Tekst jako kolumny — o dzieleniu tekstu — porada 29

Liczba porządkowa dla wielu wartości jednocześnie


Liczba porządkowa dla wielu wartości jednocześnie — wykorzystanie praktyczne 1

Tekst jako kolumny

W Excelu 2013 istnieje funkcjonalność Flash Fill, która umożliwia Ci błyskawiczne rozdzielanie tekstu, łączenie go i wiele innych, jednak w Excelu 2010 ta opcja nie została jeszcze dodane. Na szczęście możesz skorzystać z funkcjonalności Tekst jako kolumny.

Przykładowa na obrazie poniżej masz tabelę z imionami i nazwiskami w jednej kolumnie oraz przygotowane 2 kolumny, które chcesz uzupełnić o odpowiednie dane, czyli o imiona i nazwiska.

Tabela początkowa - imię i nazwisko

Tabela początkowa — imię i nazwisko

Lokalizacja funkcjonalności

Do tego właśnie przyda Ci się funkcjonalność — Tekst jako kolumny. Znajdziesz ją odpowiednio w zakładce:

Dane -> Narzędzia danych -> Tekst jako kolumny

Dokładną jego lokalizację możesz też zobaczyć na obrazie poniżej.

Lokalizacja funkcjonalności - Tekst jako kolumny

Lokalizacja funkcjonalności — Tekst jako kolumny

Po naciśnięciu przycisku Tekst jako kolumny otwiera się dodatkowe okno, które w 3 krokach przeprowadzi Cię przez proces rozdzielenia 1 kolumny, na kilka kolumn.

1 krok

Pierwszym krokiem jest wybranie czy chcesz, aby dane (najczęściej tekst) były rozdzielane po specjalnych znakach (opcja Rozdzielany) albo rozdzielane po stałej ilości znaków (opcja Stała szerokość). Jest to pokazane na obrazie pod spodem.

Tekst jako kolumny - krok 1

Tekst jako kolumny — krok 1

2 krok

W drugim kroku wybierasz ogranicznik, czyli znak, który Excelowi posłuży do rozdzielania tekstu. Możesz wybrać jeden z podstawowych:

  • Tabulator,
  • Średnik,
  • Przecinek,
  • Spacja,
  • albo inny dowolnie wybrany.

Na obrazie poniżej możesz zobaczyć, że jest wybrana spacja i od razu na dole okienka widzisz jak będzie rozdzielony tekst.

Tekst jako kolumny - krok 2

Tekst jako kolumny — krok 2

3 krok

W trzecim kroku wybierasz w pierwszej kolejności formatowanie. Najlepiej pozostawić domyślne, czyli Ogólne, a następnie nawet istotniejszym parametrem jest miejsce docelowe. Excel 2010 wpisuje tu komórkę, od której zacznie wpisywać dane (będzie szedł w dół i w prawo). Domyślnie zaczyna od pierwszej zaznaczonej komórki, więc jeśli nie chcesz by Twoje dane zostały nadpisane należy zmienić miejsce docelowe, klikając w ikonkę skrajnie po prawej przy nim, a następnie kliknąć komórkę, od której Excel ma zacząć wypełniać i to potwierdzić.  Krok 3 możesz zobaczyć pod spodem.

Tekst jako kolumny - krok 3

Tekst jako kolumny — krok 3

Efekt końcowy

Po zakończenie funkcjonalności Tekst jako kolumny przykładowy wynik operacji dzielenia tekstu możesz zobaczyć na obrazie poniżej. Zostało tu podzielone imię i nazwisko po spacji na imię w osobnej kolumnie i nazwisko w osobnej kolumnie

Wynik końcowy

Wynik końcowy

P.S.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube — Liczba porządkowa dla wielu wartości jednocześnie — wykorzystanie praktyczne 1

Liczba porządkowa dla wielu wartości — wykorzystanie praktyczne 1

Liczba porządkowa dla wielu wartości jednocześnie


Liczba porządkowa dla wielu wartości jednocześnie — wykorzystanie praktyczne 1

Excel 2010 praktycznie

To pierwszy z wpisów na temat praktycznego wykorzystania możliwości jakie daje Excel 2010. Podawane tutaj przykłady mają na celu uzmysłowienie w jak wielu sytuacjach może przydać się znajomość Excela i ile czasu możesz dzięki niemu zaoszczędzić. Dzisiaj jak działa liczba porządkowa i numerowanie wielu nazw jednocześnie.

W filmie powyżej zobaczysz jak szybko możesz stworzyć ciąg liczb porządkowych — niemal tylko i wyłącznie za pomocą myszki, ewentualnie przyda się przycisk Ctrl.

Tabela nieuporzadkowana

Tabela nieuporzadkowana

Numerowanie kilku grup jednocześnie

W tym wpisie chodzi jednak o coś bardziej zaawansowanego. Dokładnie chodzi o nadawanie liczby porządkowej do konkretnych nazw. Czy to nazw firm, czy imion pracowników — dowolnych zbiorów wartości, które chcesz uporządkować i pogrupować łącznie te same wartości.

Zaczynasz od tego, że wchodzisz do zakładki dane, grupy Sortowanie i filtrowanie, a następnie wybierasz funkcje sortuj od A do Z (widać ją na obrazie poniżej).

Dane -> Sortowanie i filtrowanie -> Sortuj od A do Z

Tabela uporzadkowana

Tabela uporzadkowana

Funkcja jeżeli

Teraz gdy masz już uporządkowane dane (obrazek powyżej) możesz zacząć pisać formułę, która zapewni Ci odpowiednie liczby porządkowe. Formuła ta będzie wykorzystywać funkcję JEŻELI.

Najpierw trzeba ustalić warunek jaki chcesz sprawdzić (test_logiczny). Ponieważ chodzi o uzyskanie numerowania kolejnymi liczbami tych samych zbiorów, a nowy zbiór chcesz, żeby znów zaczynał się od jedynki. Czyli wystarczy sprawdzić, czy dana nazwa już wystąpiła wcześniej na liście (komórkę wyżej).

Następnie jest parametr wartość_jeżeli_prawda, czyli co gdy dana nazwa już występowała? Ponieważ mają to być kolejne liczby porządkowe wystarczy wcześniejszą wartość zwiększyć o 1.

Ostatni jest parametr wartość_jeżeli_fałsz, czyli co ma zrobić Excel, gdy dana nazwa nie wystąpiła wcześniej. Proste przeważnie liczby porządkowe zaczyna się od 1.

Czyli podsumowując funkcja powinna wyglądać tak:

JEŻELI(B3=B2; A2+1;1);

Funkcja jeżeli

Funkcja jeżeli

Tyle wystarczy, żeby osiągnąć zamierzony cel, czyli liczbę porządkową dla wielu wartości. Teraz wystarczy kliknąć dwukrotnie na prawym dolnym rogu komórki z formułą, żeby wypełniła się cała tabela i masz wynik końcowy widoczny na obrazku poniżej.

Wynik końcowy - liczba porządkowa

Wynik końcowy — liczba porządkowa

P.S.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube — Liczba porządkowa dla wielu wartości jednocześnie — wykorzystanie praktyczne 1

Tajemnicza kolumna — Pytania widzów 1

Pojawiający się i znikający wynik


Tajemnicza kolumna — Pytania widzów 1

Pytanie Ali

Ten post jest odpowiedzią na pytanie użytkownika Ala nowa. Ala widziała przykład, w którym były pokazane 3 kolumny. 1 pusta, 2 z liczbami i 3 też z pozoru pusta.

Po wpisaniu do pierwszej kolumny liczby w trzeciej kolumnie pojawiał się wynik mnożenia 1 kolumna * 2 kolumna.

Właśnie 3 kolumna jest sekretem całej operacji. Zobacz co znajduje się w 3 kolumnie. Co w niej się znajduje? To tajemnica :P. OK, ok to tylko niewinny żarcik.

Oczywiście w tajemniczej kolumnie, a właściwie w jej komórkach znajdują odpowiednie formuły, które korzystają z funkcji JEŻELI.

Jeśli znasz działanie funkcji JEŻELI w Excelu i wiesz jak oznaczyć i wpisać do komórki pusty znak (to się robi wpisując dwa znaki cudzysłowu obok siebie — “”). To możesz sprawić, że tajemnicza kolumna będzie pokazywała wynik tylko wtedy kiedy będzie on różny od zera.

Warto wiedzieć, że w Excelu wynik przemnożenia pustej komórki przez dowolną liczbę to właśnie zero.

Funkcja JEŻELI w magicznej kolumnie

Jak ma wyglądać funkcja JEŻELI, żeby uzyskać taki efekt? Przede wszystkim w teście logicznym trzeba sprawdzić czy wynik mnożenia jest równy 0. Teraz są dwie sytuacje, kiedy jest to prawdą i kiedy nie jest to prawdą, czyli pozostaje uzupełnienie 2 pozostałych parametrów funkcji JEŻELI:

  • wartość_jeżeli_prawda, czyli co wpisać jeśli test logiczny daje wynik prawdziwy?
  • wartość_jeżeli_fałsz, czyli co wpisać jeśli test logiczny daje wynik fałszywy?

W naszej sytuacji wystarczy podstawić pod wartość wartość_jeżeli_prawda — dwa cudzysłowy obok siebie — “”, a pod wartość_jeżeli_fałsz — wpisać wynik mnożenia, czyli np: B3*C3.

Końcowy wygląd formuły w komórkach tajemniczej kolumny może wyglądać tak:

=JEŻELI(B3*C3=0;””;B3*C3)

To jest jedna z możliwości, bo możesz równie dobrze sprawdzać czy wynik jest różny od zera. Wtedy formuła w komórce powinna wyglądać tak:

=JEŻELI(B3*C3>0;B3*C3;””)

P.S.

Jeśli masz pytanie związane z Excelem, chcesz się czegoś na jego temat dowiedzieć, lub nie wiesz jak coś zrobić napisz o tym w komentarzu pod filmem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę mojego wolnego czasu odpowiem na to pytanie.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube — Tajemnicza kolumna — Pytania widzów 1

Zaznaczanie obszarów szybko — porada 28

Jak szybko zaznaczać obszary w Excelu 2010


Zaznaczanie obszarów szybko — za pomocą klawiatury , myszki i pola nazwy — porada 28

Zaznaczanie obszarów powinno być szybkie. W końcu czas jest najważniejszy, a programiści Microsoftu starali się, żeby wspomóc Cię w Twojej pracy i była ona jak najszybsza i przy okazji łatwa i przyjemna.

Zaznaczanie obszarów

W Excelu masz dużo możliwości jeśli chodzi o zaznaczanie obszarów, czyli komórek w arkuszu, a nawet na kilku arkuszach. Możesz to robić za pomocą klawiatury, pamiętając o trzymaniu przycisku Shift, albo za pomocą myszy, albo nawet za pomocą pola nazwy.

Wszystkie te możliwości są dla Ciebie dostępne, łatwe w użyciu i w zależności od tego jak duży jest obszar komórek, które chcesz zaznaczyć różne sposoby sprawdzają lepiej.

Dostępne sposoby zaznaczania obszarów

      Myszka jest najlepsza do zaznaczania małych obszarów, które mieszczą się w oknie arkusza.
      Klawiatura i naciskanie odpowiednich klawiszy sprawdza się świetnie, gdy masz już wpisane dane i chcesz zaznaczyć długą kolumnę lub wiersz.
      Pole nazwy przydaje się, gdy chcesz zaznaczyć bardzo szybko duży obszar, w którym nie ma jeszcze żadnych danych. Zaznaczony obszar opisujesz na zasadzie:
      Nazwa komórki w lewym górnym rogu + : + nazwa komórki w prawym dolnym rogu.
      Np: A1:C205

Skróty klawiszowe

Excel 2010 ma wiele skrótów klawiszowych, które ułatwiają Ci zaznaczanie specyficznych obszarów. I tak np skrót klawiszowy:

      Ctrl + Shift + 8 — Zaznacza od razu obszar tabeli, w której aktualnie się znajdujesz. Nie musi to być tabela o której powiedziałeś Excelowi, wystarczy, że dane będą ułożone w taki sam sposób tabeli. Czyli w miarę zwartym prostokącie (mogą zdarzyć się puste komórki).
      Ctrl + Shift + Strzałka w górę albo Ctrl + Shift + Strzałka w dół — zaznacza obszar w jednej kolumnie. Od komórki w której się znajdujesz, do następnej pustej komórki (bez niej) odpowiednio w górę, albo w dół.
      Shift + strzałki Odpowiednio w zależności, którą strzałkę naciśniesz w tą stronę zacznie rozrastać się zaznaczony obszar. Cały czas zwiększając lub zmniejszając boki prostokąta o 1 jednostkę.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Szybkie zaznaczanie obszarów, za pomocą myszki, klawiatury i pola nazwy — porada 28

Szacowanie formuły w Excelu 2010 — porada 27

Jak szacować formuły w Excelu 2010


Szacowanie formuły, czyli jak łatwo możesz podejrzeć wynik — porada 27

Szacowanie formuły

W Excelu 2010 masz możliwość podejrzenia wyników częściowych co bardziej skomplikowanych formuł, to szacowanie formuły. Wystarczy, że użyjesz funkcji ze wstążki:

Formuły -> Szacuj formuły

Ta funkcjonalność umożliwi Ci krok po kroku śledzenie poszczególnych wyników funkcji, które składają się na całą formułę.

Niedogodnością może tutaj być fakt, że to sprawdzanie przebiega dokładnie krok po kroku, czyli według kolejności działań arytmetycznych, co również może Ci pomóc zlokalizować błąd, który wynikł z niedopatrzenia kolejności obliczeń. Tobie jednak może być zbędne przeglądanie kilku wyników częściowych tylko od razu jesteś zainteresowany konkretnym wynikiem, konkretnej funkcji.

Na szczęście jest jeszcze jedna możliwość w Excelu szacowania formuł. Już z pozycji edycji formuły.

Szacowanie formuły podczas edycji komórki

Wystarczy, że naciśniesz F2 na komórce, którą chcesz sprawdzić. Następnie zaznaczasz fragment funkcji, która Cię interesuje, a następnie naciskasz F9.

Excel automatycznie w tym momencie podstawi Ci do formuły wynik obliczenia, dzięki czemu możesz od razu go sprawdzić. Trudność może być wtedy kiedy masz bardzo skomplikowaną formułę w komórce. Wtedy możesz się pomylić gdzie zaczyna się, a gdzie kończy się funkcja.

Okazuje się, że nawet w tym Excel Ci pomaga — gdy edytujesz komórkę, Excel automatycznie pod nią podstawia funkcje i jej składnie. W zależności od tego, w którym jesteś miejsca może to być funkcja mniej lub bardziej zagnieżdżona.

Nie tylko widzisz całą składnię funkcji, ale możesz też kliknąć na jej poszczególne parametry i Excel je automatycznie zaznaczy. Potem wystarczy, że naciśniesz F9 i zobaczyć wynik konkretnego fragmentu.

Pamiętaj o tym, że jeśli naciśniesz nazwę funkcji w tej podpowiedzi pod edytowaną komórką, to Excel nie zaznaczy Ci jej tylko otworzy okno pomocy z dokładnym jej opisem. Żeby zaznaczyć wynik końcowy konkretnej funkcji musisz wyjść poziom wyżej i sprawdzić czyim parametrem ona jest i go zaznaczyć lub kliknąć.

Szacowanie i sprawdzanie wyników pozwala Ci łatwiej znaleźć błędy w formułach i je eliminować.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Szybkie szacowanie formuły, czyli jak łatwo możesz podejrzeć wynik — porada 27