykres po klientach, których jest powyżej 20 i nie byli oni brani pod uwagę przy 1 propozycji, ale łatwo możesz ich ustawić odznaczając i zaznaczając interesujące Cię serie.
Rekomendowane wykresy — tabela przestawna
Lejek — filtrowanie
Nawet tabele, które mają zbędne dane dla wykresu — przykładowo sumy kwartalne i roczne, można łatwo umieścić na wykresie, ponieważ jest lejek, czyli filtr, z którego możesz wybrać, które dane chcesz pokazywać, a które mają zostać schowane. Excel 2013 podświetla aktualnie dane, na które najeżdżasz podczas filtrowania.
Rekomendowane wykresy — lejek (filtrowanie)
Link do wersji próbnej Excel 2013:
http://www.microsoft.com/office/preview/en
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Kolejną nową rzeczą jaką znajdziesz w Excelu 2013 jest możliwe filtrowanie zwykłej tabeli (nie tabel przestawnych, czy też pivot tables) za pomocą fragmentatora (slicer). Ponieważ Excel 2013 nie jest jeszcze dostępny w wersji polskiej korzystam z angielskiej, co wiąże się z tym, że nazwy funkcji i niektóre funkcjonalności są inne.
Filtrowanie w ten sposób jest bardzo proste najpierw zamieniasz zbiór danych na tabelę (Ctrl + T), a następnie dodajesz fragmentator (slicer). Po tym tylko wybierasz po jakich kolumnach chcesz mieć możliwość filtrowania.
Fragmentatory — działanie
Fragmentatory (slicer) możesz swobodnie przesuwać, zmieniać kolory, zmieniać ilość kolumn w nich etc.
Wystarczy, że klikniesz później odpowiednie guziki i masz filtrowanie tylko po wybranych elementach. Dodatkowo możesz zaznaczać różne elementy trzymając klawisz Ctrl lub obszar trzymając Shift.
Jeśli stosujesz kilka fragmentatorów (slicerów) dla 1 tabeli, to może się zdarzyć taka sytuacja, że dla pewnych kombinacji danych nie będzie połączeń, czyli że dany zbiór pól nigdy nie występuje razem. Wtedy odpowiednie elementy na listach filtrów będą lekko wyszarzone. Możesz to zobaczyć na rysunku poniżej.
Dodatkowa w Excelu 2013 jeśli wstawisz na koniec tabeli sumowanie (Alt + =), to Excel nie wstawi funkcji SUMA, tylko SUMY.CZĘŚCIOWE. W wersji angielskiej jest to odpowiednio SUBTOTAL (możesz zobaczyć całą funkcję w pasku formuły na obrazie poniżej — wystarczy kliknąć, żeby powiększyć) co idealnie współgra z fragmentatorami, ponieważ sumuje tylko widoczne elementy tabeli. Czyli w zależności od tego jakie filtry są aktywne i jakie dane widoczne odpowiednie sumy są liczone.
Excel 2013 — Rzut okiem #9 — sumy.częściowe
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Jak działa nowa funkcjonalność FlashFill w Excelu2013. Poznaj dokładne zasady działania FlashFilla i dowiedz czym się różni od korzystania z formuł.
Flash Fill pracuje w pionie, w poziomie nie jest uwzględniany.
Flash Fill jest statyczny, oznacza, to że nie zmienia się wraz ze zmianą w komórkach, z których pobrał dane. Formuły są dynamiczne i zmieniają się wraz ze zmianą komórek wejściowych. Ctrl + E — skrót klawiszowy FlashFill
Flash Fill ma olbrzymie możliwości.
Możesz nim wycinać łączyć wstawiać przestawiać dane.
FlashFill działa na liczbach, tekście, czasie i datach.
W drugiej części filmu zobaczysz praktyczne przykłady działania Flash Filla.
1. Wycina imię i/lub nazwisko
2. Wycina pierwszą literę Imienia lub Nazwiska
3. Wycina inicjały
4. Wycina 2 pierwsze litery imienia
5. Wycina 3 pierwsze litery imienia
6. Wycina 4 pierwsze litery imienia
7. Wycina 5 pierwsze litery imienia
8. Wycina 6 pierwsze litery imienia
9. Wycina przy połączeniu kropką
10. Wycina przy połączeniu @
11. Łączy tekst
12. Wycina rok miesiąc lub dzień z daty
13. Wycina grosze z ceny
14. Wycina złotówki z ceny
15. Wycina znak zł z ceny
16. Łączy datę i cenę
17. Wstawia przecinek
18. Wstawia tekst
19. Wycina godziny z czasu
20. Wycina minuty z czasu
21. Wycina i wstawia tekst: Pobiera 1 literę imienia, wstawia przecinek i nazwisko
22. Przestawia imię i nazwisko
23. Przestawia imię i nazwisko i dodaje przecinek
Są to przykłady zaczerpnięte z kanału ExcelIsFun — Mike Girvin, ze zmianami na język polski oraz sprawdzenie kilku dodatkowych rzeczy.
Excel 2013 Rzut okiem #7 — Flash Fill opis działania i 23 przykłady
