Rekomendowane wykresy w Excelu 2013 dla różnych serii danych [Rzut okiem #10]
Co nowego w rekomendowanych wykresach?
Rekomendowane wykresy to nowa opcja W Excelu 2013. Ta opcja bardzo dobrze się sprawdza. Wystarczy zaznaczyć dane, wybrać nową opcję Excela 2013 i wybrać rodzaj wykresu jaki Ci najbardziej odpowiada z tych proponowanych przez Microsoft.
Pojedyncza seria danych
Dla prostych zbiorów danych proponowane są proste wykresy. Na obrazie poniżej, możesz zobaczyć propozycje Excela 2013 dla krótkiej pojedynczej serii danych.
Rekomendowane wykresy — proste dane
Co ciekawe w zależności o samych danych, nie tylko ich sposobu organizacji, mogą pojawić się inne propozycje. Na obrazie powyżej widzisz propozycje wykresu liniowego, kolumnowego i warstwowego, ale jeśli weźmiemy za przykład 2 serię danych Excel 2013 zaproponuje Ci jeszcze wykres kołowy (widać na wideo)
Pędzel
Dodatkowo jeśli skorzystasz z ikony pędzla przy wykresie, możesz zmienić jego wygląd korzystając z gotowych schematów. Są ona znacznie bardziej użyteczne niż wcześniejsza opcja Układy wykresu. Z tych rzeczywiście możesz chcieć skorzystać (obraz poniżej).
Rekomendowane wykresy — pędzel
Serie danych z liczbami i procentami
Dodatkowo Excel 2013 radzi sobie z różnymi rodzajami danych w jednej tabelce. Czyli może Ci zaproponować ustawienie serii danych do wstawienia na oś pomocniczą. Na obrazie poniżej możesz zobaczyć 2 serie danych z dużymi liczbami i 1 serię z procentami.
Żeby przedstawić poprawnie takie dane potrzebna jest oś pomocnicza dla procentów. Rekomendowane wykresy Excela 2013 przedstawiają to jako 1 propozycję. Jeśli nie pojawi się taka opcja możesz skorzystać z opcji combo (patrz wideo) i poustalać rodzaje wykresów i to, które mają być pokazywane na osi pomocniczej.
Rekomendowane wykresy — oś pomocnicza
Duże zbiory danych — tabele przestawne
Kiedy masz do czynienia z dużym zbiorem danych (wykorzystany przykład ma 500 wierszy) opcja rekomendowane wykresy proponuje Ci sumowanie po kolumnie, która ma najmniej różnorodnych danych. W przykładzie wykorzystanym w wideo będzie to porządkowanie po Regionie albo Produkcie.
Rekomendowane wykresy — Duży zbiór danych (tabela przestawna)
Co najważniejsze Excel nie zrobi tylko wykresu, ale też stworzy tabelę przestawną, gdzie będziesz mógł odpowiednio zmieniać kolumnę, po której są sumowane wartości. Na obrazie poniżej został przedstawiony wykres po klientach, których jest powyżej 20 i nie byli oni brani pod uwagę przy 1 propozycji, ale łatwo możesz ich ustawić odznaczając i zaznaczając interesujące Cię serie.
Rekomendowane wykresy — tabela przestawna
Lejek — filtrowanie
Nawet tabele, które mają zbędne dane dla wykresu — przykładowo sumy kwartalne i roczne, można łatwo umieścić na wykresie, ponieważ jest lejek, czyli filtr, z którego możesz wybrać, które dane chcesz pokazywać, a które mają zostać schowane. Excel 2013 podświetla aktualnie dane, na które najeżdżasz podczas filtrowania.
Rekomendowane wykresy — lejek (filtrowanie)
Link do wersji próbnej Excel 2013:
https://www.microsoft.com/office/preview/en
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
321,45M z tekstu na liczbę 321450000 i z liczby w 321,45M — Excel sztuczki #2
Z tekstu na liczbę — funkcja PODSTAW
Czy możliwe jest w Excelu przejście z tekstu na liczbę i jeśli tak to jak zamienić tekst na liczbę i jeszcze sprawić, by liczba wyglądała jak tekst w Excelu?
Po pierwsze ważne żebyś wiedział, że Excel domyślnie tekst wyrównuje do prawej, a liczby do lewej. Dzięki temu od razu możesz się zorientować jak Excel traktuje zawartość konkretnej komórki.
Czyli jeśli 321,45M jest wyrównane do prawej jest to tekst, a jeśli jest wyrównane do lewej jest to liczba. Oczywiście jeśli nikt nie zmienił domyślnego wyrównania Excela
Z tekstu na liczbę — tabela początkowa
Jak zamienić taką wartość z tekstu na liczbę? Przyda się funkcja PODSTAW — W filmie
PODSTAW(A2;"M";"")
Dzięki niej usuniesz M z końca tekstu i będziesz miał coś co wygląda jak liczba. Właśnie wygląda bo funkcja PODSTAW zwraca tekst. Teraz trzeba na tym tekście wykonać dowolne działanie matematyczne np: mnożenie. W naszym przykładzie należy pomnożyć przez milion (1 000 000), ponieważ to właśnie oznaczało M. Czyli cała funkcja powinna wyglądać tak:
Po tym działaniu będziesz miał liczbę.
Liczba niestandardowa na standardową liczbę
Jak zamienić liczbę 321,45M na 321450000, to jest akurat proste. Wystarczy zmienić formatowanie na ogólne np: skrótem klawiszowym
Ctrl + Shift + ~
Liczba standardowa na niestandardową liczbę
Trudniej jest zamienić liczbę 321450000 na liczbę 321,45M, bo w tej sytuacji potrzeba zastosować formatowanie niestandardowe. W polskiej wersji Excela —
0,00 \M
Czyli po kolei zero przecinek zero zero spacja spacja backslash M
Ważne, żebyś pamiętał o 2 spacjach. W angielskiej wersji Excela formatowanie to wyglądałoby tak: 0.00,,\M
Z tekstu na liczbę — funkcja LEWY
Tekst 321,45M na liczbę 321450000 możesz zamienić jeszcze korzystając z funkcji LEWY. Z przykładu z filmu wyglądałoby to
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Kolejną nową rzeczą jaką znajdziesz w Excelu 2013 jest możliwe filtrowanie zwykłej tabeli (nie tabel przestawnych, czy też pivot tables) za pomocą fragmentatora (slicer). Ponieważ Excel 2013 nie jest jeszcze dostępny w wersji polskiej korzystam z angielskiej, co wiąże się z tym, że nazwy funkcji i niektóre funkcjonalności są inne.
Filtrowanie w ten sposób jest bardzo proste najpierw zamieniasz zbiór danych na tabelę (Ctrl + T), a następnie dodajesz fragmentator (slicer). Po tym tylko wybierasz po jakich kolumnach chcesz mieć możliwość filtrowania.
Fragmentatory — działanie
Fragmentatory (slicer) możesz swobodnie przesuwać, zmieniać kolory, zmieniać ilość kolumn w nich etc.
Wystarczy, że klikniesz później odpowiednie guziki i masz filtrowanie tylko po wybranych elementach. Dodatkowo możesz zaznaczać różne elementy trzymając klawisz Ctrl lub obszar trzymając Shift.
Jeśli stosujesz kilka fragmentatorów (slicerów) dla 1 tabeli, to może się zdarzyć taka sytuacja, że dla pewnych kombinacji danych nie będzie połączeń, czyli że dany zbiór pól nigdy nie występuje razem. Wtedy odpowiednie elementy na listach filtrów będą lekko wyszarzone. Możesz to zobaczyć na rysunku poniżej.
Dodatkowa w Excelu 2013 jeśli wstawisz na koniec tabeli sumowanie (Alt + =), to Excel nie wstawi funkcji SUMA, tylko SUMY.CZĘŚCIOWE. W wersji angielskiej jest to odpowiednio SUBTOTAL (możesz zobaczyć całą funkcję w pasku formuły na obrazie poniżej — wystarczy kliknąć, żeby powiększyć) co idealnie współgra z fragmentatorami, ponieważ sumuje tylko widoczne elementy tabeli. Czyli w zależności od tego jakie filtry są aktywne i jakie dane widoczne odpowiednie sumy są liczone.
Excel 2013 — Rzut okiem #9 — sumy.częściowe
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Dodawanie setnych części sekundy w Excelu — pytania widzów #2
Czy możliwe jest dodawanie setnych części sekundy?
Czy w Excelu jest możliwe dodawanie setnych części sekundy? Na poniższym obrazie masz 2 czasy w jasnofioletowych polach i ich sumę w żółtym. Jak uzyskać poprawną wartość sumy? Takie pytanie dostałem od Pana Romana. To możliwe i jest prostsze niż mogłoby się wydawać, trzeba tylko pamiętać o tym jak Excel formatuje czas i zastosować niestandardowe formatowanie.
Dodawanie setnych części sekundy
Jeśli wpiszesz do komórki Excela 2010 03:36,57, to on automatycznie nada jej formatowanie niestandardowe, które sprawi, że będziesz widział 03:36,6. Czyli 3 minuty 36 sekund i 6 dziesiętnych sekundy, czyli została ucięta dokładność. Bo chcemy widzieć z dokładnością do setnych nie dziesiętnych.
Excel nadał formatowanie postaci mm:ss,0
oznacza to, że w komórce będziesz widział minuty (mm) dwukropek (:) sekundy (ss) oraz jedno miejsce po przecinku (,0)
Jeśli chcesz dodać więcej miejsc po przecinku wystarczy, że dodasz odpowiednią ilość 0.
Pan Roman potrzebował, żeby pokazać 2 liczby po przecinku, więc formuła formatowania powinna wyglądać tak jak na obrazie poniżej (dodatkowo widzisz, przykład jak będzie wyglądał zapis sformatowany oraz zostało zaznaczone formatowanie niestandardowe od którego wyszliśmy):
Formatowanie niestandardowe czasu
Żeby dodać później czasy wystarczy skorzystać np: z funkcji SUMA, a formatowanie sprawi, że będziesz widział poprawny wynik. Pamiętaj, że Excel przechowuje czas jako część ułamkową dnia, czyli 1 sekunda to 1/86400 , a części dziesiętne, setne czy tysięczne to odpowiednio mniej. Dlatego na obrazie poniżej w jednej kolumnie widzisz czas, a w drugiej odpowiadającą mu liczbę pod jaką jest przechowywany w pamięci:
Reprezentacja liczbowa czasu z setnymi częściami sekundy
Dodawanie setnych części sekundy lub innych części ułamkowych ma jeden szkopuł. W pasku formuły będziesz widział dokładność danych tylko do sekund (obraz poniżej). A części ułamkowe pozwoli Ci zobaczyć odpowiednie formatowanie niestandardowe. Pamiętaj — Excel przechowuje tam tak naprawdę wartość liczbową tak jak to mogłeś zobaczyć na obrazie powyżej.
Co pokazuje pasek formuły a co formatowanie
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Testowanie wielu kryteriów za pomocą mnożenia — Sztuczka #1
MrExcel Podcast #1614
Tą sztuczkę zaczerpnąłem z Podcast #1614 MrExcela. Aktualnie nagrywa on filmy prezentujące sztuczki finalistów konkursu ModelOff 2012, którego zadaniem jest znalezienie najlepszego specjalisty w obsłudze Excela. Testowanie wielu kryteriów za pomocą mnożenia, może okazać się bardzo proste, trzeba tylko wiedzieć jak się do tego zabrać.
Konkretnie w zadaniu chodzi o przetestowanie wielu kryteriów i sprawdzeniu, czy danej osobie wiedzie się fantastycznie, czy można coś poprawić.
Sztuczka zaś polega na tym, żeby wykorzystać odpowiednie formatowanie specjalne i to, że Excel może postrzegać 1 jako prawdę, a 0 jako fałsz.
Należy zapisać takie formatowanie specjalne w Excelu jak zaznaczone na obrazie poniżej:
Formatowanie niestandardowe
Część przed pierwszym średnikiem oznacza formatowanie liczb dodatnich.
Część pomiędzy średnikami oznacza formatowanie dla liczb ujemnych. Jest pusta, bo nas nie interesują liczby ujemne.
Część na końcu oznacza formatowanie dla zera.
Ten zapis sprawi, że jeśli w komórkę wpisze 1 to formatowanie pokaże Ci TAK, jeśli wpiszesz 0 to formatowanie pokaże Ci NIE. Zobacz poniżej co pokazywane jest w arkuszu, a co Excel przechowuje w pasku formuły.
Testowanie warunków — mnożenie
Teraz wystarczy wykonać funkcję JEŻELI. Wstawiając w miejsce sprawdzania wartości logicznej iloczyn poszczególnych komórek oznaczających jak się dzieje w danej strefie życia.
Rozumiesz już jak działa sztuczka? Excel pokazuje TAK lub NIE, a przechowuje 1 lub 0. Tylko mnożenie samych jedynek da wartość 1 czyli prawdę dla Excela, a jeśli pojawi się choć jedno zero wynik mnożenia będzie równy 0, czyli fałsz dla Excela.
Jeśli masz dużo elementów do przemnożenia wykorzystaj funkcję ILOCZYN, w którą będziesz mógł wpisać cały zakres liczb do przemnożenia, a nie poszczególne komórki — oszczędzi Ci to Twój cenny czas.
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
