W dzisiejszym poście nauczymy jak w Power Query znaleźć pary
produktów, które wystąpiły razem w danych. Nie ma znaczenia czy będziemy
bazować na Id produktu czy na jego nazwie. Załóżmy, że mamy listę zakupów z
produktami oznaczonymi numerami Id. Ręczne wyszukiwanie par jest pracochłonne i
męczące. Rozwiązanie tego problemu omówimy na podstawie przykładowych danych
przedstawionych na rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
W pierwszym kroku musimy wczytać nasze dane do Power Query, w
tym celu wybieramy polecenie Z tabeli (punkt nr 2 na rysunku nr 2) z karty Dane.
rys. nr 2 — Z tabeli
Otworzy nam się Edytor zapytań z wczytaną tabelą tIdProduktu.
W polu Zastosowane kroki usuwamy krok Zmiana typu, ponieważ nie jest nam
potrzebny. Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 3.
rys. nr 3 — edytor zapytań
W kolejnym etapie musimy zduplikować tą kolumnę. Wybieramy
polecenie Duplikuj kolumnę (punkt nr 2 na rysunku nr 4) z karty Dodaj kolumnę.
rys. nr 4 — duplikuj kolumnę
Następnie dokładamy jeszcze kolumnę z indeksem, żebyśmy
widzieli które to były zakupy. Wybieramy polecenie Kolumna indeksu (punkt nr 2
na rysunku nr 5) a następnie od 01 (punkt nr 3 na rysunku nr 5) z karty Dodaj
kolumnę.
rys.. nr 5 — Dodaj kolumnę indeksu
Aby w Power Query znaleźć pary produktów musimy podzielić
dane po ogranicznikach a następnie odpowiednie dane połączyć. Wybieramy
polecenie Podziel kolumny (punkt nr 2 na rysunku nr 6) z karty Narzędzia
główne, a następnie polecenie Według ogranicznika (punkt nr 3 na rysunku nr 6).
rys. nr 6 — Podziel kolumny według ogranicznika
Otworzy nam się okno Dzielenia kolumny według ogranicznika,
gdzie musimy określić parametry tego dzielenia. W polu Wybierz lub wprowadź
ogranicznik wybieramy Niestandardowy (punkt nr 1 na rysunku nr 7), a następnie
wpisujemy użyty u nas ogranicznik, czyli przecinek i spacja. W opcji Podziel
przy wybieramy checkbox przy Każdym wystąpieniu ogranicznika (punkt nr 2 na
rysunku nr 7). Natomiast w Opcjach zaawansowanych Podziel na (punkt nr 3 na
rysunku nr 7) zaznaczamy checkbox przy Wierszach. Tak dobrane ustawienia
zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 7 — Dzielenie kolumny według ogranicznika
Otrzymamy dane, których fragment został przedstawiony na
rysunku nr 8.
rys. nr 8 Podzielone dane
Power Query przy okazji dzielenia kolumny zamienił nam dane
na liczby. Nie ma to większego znaczenia. Analogicznie postępujemy dla drugiej
kolumny (kopii pierwszej). Wybieramy polecenie Podziel kolumny, a następnie
według ogranicznika z karty Narzędzia główne (jak na rysunku nr 6). Pojawi się
nam okno Dzielenia kolumny według ogranicznika, w której ustawiamy takie same
parametry jak dla pierwszej kolumny (jak na rysunku nr 7) i wybrane parametry
zatwierdzamy klikając przycisk OK. Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 9.
rys. nr 9 — takie same wartości w dwóch kolumnach
W danych tych pojawia się problem – mamy zduplikowane pary
(zaznaczone na rysunku nr 9 zielonym prostokątem). Można łatwo rozwiązać ten
problem, ponieważ interesuje nas sytuacja, kiedy danej z kolumny pierwszej są
mniejsze od danych z kolumny drugiej. Wystarczy dodać kolumnę warunkową z karty
Dodaj kolumnę (rys. nr 10)
rys. nr 10 — Dodaj kolumnę warunkową
Otworzy nam się okno Dodawania kolumny warunkowej, gdzie
musimy określić Nazwę kolumny – Pary (punkt nr 1 na rysunku nr 11), Następnie
wypełnić warunek w punkcie 2 na rysunku nr 11. Ważne jest, że jeśli warunek
zostanie spełniony to chcemy otrzymać wartość z pierwszej kolumny, natomiast
jeśli nie zostanie spełniony chcemy otrzymać wartość null (punkt nr 3 na
rysunku nr 11). Tak dobrane parametry kolumny warunkowej zatwierdzamy
przyciskiem OK.
rys. nr 11 — okno dodawania kolumny warunkowej
Konkretnie chcemy otrzymać wartość z pierwszej kolumny tylko
wtedy kiedy wartość z pierwszej kolumny jest mniejsza od wartości z drugiej
kolumny. Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 12. Nie jest to jeszcze
wynik docelowy, bo chcemy otrzymać parę, ale ważne jest, że para pokazuje się
dla jednej sytuacji w pierwszym zakupie.
rys. nr 12 — Dane z kolumną warunkową
Aby otrzymać jako wynik parę, musimy wprowadzić zmiany w zapisie formuły w pasku formuły. Dołożyć z ogranicznikiem wartość z kolumny drugiej. Zapis formuły został przedstawiony na rysunku nr 13 (zieloną strzałką zaznaczono wprowadzoną zmianę). Wprowadzoną zmianę zatwierdzamy przyciskiem Enter.
rys. nr 13 — zapis formuły
W wyniku otrzymamy błąd ponieważ nasze dane zostały zmienione
na liczby. Aby obejść ten problem musielibyśmy użyć funkcji Number.ToText. My
użyjemy łatwiejszego sposobu – z zastosowanych kroków usuniemy krok zmiany typu
danych z tekstu na liczby – Zmieniono typ i Zmieniono typ1 (rys. nr 14).
rys. nr 14 — usunięcie kroków
Otrzymamy wtedy prawidłowe dane przedstawione na rysunku nr 15.
rys. nr 15 — Dane w formie tekstowej
Pozostaje nam pogrupować te produkty po ilości, użyjemy do
tego polecenia Grupowanie według (punkt nr 2 na rysunku nr 16) z karty
Narzędzia główne.
rys. nr 16 — Grupowanie według
Otworzy się nam okno Grupowania według, w którym musimy
określić nazwę nowej kolumny i rodzaj operacji jaką chcemy wykonać. Wybrane
parametry zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 17).
rys. nr 17 — Okno Grupowania według
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 18.
rys. nr 18 — pogrupowane dane
W danych tych wiele razy powtórzyła nam się wartość null,
więc wystarczy przefiltrować dane, żeby odfiltrować wyniki dla null. Klikamy na
ikonkę trójkącika w nazwie kolumny Pary i odznaczamy w filtrach null (rys. nr 19).
rys. nr 19 — Odfiltrowanie danych dla null
W kolejnym etapie chcemy posortować dane malejąco w obu
kolumnach. Korzystamy z podręcznego menu po naciśnięciu ikonki trójkącika w
tytule kolumn, gdzie wybieramy polecenie Sortuj malejąco (rys. nr 20).
rys. nr 20 — Sortuj malejąco
Otrzymamy końcowe dane, które możemy załadować do Excela.
Korzystamy z polecenia Zamknij i załaduj do z karty Narzędzia główne (rys. nr 21).
rys. nr 21 — Zamknij i załaduj do
W Excelu otworzy nam się okno Ładowania do, gdzie ustawiamy
parametry wstawianych danych. Sposób wyświetlania danych jako tabela i miejsce
wstawienia danych jako istniejący arkusz i wskazujemy konkretną komórkę.
Powyższe parametry zatwierdzamy przyciskiem Załaduj (rys. nr 22).
rys. nr 22 — Okno Ładowanie do
Otrzymamy dane wstawione do Excela przedstawione na rysunku
nr 23.
rys. nr 23 — dane wczytane do Excela
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście nauczymy się jak połączyć listy osób
zapisanych na różne kursy za pomocą Power Query – dodatku do Excela. W
przykładowych danych do tego zagadnienia przedstawionych na rysunku nr 1 mamy
podane trzy listy adresów mailowych związanych z różnymi kursami. Naszym
zadaniem jest połączenie tych list i stworzenie skumulowanej tabeli z adresami
mailowymi z zaznaczonymi kursami, na jaki właściciel danego maila się zapisał.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Nasze zadanie ma również na celu to, żeby konkretna osoba
która zapisała się na wszystkie trzy kursy w naszej tabeli występowała jeden
raz (np. Andrzej@gazeta.pl zapisał
się na trzy kursy).
Pierwszym krokiem jest zaczytanie naszych danych bazowych, w
tym celu zaznaczamy dowolną komórkę w pierwszej tabeli i wybieramy polecenie Z
tabeli (punkt nr 2 na rysunku nr 2) z karty Dane. Ułatwieniem tutaj jest, że
tabele wejściowe zostały nazwane Tabela1, Tabela2 i Tabela3.
rys. nr 2 — Z tabeli
Otworzy nam się Edytor zapytań z wczytaną tabelą Tabela1
(rys. nr 3). Z Zastosowanych kroków (Ustawienia zapytania) usuwamy krok
Zmieniono typ, ponieważ jest on niepotrzebny.
rys. nr 3 — Edytor zapytań
Pozostałe tabele możemy wczytać w łatwy sposób, wystarczy że
zduplikujemy sobie Zapytanie. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę
Zapytanie1 i z podręcznego menu wybieramy polecenie Duplikuj (rys. nr 4).
Czynność tę powtarzamy dwa razy ponieważ potrzebujemy trzech tabel.
rys. nr 4 — Duplikuj zapytanie
Zaznaczamy sobie zapytanie Tabela1 (2) i w pasku formuły
zmieniamy nazwę Tabela1 na Tabela2 (oznaczone zieloną strzałką na rysunku nr
5). Wprowadzoną zmianę zatwierdzamy przyciskiem Enter.
rys. nr 5 — Zmiany w pasku formuły
Otrzymamy zapytanie Tabela1 (2) z wczytaną drugą tabelą z
danymi (osoby zapisane na kurs Dashboardy) przedstawione na rysunku nr 6. Po
raz kolejny usuwamy niepotrzebny krok Zmieniono typ z Zastosowanych kroków.
rys. nr 6 — Połączone zapytania
Analogicznie wygląda sytuacja dla trzeciego zapytania.
Klikamy na nazwę zapytania Tabela1 (3) i w pasku formuły zmieniamy
nazwę Tabela1 na Tabela3. Wprowadzoną zmianę zatwierdzamy przyciskiem Enter.
Otrzymamy trzecie zapytanie z wczytanymi danymi z tabeli numer 3
przedstawionymi na rysunku nr 7. Po raz kolejny usuwamy niepotrzebny krok
Zmieniono typ z Zastosowanych kroków.
rys. nr 7 — Dane z trzech tabel
Kolejnym krokiem jest zmiana nazwy zapytań nr 2 i 3 we
Właściwościach w panelu bocznym z Ustawieniami zapytania (oznaczone zieloną
strzałką na rysunku nr 8).
rys. nr 8 — Zmiana nazwy zapytania
Kiedy już mamy zaczytane wszystkie trzy tabele, możemy je
połączyć. Rozwijamy polecenie Połącz (punkt nr 2 na rysunku nr 9) z karty
Narzędzia główne i wybieramy polecenie Dołącz zapytania (punkt nr 3 na rysunku
nr 9).
rys. nr 9 — Dołącz zapytania
Pojawi nam się okno Dołączanie, gdzie zaznaczamy checkbox
przy opcji Co najmniej trzy tabele (punkt nr 1 na rysunku nr 10). Następnie
dodajemy Tabelę2 i Tabelę3 z pola Dostępne tabele do pola Tabele do dołączenia
za pomocą przycisku Dodaj (punkt nr 2 na rysunku nr 10). Dołączone tabele
zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 10 — Okno Dołączania zapytań
Otrzymamy jedną tabelę ze skumulowanymi danymi ze wszystkich
trzech tabel (rys. nr 11).
rys. nr 11 — Skumulowane dane
Mimo że dane zostały dołączone to nadal osoby które zapisały
się na większą ilość kursów są wyświetlane osobno, a nam chodzi o to by takie
osoby wyświetlane były w tabeli tylko raz. W tym celu musimy anulować
przestawienie innych kolumn poza kolumną Mail. Klikamy prawym przyciskiem myszy
na tytuł kolumny Mail i z podręcznego menu wybieramy polecenie Anuluj
przestawienie innych kolumn (rys. nr 12).
rys. nr 12 — Anuluj przestawienie innych kolumn
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 13, gdzie stworzą
nam się nowe kolumny. Kolumna Atrybuty będzie zawierała nazwy kolumn, natomiast
kolumna Wartość będzie zawierała wartości jakie były przypisane do odpowiednich
adresów mailowych w tych kolumnach.
rys. nr 13 — Dane z nowymi kolumnami
Najważniejszy efekt działania tego polecenia to pozbycie się
z danych wartości null. W kolejnym etapie musimy przekształcić jedną z tych
kolumn (Atrybuty bądź Wartość), zrobimy operację odwrotną. Z karty Przekształć
wybieramy polecenie Kolumna przestawna (punkt nr 2 na rysunku nr 14).
rys. nr 14 — Kolumna przestawna
Otworzy nam się okno Tabeli przestawnej, gdzie stworzymy nowe
kolumny przy użyciu kolumny Atrybyt, czyli powstaną kolumny z nazwami VBA,
Dashboardy i Excel (rys. nr 15). Odpowiednio w każdej z tych kolumn będzie
wpisana wartość z kolumny Wartość (punkt nr 1 na rysunku nr 15). Ponadto musimy
wybrać w Opcjach zaawansowanych wybieramy w jaki sposób będą agregowane nasze
dane – Nie agreguj (punkt nr 2 na rysunku nr 15). Wybrane parametry
zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 15 — Okno kolumny przestawnej
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 16, gdzie mamy już
skumulowane dane. Przykładowo właściciel maila Andrzej@gazeta.pl występuje tylko raz na
liście mimo że zapisał się aż na trzy kursy.
rys. nr 16 — Skumulowane dane
Tak przygotowane dane możemy załadować do Excela za pomocą
polecenia Zamknij i załaduj (punkt nr 2 na rysunku nr 17) z karty Narzędzia
główne.
rys. nr 17 Zamknij i załaduj
Ponieważ jednocześnie pobieraliśmy dane z trzech tabel, to
utworzyło nam się w Excelu tylko połączenie. Dane te będą widoczne w panelu
bocznym Zapytania. Gdyby nie były widoczne należy wybrać polecenie Pokaż
zapytania z karty Dane (rys. nr 18).
rys. nr 19 — Pokaż zapytania
Interesuje nas zapytanie Tabela1, bo to w tym zapytaniu
połączyliśmy wszystkie dane (rys. nr 19).
rys. nr 19 — Zapytanie Tabela1
Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę zapytania Tabela1 i
z podręcznego menu wybieramy polecenie Załaduj do (rys. nr 20).
rys. nr 20 — Załaduj do
Otworzy nam się okno Ładowania do, gdzie wybieramy sposób
przedstawienia załadowanych danych jako Tabela, a następnie lokalizację tych
danych jako Istniejący arkusz i wskazujemy konkretną komórkę (rys. nr 21).
Powyższe parametry zatwierdzamy przyciskiem Załaduj.
rys. nr 21 — Okno Ładowanie do
Otrzymamy dane załadowane do Excela przedstawione na rysunku
nr 22.
rys. nr 22 — Dane w Excelu
Przy tworzeniu danych został zrobiony błąd, którego nie
zauważyliśmy. W Excelu w oknie Zapytania dotyczące skoroszytu jest on
wyszczególniony (rys. nr 23).
rys. nr 23 — Błąd w zapytaniu
Po kliknięciu na ten błąd, otworzy nam się edytor zapytań z
wczytanym błędem w zapytaniu Tabela1 (rys. nr 24).
rys. nr 24 — Edytor zapytań z błędem
W panelu bocznym Ustawienia zapytania klikamy na Źródło w
Zastosowanych krokach. Mamy podany numer wiersza w którym był błąd, więc możemy
go łatwo znaleźć. Kiedy klikniemy na ten wiersz wyświetli nam się pod tabelą
informacja o tym błędzie (rys. nr 25).
rys. nr 25 — Informacja o błędzie
Błąd ten dotyczy maila Sebastian@yahoo.com, który wystąpił w danych
źródłowych dwa razy (dla tego samego kursu) co widać na rysunku nr 26.
rys. nr 26 — Miejsce błędu
Musimy poprawić te dane W Excelu i usunąć powtarzający się
adres mailowy, następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę w
danych z zapytania i z podręcznego menu wybieramy polecenie Odśwież (rys. nr 27).
rys. nr 27 — Odśwież
Otrzymamy prawidłowe dane przedstawione na rysunku nr 28.
rys. nr 28 — Prawidłowe dane
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście omówimy różnice pomiędzy poleceniami
Usuń inne kolumny a Usuń wybrane kolumny w Power Query. Tak naprawdę będą to
różnice pomiędzy funkcjami, które kryją się pod tymi poleceniami, czyli
odpowiednio Table.RemoveColumns oraz Table.SelectColumns. Zagadnienie to
omówimy na podstawie przykładowych danych z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Aby obrazowo wyjaśnić temat – chodzi o to, że mamy za dużo kolumn z danymi i po prostu część z nich chcemy usunąć lub chcemy usunąć wszystkie oprócz zaznaczonych. Mamy tabelę danych w Excelu, zaznaczamy w jej obszarze dowolną komórkę, a następnie wybieramy polecenie Z tabeli (punkt nr 2 na rysunku nr 2) z karty Dane.
rys. nr 2 — Z tabeli
Otworzy nam się edytor zapytań w Power Query z wczytaną
tabelą tSprzedaż (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Edytor zapytań
Przede wszystkim, aby dane dobrze się prezentowały musimy
zmienić format danych z kolumny Data. Klikamy na ikonkę po lewej stronie nazwy
kolumny Data a następnie z podręcznego menu wybieramy polecenie Data (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Zmiana typu wyświetlania danych
Wyświetli się nam komunikat dotyczący zmiany typu kolumny, w
którym musimy zatwierdzić zmianę klikając przycisk Zamień bieżącą (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Komunikat o zmianie typu kolumny
Zakładamy, że w naszym przypadku interesują nas trzy kolumny:
Data, Sprzedawca i Zysk. Zaznaczamy pozostałe kolumny (od kolumny Region do
kolumny KWS) i klikamy prawym przyciskiem myszy na nagłówek dowolnej kolumny z
tych zaznaczonych i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń kolumny (rys.
nr 6)
rys. nr 6 — Usuń kolumny
Otrzymamy interesujące nas kolumny (rys. nr 7). W pasku
formuły pokaże się nam funkcja Table.RemoveColumns odpowiadająca poleceniu Usuń
kolumny.
rys. nr 7 funkcja Table.RemoveColumns
Jeśli nie mamy widocznego paska formuły możemy to łatwo
zmienić, klikając checkbox przy poleceniu Pasek formuły na karcie Widok
(zaznaczone na rysunku nr 8).
rys. nr 8 — Pasek formuły
Na pasku formuły dla funkcji Table.RemoveColumns w formule
mamy wypisane nazwy kolumn, które usunęliśmy (rys. nr 9).
rys. nr 9 — Argumenty funkcji Table.RemoveColumns
W Power Query w formułach funkcji są podawane nazwy kolumn. Wystarczy, że nazwa kolumny ulegnie zmianie i pojawiają się błędy.
Możemy usunąć ostatni krok z Zastosowanych kroków, aby wrócić do danych wejściowych. Na danych wejściowych pokażemy bowiem drugie polecenie, które moim zdaniem lepiej się sprawdza, czyli polecenie Usuń inne kolumny. Zaznaczamy kolumny, które nas interesują (które chcemy zostawić). Zaznaczamy w pierwszej kolejności kolumnę Sprzedawca, następnie przytrzymując klawisz Ctrl Kolumnę Data i Zysk. Klikamy na tytuł którejś z tych zaznaczonych kolumn i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń inne kolumny (rys. nr 10).
rys. nr 10 — Usuń inne kolumny
Po użyciu tego polecenia zostały usunięte kolumny, które nie
były zaznaczone (rys. nr 11).
rys. nr 11 — Dane po usunięciu kolumn
W pasku formuły pojawi się zapis funkcji Table.SelectColumns, w której mamy wypisane nazwy kolumn, które nas interesują (rys. nr 12). Przy tej funkcji nie interesuje nas, że ktoś dołoży kolejną kolumnę do danych wejściowych. Nowa kolumna nie zostanie tutaj uwzględniona i nasze końcowe dane się nie zmienią.
rys. nr 12 — Zapis funkcji Table.SelectColumns
Bez względu na zmianę w danych wejściowych ilość
wyświetlanych kolumn się nie zmieni. Kolejnym plusem jest to, że kolumny są wyświetlane
w takiej kolejności w jakiej je zaznaczyliśmy przed użyciem polecenia Usuń inne
kolumny. Możemy również ręcznie zmienić kolejność wyświetlania kolumn w kodzie
w pasku formuły.
W Power Query, jeśli znamy nazwę interesującej nas funkcji i
wpiszemy ją w pasku formuły a następnie zatwierdzimy przyciskiem Enter, to
wyświetlą nam się informacje o tej funkcji z oficjalnej strony Microsoftu (rys.
nr 13).
Możemy się tutaj dowiedzieć, że funkcja ta posiada dodatkowy
parametr missingField, który może przyjąć jedną z trzech wartości. Będzie się
wyświetlał błąd jeśli podaliśmy złą nazwę kolumny lub zignoruje ten brak albo
wypełni je wartościami null. Poniżej mamy także podane przykłady działania tej
funkcji.
Zrobimy przykład, w którym dopiszemy do formuły
MissingField.UseNull i zmienimy nazwy kolumn Data i Zysk na Data2 i Zysk2,
czyli na takie które nie występują w danych. Power Query wypełni je wartościami
null (rys. nr 14).
rys. nr 14 — Dane wypełnione wartościami null
Jeśli do zapisu formuły użyjemy MissingField.Ignore to
zostanie nam tylko kolumna ze Sprzedawcami. Jeśli nie podamy tego parametru, to
Power Query domyślnie wybierze wyświetlenie błędu (rys. nr 15).
rys. nr 15 — Domyślny komunikat jeśli nie podamy parametru MissingField
Ja wole funkcje Table.SelectColumns czyli usunięcie innych
kolumn a pozostawienie tych, które są mi potrzebne. Przede wszystkim dlatego,
że dodawanie innych kolumn nie wpłynie na wynik tej funkcji. Łatwiej jest
korzystać z tych domyślnych opcji na pasku narzędzi niż z kodu w pasku formuły,
ponieważ przy słabej znajomości języka M w Power Query możemy nie wiedzieć jak
wpisać poszczególne parametry danej funkcji.
Wynik tej funkcji z rysunku nr 11 możemy sobie załadować do
Excela za pomocą polecenia Zamknij i załaduj z karty Narzędzia główne (rys. nr 16).
rys. nr 16 — Zamknij i załaduj
Otrzymamy dane wczytane do Excela przedstawione na rysunku nr 17.
rys. nr 17 — Dane wczytane do Excela
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście nauczymy się jak zamienić wszystkie x w
tabeli na nagłówki kolumn. Jest to zadanie zaczerpnięte od Oza du Soleila https://www.youtube.com/watch?v=abQrUE10Xqo , on
rozwiązał to za pomocą kilku zapytań. Nasze zadanie ma na celu podstawienie w
miejsce x w tabeli odpowiednich nagłówków. Przykładowe dane i cel do którego
dążymy został przedstawiony na rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Dane i cel do którego dążymy
Na przykład chcemy aby zamiast znaku x dla Scoobiego zostało
wstawione Jedzenie (czyli nagłówek kolumny, w której został wstawiony ten znak
x). Pokażemy jak to zrobić w Power Query za pomocą tylko jednego zapytania.
Załóżmy, że mamy przykładową tabelkę z danymi przedstawioną na rysunku nr 2.
rys. nr 2 — Przykładowe dane
Z karty Dane wybieramy polecenie Z tabeli (punkt nr 2 na
rysunku nr 3).
rys. nr 3 — Z tabeli
Otworzy nam się edytor zapytań tCechy z wczytaną tabela z
Excela (rys. nr 4). W pierwszym etapie chcemy usunąć krok Zmieniono tym z Zastosowanych
kroków, bo nie jest nam on potrzebny.
rys. nr 4 — Edytor zapytań
W naszych wczytanych danych jest jedna postać, która w każdej
kolumnie ma Null, czyli nie ma w żadnej kolumnie znaku x. to był największy
problem, żeby rozwiązać to zadanie za pomocą jednego zapytania. Klikamy na
tytuł komuny Imię prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy
polecenie Anuluj przestawienie innych kolumn (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Anuluj przestawienie innych kolumn
W efekcie otrzymamy tabelkę z tylko tymi osobami gdzie był
znak x (rys. nr 6). Nie została uwzględniona tutaj postać Duch, u której nie
było w ogóle tego znaku.
rys. nr 6 — tabela z danymi
Wynika z tego, że nie możemy użyć tego polecenia.
Potrzebujemy sposobu na uwzględnienie osoby, która nie zaznaczyła żadnego znaku
x (czyli np. nie wybrała żadnego kursu z naszej oferty). Usuwamy z
Zastosowanych kroków ostatni etap, ponieważ zwracał niekompletne dane. Można to
zrobić za pomocą Kolumny indeksu. Z karty Dodaj kolumnę wybieramy polecenie Kolumna
indeksu (punkt nr 2 na rysunku na 7), a następnie od 0 lub 1 (nie ma to znaczenia,
ponieważ jest to kolumna pomocnicza, dzięki której osoba Duch nie zniknie z
danych, ponieważ będzie miała przypisaną jakąś wartość).
rys. nr 7 — Kolumna indeksu
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 8.
rys. nr 8 — Dane z nową kolumną
Na tym etapie po raz kolejny wybieramy polecenie z podręcznego
menu Anuluj przestawienie innych kolumn (identycznie jak na rysunku nr 5
wyżej). Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 9.
rys. nr 9 — Dane
Kolumna z Wartościami jest nam nie potrzebna, natomiast
potrzebujemy drugiej kolumny z Atrybutami. Klikamy prawym przyciskiem myszy na
nagłówek kolumny Atrybut i z podręcznego menu wybieramy polecenie Duplikuj
kolumnę (rys. nr 10).
rys. nr 10 — Duplikuj kolumnę
W kolejnym etapie usuwamy kolumnę z wartościami. Klikamy na
jej nagłówek prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń
(rys. nr 11).
rys. nr 11 — Usuń
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 12.
rys. nr 12
Mamy dwie kolumny z takimi samymi wartościami, część z tych
danych ma posłużyć jako nagłówki kolumn a część jako wartości. Aby tak się
stało musimy znaleźć na karcie Przekształć ikonkę Kolumny przestawnej (punkt nr
2 na rysunku nr 13). Ważne jest aby aktywna (zaznaczona) była kolumna Atrybut.
rys. nr 13 — Kolumna przestawna
Pojawi się okno Kolumny przestawnej (rys. nr 14). Polecenie
to utworzy nowe kolumny przy użyciu danych z kolumny Atrybut. Jeśli jakaś nazwa
się powtórzy to kolumna pozostanie pojedyncza, nie zostanie zduplikowana np.
dla danej Jedzenie. W polu Kolumna wartości (punkt nr 1 na rysunku nr 14) musimy
wybrać daną, jaka ma być przechowywana w tej nowej kolumnie. Tę wartość chcemy
wziąć z kolumny Atrybut – kopia. Nasza kolumna z imionami natomiast zostanie na
miejscu. Ważne jest tutaj użycie opcji zaawansowanych – w polu Agreguj funkcje
wartości (punkt nr 2) wybieramy polecenie Nie agreguj, ponieważ nie chcemy
tutaj wykonywać żadnych obliczeń. Tak ustawione parametry kolumny przestawnej zatwierdzamy klikając
przycisk OK.
rys. nr 14 — Okno kolumny przestawnej
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 15.
rys. nr 15 — Dane z kolumną przestawną
W kolejnym etapie musimy usunąć kolumnę indeks, która była
kolumną pomocniczą. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nagłówek kolumny Indeks
i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń. Otrzymamy wynik końcowy, o który
nam chodziło (rys. nr 16).
Rys nr 16 — Ostateczny wynik
Następnie wybieramy polecenie Zamknij i załaduj do z karty
Narzędzia główne (rys. nr 17).
rys. nr 17 — Zamknij i załaduj do
Otworzy nam się okno Ładowanie do, gdzie wybieramy rodzaj
wyświetlania danych jako Tabela i miejsce ich wstawienia jako istniejący arkusz
i konkretną komórkę. Powyższe parametry zatwierdzamy klikając przycisk Załaduj
(rys. nr 18).
rys. nr 18 — Okno Ładowania do
Otrzymamy dane w Excelu przedstawione na rysunku nr 19.
rys. nr 19 — Dane wczytane do Excela
Jedyną wadą takiego rozwiązania jest to, że Power Query sortuje wszystkie dane, łącznie z nazwami kolumn. Możemy sobie sprawdzić działanie zapytania dodając dodatkowe dane do tabeli z dany mi bazowymi (dodatkowe wiersze i kolumnę). Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na komórkę z tabeli z Power Query i z podręcznego menu wybieramy polecenie Odśwież (rys. nr 20).
rys. nr 20 — Odśwież dane
Otrzymamy prawidłowo przeliczone dane przedstawione na
rysunku nr 21.
rys. nr 21 — Przeliczone dane
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście zajmiemy się grupowaniem danych z wielu
arkuszy. W przykładowych danych mamy imiona i nazwiska osób (klientów), z
którymi się spotkaliśmy bądź im coś sprzedaliśmy. Dane te są podzielone na
różne arkusze, np. pod względem miesięcy. Dane te chcemy połączyć, podliczyć,
np. wyznaczyć ile razy odbyliśmy spotkań z konkretnym klientem lub ile
sprzedaliśmy takich samych produktów. Część danych (jeden z arkuszy), na którym
będziemy pracować, został przedstawiony na rysunku nr 1.
rys. nr 1 — przykładowy arkusz z danymi
Naszym
zadaniem jest uzyskanie podsumowania przedstawionego na rysunku nr 2
rys. nr 2 — Nasz cel — pogrupowane dane
Do tych obliczeń chcemy wykorzystać Power Query. Zaczynamy od
pustego arkusza, gdzie wybieramy polecenie Nowe zapytanie (punkt nr 2 na
rysunku nr 3) z karty Dane, a następnie Z pliku (punkt nr 3) i Ze skoroszytu
(punkt nr 4).
rys. nr 3 — Nowe zapytanie ze skoroszytu
Otworzy nam się okno Importowanie pliku, gdzie musimy wybrać
lokalizację naszego pliku z danymi (rys. nr 4). Wybieramy plik i zatwierdzamy
nasz wybór przyciskiem Otwórz.
rys. nr 4 — Importowanie danych
Łączymy się z tym plikiem, z którego chcemy pobierać
informacje. Otworzy nam się okno Nawigator. W opcjach wyświetlania wybieramy
np. Styczeń – zaznaczony na rysunku zieloną strzałką (nie ma to większego
znaczenia, bo nasze nowe zapytanie będziemy edytować) nasz wybór zatwierdzamy
przyciskiem Edytuj (zaznaczone zielonym prostokątem na rysunku nr 5).
rys. nr 5 — Nawigator
Czekamy aż nasze dane ze stycznia zostaną wczytane do Power
Query. Otworzy nam się Edytor zapytań z wczytaną tabelą z danymi ze stycznia.
Dane te zostały przedstawione na rysunku nr 6. Nie interesują nas na tym etapie
te dane, a jedynie Zastosowane kroki (oznaczone na rysunku nr 6 zieloną
strzałką). Usuwamy kroki Zmieniono typ i Nawigacja, a zostawiamy krok Źródło.
rys. nr 6 — Edytor zapytań
Otrzymamy
dane przedstawione na rysunku nr 7.
rys. nr 7 — dane
Dzięki temu nie będziemy musieli sami wpisywać skomplikowanej
formuły, tylko skorzystamy w wbudowanych funkcjonalności Power Query, czyli
będziemy wprowadzać zmiany w istniejącej formule na pasku formuły. W naszych
danych mamy podział na Kind, czyli rodzaje danych w pliku. Sheet to arkusze,
Table to tabela, natomiast DefinedName to zdefiniowane zakresy danych.
Rozwijamy ikonkę ze strzałką w tytule kolumny Kind i w podręcznym menu
zaznaczamy tylko Sheet, bo interesują nas tylko arkusze (rys. nr 8). Podane
parametry filtru zatwierdzamy klikając przycisk OK.
rys. nr 8 — Filtry
W naszych danych mamy jeszcze niepotrzebny ukryty arkusz,
którego nie chcemy widzieć w naszych danych, więc klikamy na ikonkę strzałki w
tytule kolumny Hidden i odznaczamy checkbox True (rys. nr 9). Nasz filtr
zatwierdzamy klikając przycisk OK.
rys. nr 9 — Filtr
Z kolumny Item interesują nas dane tylko z konkretnych
arkuszy : styczeń, luty i marzec. Chcemy odfiltrować dane (arkusze) domyślne,
czyli takie które mają w sobie jakąś nazwę, w naszym przykładzie niepotrzebne
arkusze mają w nazwie litery PQ. Klikamy na ikonkę ze strzałką w tytule kolumny
Item, a następnie wybieramy opcje Filtr tekstu i Nie zawiera (rys. nr 10).
rys. nr 10 — Nie zawiera
Otworzy nam się okno Filtrowanie wierszy, gdzie wpisujemy w
pole Nie zawiera zestaw liter PQ (miejsce zaznaczone strzałka na rysunku nr
11). Musimy tutaj pamiętać, że Power Query jest Case sensitive, czyli zwraca
uwagę na wielkość liter. Nasz filtr zatwierdzamy klikając przycisk OK.
rys. nr 11 — Okno filtrowanie wierszy
Otrzymamy interesujące nas dane (arkusze) przedstawione na
rysunku nr 12.
rys. nr 12 — Interesujące nas arkusze
Dane te z poszczególnych arkuszy znajdują się w kolumnie Data
pod nazwą Table. Na tym etapie interesuje nas tylko kolumna Data, zawierająca
tabelki z danymi. Klikamy prawym przyciskiem myszy na tytuł tej kolumny i z
podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń inne kolumny (rys. nr 13).
rys. nr 13 — Usuń inne kolumny
Otrzymamy jedną kolumnę Data, następnie klikamy na ikonkę ze
strzałkami w jej nazwie i z podręcznego menu wybieramy polecenie Rozwiń. Nasze
parametry zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 14).
rys. nr 14 — Rozwiń
Otrzymamy dane bez nagłówków, więc musimy wybrać polecenie
Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków z karty Narzędzia główne (rys. nr 15).
rys. nr 15 — Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków
W danych mamy 96 wierszy. Nasze dane będą się prezentować
następująco (rys. nr 16):
rys. nr 16
W kolejnym etapie wybieramy polecenie Grupowanie według z karty
Narzędzia główne (rys. nr 17).
rys. nr 17 — Grupowanie według
Otworzy nam się okno Grupowanie według. Power Query
automatycznie wstawi parametry grupowania, czyli Nazwisko i Imię (według czego
ma grupować), bo mamy w danych dwie kolumny. W polu Nazwa nowej Kolumny
automatycznie zostało wstawione Liczność (nie musimy zmieniać bo chodzi nam o
policzenie ilości takich samych danych). W polu operacja wybieramy polecenie
Zlicz wiersze. Pole Kolumna pozostaje w naszym przykładzie pusta (jest to pole
do innych operacji). Ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 18).
rys. nr 18 — Okno grupowanie według
Po
przefiltrowaniu danych zostało 75 wierszy. Z karty Narzędzia główne wybieramy
polecenie Sortuj od Z do A (rys. 19).
rys. nr 19 — Sortuj od Z do A
Nasze dane posortowane od największej do najmniejszej pokazaliśmy
na rysunku nr 20.
rys. nr 20 — Posortowane dane
Następnie z karty Narzędzia główne wybieramy polecenie
Zamknij i załaduj do (punkt nr 2 na rysunku nr 21).
rys. nr 21 — Zamknij i załaduj do
Otworzy nam się w Excelu okno Ładowanie do, gdzie wybieramy
sposób przedstawienia danych jako Tabela oraz miejsce załadowania danych –
Istniejący arkusz komórka $A$1 (rys. nr 22). Ustawione parametry zatwierdzamy
klikając przycisk Załaduj.
rys. nr 22 — Okno Ładowanie do
Otrzymamy dane w Excelu przedstawione na rysunku nr 23.
rys. nr 23 — Dane załadowane do Excela
Jeśli dodamy kolejny miesiąc do danych bazowych, to filtry w
Power Query zadziałają prawidłowo i wstawią dodatkowe dane do tabeli w Excelu.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
