Excel — Błyskawiczna lista rozwijana (Alt + ↓) — porada #381

W dzisiejszym poście nauczymy się jak stworzyć błyskawiczną listę rozwijaną na pomocą skrótu klawiszowego Alt + Strzałka w dół. Film ten powstał na podstawie komentarza Pana Jarosława pod filmem z poradą nr 322 (https://www.youtube.com/watch?v=9hpcn-KuwnI).

Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rysunku nr 1.

Rys. nr 1 – przykładowe dane
Rys. nr 1 – przykładowe dane

Kiedy już stworzymy sobie listę rozwijaną za pomocą polecenia Sprawdzanie poprawności danych z karty Dane (rys. nr 2).

Rys. nr 2 – polecenie Sprawdzanie poprawności danych
Rys. nr 2 – polecenie Sprawdzanie poprawności danych

Otrzymamy listę rozwijaną przedstawioną na rys. nr 3.

Rys. nr 3 – stworzona lista rozwijana
Rys. nr 3 – stworzona lista rozwijana

Powyższą listę rozwijaną możemy rozwijać bez używania myszki, korzystając ze skrótu klawiszowego Alt+strzałka w dół (rys. nr 4).

Rys. nr 4 – rozwijanie listy za pomocą skrótu klawiszowego Alt+Strzałka w dół
Rys. nr 4 – rozwijanie listy za pomocą skrótu klawiszowego Alt+Strzałka w dół

Warto zapamiętać, że ten skrót klawiszowy działa również na zwykłych danych wpisanych w dowolną kolumnę. Mianowicie jeśli mamy np. listę produktów i ustawimy aktywną komórkę pod naszymi danymi (komórka A11), następnie skorzystamy ze skrótu klawiszowego Alt+strzałka w dół, otrzymamy automatyczną listę danych (rys. nr 5).

Rys. nr 5 – automatyczna lista danych
Rys. nr 5 – automatyczna lista danych

Istotne jest, że ta lista jest unikatowa. Wybierzemy z powyższej listy np. produkt Kokosy, następnie przejdziemy na komórkę poniżej i ponownie skorzystamy ze skrótu klawiszowego Alt+Strzałka w dół, to otrzymamy unikatową listę rozwijaną, czyli żadne elementy nie będą się w niej powtarzać (rys. nr 6).

Rys. nr 6 – automatyczna unikatowa lista rozwijana
Rys. nr 6 – automatyczna unikatowa lista rozwijana

Możemy zauważyć, że produkt Kokosy występują na naszej liście dwukrotnie, natomiast na liście rozwijanej są tylko raz. Jest to niewątpliwe duże udogodnienie w pracy w Excelu.

Kolejnym plusem tego sposobu tworzenia listy rozwijanej jest sytuacja, kiedy wpiszemy w komórkę pierwszą literę produktu i skorzystamy ze skrótu klawiszowego, to pojawi nam się lista rozwijana, gdzie aktywny element ustawi się na pierwszym elemencie rozpoczynającym się od danej, wpisanej przez nas litery (rys. nr 7).

Rys. nr 7 – automatyczne przejście na liście do produktów rozpoczynających się wpisaną literą
Rys. nr 7 – automatyczne przejście na liście do produktów rozpoczynających się wpisaną literą

Można wpisać więcej znaków, wtedy na liście podświetlony zostanie element odpowiadający tym znakom.

Nie jest to lista rozwijana z pełnym wyszukiwaniem, ale jest to szybkie rozwiązanie, które w wielu sytuacjach ułatwi i usprawni nam pracę. Lista uzyskana ze sprawdzania poprawności danych nie daje nam możliwości wpisania znaków, od których ma się zaczynać nasz szukany element (rys. nr 8).

Rys. nr 8 – możliwości listy rozwijanej ze sprawdzania poprawności danych
Rys. nr 8 – możliwości listy rozwijanej ze sprawdzania poprawności danych

Jeśli interesuje Cię lista rozwijana z pełną opcją wyszukiwania to polecam dodatek Jona Acampora. W poradzie nr 379 pokazywałem jak zainstalować Add-inn (https://www.youtube.com/watch?v=ChAG8UtGkPE), natomiast w poradzie nr 380 jak wyciągnąć z niej kod (https://www.youtube.com/watch?v=ChAG8UtGkPE). Wyciągnięcie kodu jest potrzebne, aby ten dodatek przenosił się wraz z plikiem przy jego kopiowaniu, a nie był podpięty do jednego komputera.


Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny

Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą)
II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.

Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".

Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query.
A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.

Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.

Aktualnie w promocji urodzinowej możesz mieć Mistrza Excela w obniżonej cenie, jeśli tylko wpiszesz kod 35URODZINY
https://exceliadam.pl/produkt/ksiazka-mistrz-excela

Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie.
Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.

W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.

Power Query
https://www.udemy.com/course/mistrz-power-query/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Excela
https://www.udemy.com/mistrz-excela/?couponCode=35URODZINY

Dashboardy
https://www.udemy.com/course/excel-dashboardy/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Formuł
https://www.udemy.com/course/excel-mistrz-formul/?couponCode=35URODZINY

VBA
https://www.udemy.com/course/excel-vba-makra/?couponCode=35URODZINY

Microsoft Power BI
https://www.udemy.com/course/power-bi-microsoft/?couponCode=35URODZINY

Książka Mistrz Excela reklama

Excel Power Query #62 — Wszystkie cyfry z tekstu

W dzisiejszym poście nauczymy się jak wyciągnąć wszystkie cyfry z tekstu w Power Query. W poprzednim odcinku na temat Power Query pokazywaliśmy jak wyciągnąć cyfry znajdujące się na początku tekstu bądź na jego końcu. W przykładowych danych mamy tabelę, gdzie tekst został pomieszany z cyframi (rys. nr 1).

Rys. nr 1 – przykładowe dane
Rys. nr 1 – przykładowe dane

W celu zaczytania danych do Power Query wybieramy polecenie Z tabeli/zakresu  z karty Dane (rys. nr 2).

Rys. nr 2 – polecenie Z tabeli/zakresu
Rys. nr 2 – polecenie Z tabeli/zakresu

Otworzy nam się edytor zapytań Power Query z wczytaną tabelą z przykładowymi danymi przedstawiony na rys. nr 3.

Rys. nr 3 – edytor zapytań Power Query z wczytanymi danymi
Rys. nr 3 – edytor zapytań Power Query z wczytanymi danymi

Teraz zajmiemy się odpowiednim przekształcaniem tych danych. W pierwszym kroku musimy skopiować naszą kolumnę. W tym celu wybieramy polecenie Duplikuj kolumnę  z karty Dodaj kolumnę (rys. nr 4).

Rys. nr 4 – polecenie Duplikuj kolumnę
Rys. nr 4 – polecenie Duplikuj kolumnę

Otrzymamy dane ze zduplikowaną kolumną przedstawione na rys. nr 5.

Rys. nr 5 – dane ze zduplikowaną kolumną
Rys. nr 5 – dane ze zduplikowaną kolumną

Teraz zmienimy sobie nazwę nowej kolumny w pasku formuły, aby nie dodawać nowego kroku. Zmieniamy tekst zaznaczony na rys. nr 6 na „Cyfry”. Zapis ze zmienioną nazwą kolumny powinien wyglądać następująco:

=Table.DuplikateColumn(#"Zmieniono typ", "Tekst", "Cyfry")

Rys. nr 6 – nazwa nowej kolumny, którą chcemy zmienić w pasku formuły
Rys. nr 6 – nazwa nowej kolumny, którą chcemy zmienić w pasku formuły

Jeśli nie pokazuje Ci się pasek formuły, możesz go uruchomić zaznaczając checkbox przy poleceniu Pasek formuły na karcie Widok (rys. nr 7).

Rys. nr 7 – uruchamianie paska formuły
Rys. nr 7 – uruchamianie paska formuły

Kiedy mamy już zduplikowaną kolumnę, zaznaczamy ją i rozwijamy polecenie Podziel kolumny (punkt 2 na rys. nr 8) z karty Strona główna (punkt 1), następnie wybieramy polecenie Według liczby znaków (punkt 3).

Rys. nr 8 – ścieżka dostępu do polecenia Według liczby znaków
Rys. nr 8 – ścieżka dostępu do polecenia Według liczby znaków

Otworzy nam się okno Dzielenia kolumny według liczby znaków, gdzie w polu Liczba znaków wpisujemy wartość 1, następnie wybieramy w polu Podziel checkbox przy opcji Powtarzalne. Ważne jest abyśmy rozwinęli opcje zaawansowane, gdzie w polu Podziel na wybieramy dzielenie na Wiersze. Tak ustawione parametry dzielenia kolumny zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 9).

Rys. nr 9 – parametry dzielenia kolumny według liczby znaków
Rys. nr 9 – parametry dzielenia kolumny według liczby znaków

Otrzymamy podzielone dane, których fragment został przedstawiony na rys. nr 10.

Rys. nr 10 – fragment danych podzielonych według liczby znaków
Rys. nr 10 – fragment danych podzielonych według liczby znaków

W kolumnie Tekst mamy zduplikowane nasze oryginalne wartości, a w kolumnie Cyfry mamy podział na wszystkie pojedyncze znaki. Nasza kolumna Cyfry zaimportowała się domyślnie jako dane tekstowe, musimy zmienić typ danych. W tym celu klikamy na ikonkę ABC przy nazwie kolumny i z listy rozwijanej wybieramy typ Liczna całkowita (rys. nr 11).

Rys. nr 11 – zmiana typu danych w kolumnie Cyfry
Rys. nr 11 – zmiana typu danych w kolumnie Cyfry

Pojawi nam się okienko, w którym musimy potwierdzić decyzję o zmianie typu danych za pomocą przycisku Zamień bieżącą (rys. nr 12).

Rys. nr 12 – okno Zmień typ kolumny
Rys. nr 12 – okno Zmień typ kolumny

Otrzymamy zmienione dane, gdzie w miejscach znaków tekstowych otrzymamy "Error", ponieważ Power Query nie rozpozna cyfry. Natomiast w miejscach, gdzie mieliśmy do czynienia ze spacją otrzymamy wartość "null" (rys. nr 13).

Rys. nr 13 – dane po zmianie typu danych z tekstu na liczby całkowite
Rys. nr 13 – dane po zmianie typu danych z tekstu na liczby całkowite

Dzięki temu, że otrzymaliśmy błędy (error), w miejscach znaków tekstowych, możemy je łatwo usunąć. Rozwijamy polecenie Usuń wiersze (punkt 2 na rys. nr 14) z karty Strona główna (punkt 1), następnie wybieramy polecenie Usuń błędy (punkt 3).

Rys. nr 14 – ścieżka dostępu do polecenia Usuń błędy
Rys. nr 14 – ścieżka dostępu do polecenia Usuń błędy

Otrzymamy dane po usunięciu wierszy z błędami przedstawione na rys. nr 15 .

Rys. nr 15 – dane po usunięciu wierszy z błędami (error)
Rys. nr 15 – dane po usunięciu wierszy z błędami (error)

W kolejnym kroku chcielibyśmy pozbyć się wierszy z wartościami null, które powstały w miejsce spacji. W tym celu rozwijamy filtry (ikona trójkąta obok nazwy kolumny) i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń puste (rys. nr 16).

Rys. nr 16 – polecenie Usuń puste
Rys. nr 16 – polecenie Usuń puste

Otrzymamy dane bez pustych wierszy przedstawione na rys. nr 17.

Rys. nr 17 – dane po usunięciu pustych wierszy
Rys. nr 17 – dane po usunięciu pustych wierszy

Możemy zauważyć, że przy konkretnym tekście mamy tylko te wiersze, gdzie znalazły się cyfry, bez względu czy były one na początku, na końcu czy w środku tekstu. Otrzymaliśmy wyciągnięte wszystkie cyfry z tekstu, lecz nie są one jeszcze odpowiednio zgrupowane. Zaznaczamy kolumnę Tekst i wybieramy polecenie Grupowanie według z karty Strona główna (rys. nr 18).

Rys. nr 18 – polecenie Grupowanie według
Rys. nr 18 – polecenie Grupowanie według

Otworzy nam się okno Grupowania według, gdzie wybieramy typ grupowanie Podstawowy. W polu Nazwa nowej kolumny zmieniamy domyślną nazwę Liczność na Cyfry, następnie w polu Operacja wybieramy z listy rozwijanej Wszystkie wiersze. Tak ustawione parametry grupowania według zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 19).

Rys. nr 19 – parametry Grupowania według
Rys. nr 19 – parametry Grupowania według

Otrzymamy pogrupowane dane przedstawione na rys. nr 20.

Rys. nr 20 – pogrupowane dane
Rys. nr 20 – pogrupowane dane

Pod skrótem Table ukryta jest tabelka zarówno z danymi z kolumny Tekst jak i z kolumny Cyfry. Nam zależy tylko na danych z kolumny cyfry, więc zrobimy małe przekształcenie w pasku formuły. Zamiast znaku podkreślenia, który oznacza cały wiersz wpiszemy nazwę kolumny. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:

=Table.Group (#"Przefiltrowano wiersze", {"Tekst"}, {{"Cyfry" each [Cyfry], type table [Tekst=anynonnull, Cyfry=numer]}})

Otrzymamy dane tylko z kolumny Cyfry ukryte pod słowem List w naszej tabeli przedstawione na rys. nr 21.

Rys. nr 21 – dane pogrupowane jako lista
Rys. nr 21 – dane pogrupowane jako lista

W pasku formuły nadal mamy typ danych table oraz dodatkowe domyślne dane. Musimy wprowadzić dodatkowe zmiany, między innymi zamienić table na list. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:

=Table.Group (#"Przefiltrowano wiersze", {"Tekst"}, {{"Cyfry" each [Cyfry], type list}})

Dzięki takiej zmianie oprócz słowa list mamy zaznaczony odpowiednią ikonką typ danych w kolumnie cyfry, co widać na rys. nr 22.

Rys. nr 22 – dane po zmianie typu na listopad
Rys. nr 22 – dane po zmianie typu na listopad

Dodatkowo dzięki takiej zmianie możemy bez problemu rozwinąć takie dane. W tym celu rozwijamy ikonkę ze strzałkami obok nazwy kolumny Cyfry i wybieramy polecenie Wyodrębnij wartości (rys. nr 23).

Rys. nr 23 – polecenie Wyodrębnij wartości
Rys. nr 23 – polecenie Wyodrębnij wartości

Otworzy nam się okno Wyodrębniania wartości z listy, gdzie z listy rozwijanej musimy wybrać Ogranicznik, jakiego Power Query ma użyć do połączenia danych. W naszym przykładzie, ze względu na to że mamy do czynienia z cyframi wybieramy Brak ogranicznika. Tak ustawione parametry wyodrębniania wartości zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 24).

Rys. nr 24 – parametry Wyodrębniania wartości z listy
Rys. nr 24 – parametry Wyodrębniania wartości z listy

Otrzymamy wyodrębnione cyfry w drugiej kolumnie przedstawione na rys. nr 25.

Rys. nr 25 – dane wyodrębnione z listy
Rys. nr 25 – dane wyodrębnione z listy

Co istotne mimo że wyciągnęliśmy z danych cyfry mają one przypisany typ danych Tekst. Gdyby zależało nam żeby zmienić typ danych na liczby to stracilibyśmy zera wiodące, czyli nie otrzymalibyśmy wszystkich cyfr z tekstu.

Tak przygotowane dane możemy załadować do Excela za pomocą polecenia Zamknij i załaduj do z karty Strona główna (rys. nr 26).

Rys. nr 26 – polecenie Zamknij i załaduj do
Rys. nr 26 – polecenie Zamknij i załaduj do

W Excelu otworzy nam się okno Importowania danych, gdzie wybieramy sposób wyświetlania danych jako Tabela oraz wskazujemy miejsce wstawienia danych, czyli Istniejący arkusz oraz wskazujemy konkretną komórkę. Tak ustawione parametry importowania danych zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 27).

Rys. nr 27 – okno Importowania danych
Rys. nr 27 – okno Importowania danych

Otrzymamy dane wstawione do Excela przedstawione na rys. nr 28.

Rys. nr 28 – dane wstawione do Excela
Rys. nr 28 – dane wstawione do Excela

Jak widać Power Query bez problemu poradził sobie z wyciągnięciem wszystkich cyfr z tekstu bez względu, gdzie się one znajdowały, czy były na końcu tekstu, czy na początku, czy też w środku.


Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny

Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą)
II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.

Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".

Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query.
A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.

Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.

Aktualnie w promocji urodzinowej możesz mieć Mistrza Excela w obniżonej cenie, jeśli tylko wpiszesz kod 35URODZINY
https://exceliadam.pl/produkt/ksiazka-mistrz-excela

Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie.
Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.

W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.

Power Query
https://www.udemy.com/course/mistrz-power-query/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Excela
https://www.udemy.com/mistrz-excela/?couponCode=35URODZINY

Dashboardy
https://www.udemy.com/course/excel-dashboardy/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Formuł
https://www.udemy.com/course/excel-mistrz-formul/?couponCode=35URODZINY

VBA
https://www.udemy.com/course/excel-vba-makra/?couponCode=35URODZINY

Microsoft Power BI
https://www.udemy.com/course/power-bi-microsoft/?couponCode=35URODZINY

Książka Mistrz Excela reklama