Wykresy ich wstawianie i edycja w Excelu 2010 — porada 26

Wykresy w Excelu 2010



Wstawianie wykresów i ich edycja, rodzaje wykresów, legenda, tytuł — porada 26

Wykresy to sposób na poprawienie widoczności i czytelności danych, które trzymasz w Excelu. Pomagają szczególnie wtedy kiedy chcesz dobrze wyglądać w trakcie prezentacji firmowych itp.

W Excelu masz dziesiątki rodzai wykresów. Każdy z nich lepiej sprawdza się przy pokazywaniu innego rodzaju danych — ich ilości, wartości i wzrostów oraz spadków.

Przy wstawianiu wykresów ważne jest żebyś miał najpierw dobrze uporządkowane dane w komórkach Excela najlepiej w postaci tabeli. Wtedy możesz wstawić wykres bardzo szybko i od razu odpowiednie dane podstawią się pod odpowiednie osie. Uporządkowanie odpowiednio danych w komórkach i ich opisanie ułatwi Ci później zarządzanie i edytowanie wykresu. Gdy masz uporządkowane komórki odpowiednie serie trafią w odpowiednie miejsce tak samo jak odpowiednie nazwy.

Często może być kluczowe, żebyś zostawił pustą skrajnie górną lewą komórkę. Możesz dokładnie zobacz na wideo o co chodzi.

Nieprofesjonalne wykresy

Niektóre rodzaje wykresów są nieprzydatne jeśli chcesz, żeby Twoje prezentacje danych były profesjonalne. Niestety wszelkiego rodzaju 3D może zaburzyć proporcje danych, a jest to jeden z czynników profesjonalizmu.

Tym samym wszelkiego rodzaju wykresy walcowe, stożkowe i ostrosłupowe, które mogą bardzo zaburzać proporcje danych najlepiej od razu wyrzucić do kosza.

Na szczęście nie są to jedyne rodzaje wykresów, z których możesz skorzystać. Masz do dyspozycji 6 głównych typów:

Rodzaje wykresów

  • Kolumnowe,
  • Liniowe,
  • Kołowe,
  • Słupkowe,
  • Warstwowe,
  • Punktowe.

Z czego każdy ma kilka podrodzajów i istnieją jeszcze mniej popularne rodzaje wykresów wykorzystywane w specyficznych sytuacjach, do bardzo konkretnych prezentacji np: wykresy giełdowe.

Jednak najbardziej istotne przy wstawianiu wykresów, jest to, że możesz modyfikować niemal dowolnie każdy z elementów. I tak możesz:

  • Pokazywać legendę i wklejać ją na różne miejsca,
  • Modyfikować kolory,
  • Wstawiać tytuł,
  • Edytować wielkość przerwy między słupkami, co pozwoli Ci również na modyfikację szerokości samych słupków,
  • Zmieniać jednostki na osiach np: pokazywać je w tysiącach.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Wstawianie wykresów i ich edycja, rodzaje wykresów, legenda, tytuł — porada 26

Godziny i czas w Excelu — porada 25

Obliczanie stawki godzinowej i wynagrodzenia w Excelu 2010



Excel 2010 — Czas — godziny w Excelu, jak obliczyć stawkę godzinową i wynagrodzenie — porada 25

Ile to 24 godziny w Excelu?

Excel przechowuje czas i godziny w nietypowy sposób. Mimo, że zarówno w komórce, jak i pasku formuły wyświetla się np: 8:00, to tak naprawdę Excel przechowuje tam inną wartość. Żeby dowiedzieć się jaką wystarczy zmienić sposób formatowania komórki na "Ogólny".

Przekonasz się wtedy, że w komórce nie była przechowywana wartość 8:00 tylko 0,3333333…. Dlaczego akurat 1/3? Ponieważ 8 godzin to dokładnie 1/3 dnia, czyli 24 godzin.

Mnożenie przez 24

Czyli 24 godziny = 1. Przynajmniej w Excelu. Niestety to może prowadzić do błędów w obliczeniach jeśli o tym nie wiesz. Bo skoro 24h = 1, to 1h = 1/24. Burzy to tok ludzkiego rozumowania.

Powiedzmy, że chcesz obliczyć swoje wynagrodzenie. Wiesz, że pracowałeś 8 godzin i wiesz, że Twoja stawka godzinowa to 20zł, czyli mnożysz jedno przez drugie i masz wynik — zarobiłeś 160 zł, tak? Tak, tylko niestety nie w Excelu.

Obliczanie wynagrodzenia

Jeśli zrobiłbyś tak proste mnożenie w Excelu to otrzymałbyś wynik 6 i 2/3zł, czyli dokładnie 160zł podzielone przez 24.

Skoro już wiesz, że Excel przechowuje w komórkach zamiast dokładnych godzin ułamek całości, to możesz rozwiązać ten problem. Jak? Bardzo prosto — wystarczy wynik przemnożyć przez 24 i uzyskasz poprawną wartość.

Przykładowe wartości czasu

  • 24:00 godziny = 1
  • 12:00 godzin = 0,5 = 1/2
  • 8:00 godzin = 0,3333(3) = 1/3
  • 6:00 godzin = 0,25 = 1/4

Obliczanie stawki godzinowej

Jeszcze jeden przykład na obliczenia z godzina. Tym razem chcesz obliczyć ile zarabiasz za godzinę pracy jeśli wiesz ile dostałeś za 8h pracy. Przyjmijmy łatwą wartość, że dostałeś za jeden dzień roboczy 160zł, czyli stawka godzinowa to 20zł.

Jak tym razem wyglądałby wynik w Excelu? Twoja stawka godzinowa by Cię mile zaskoczyła, bo wyszłoby, że zarabiasz 480zł za godzinę pracy 😉 Niestety nie jest to poprawny wynik jeśli chodzi o obliczenia. Jest on poprawny tylko pod względem tego co przechowuje Excel w komórce.

Ponieważ 8:00 = 1/3, co daje 160 / (1/3) = 480zł. Tylko Twoja stawka godzinowa przy takich danych powinna wynieść 20zł. Czyli wyszło, że zarabiasz 24 razy więcej. Czyli rozwiązaniem jest podzielenie przez 24. Dokładnie wyglądałoby tak:

160zł / 8:00 / 24 = 20zł

albo inaczej
160zł / (8:00 * 24) = 20zł

Dlatego pamiętaj o tym, że dla Excela 24 godzin to tak naprawdę 1, a 1h = 1/24, żebyś miał poprawne wyniki.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Czas — godziny w Excelu, jak obliczyć stawkę godzinową i wynagrodzenie — porada 25

Błyskawiczne uzupełnianie ciągów danych — porada 24

Uzupełnianie ciągów danych w Excelu 2010



Excel 2010 — Błyskawiczne wypełnianie tabeli — porada 24

W Excelu masz możliwość uzupełnia ciągów danych. Możesz to zrobić na wiele sposobów. Zacznijmy od omówienia tych najwolniejszych, a potem przejdziemy do coraz szybszych.

Kopiowanie

Najbardziej znanym sposobem na uzupełnianie ciągów danych (np: w tabelach) jest kopiuj -> wklej, czyli Ctrl + C, a następnie Ctrl + V. Po prostu kopiujesz raz wpisaną formułę lub wartość, a następnie ją przeklejasz. W zależności od tego jak przeklejasz możesz skopiować formułę tylko raz, albo nawet tysiące razy.

Jeśli chcesz wkleić od razu wiele kopii formuły, najpierw zaznaczasz odpowiedni obszar, na następnie wciskasz Ctrl + V.

Obszar możesz zaznaczyć odpowiednio przeciągając myszką. W tej sytuacji problem może się pojawić kiedy Twój zbiór danych ma bardzo dużo pozycji — kilkaset, albo nawet kilka tysięcy. Jednak to i tak olbrzymie przyspieszenie w porównaniu do wpisywania formuły ręcznie.

Przeciąganie myszą

Działa bardzo podobnie do wcześniejszej metody, tylko nie musisz korzystać ze skrótów klawiszowych — potrzebujesz tylko myszki. Najeżdżasz na prawy dolny róg komórki z daną formułą, którą chcesz uzupełnić ciąg i ciągniesz. Masz do wyboru 4 kierunki. W górę, w dół, w prawo i lewo.

Jeśli masz dużo komórek do uzupełnienia w kolumnie, albo wierszu może to być męczące.

Kombinacja na tabeli

Gdy chcesz uzupełnić ciąg znajdujący się w tabeli może uda Ci się przyspieszyć dzięki dobremu ułożeniu danych w tabeli. Chodzi o to, że korzystasz z już wypełnionej kolumny. Dzięki odpowiedniej kombinacji skrótów klawiszowych i przejść:

  • Kopiujesz formułę/komórkę — Ctrl + C.
  • Przechodzisz na sąsiadującą kolumnę.
  • Ctrl + strzałka w dół, żeby zejść na sam dół kolumny, jeśli w tabeli masz puste komórki to Cię spowolni ponieważ będziesz musiał wciskać ten skrót znów za każdym razem, gdy natrafisz na puste pole.
  • Przechodzi do kolumny, którą chcesz uzupełnić.
  • Naciskasz skrót — Ctrl + Shift + strzałka w górę — dzięki niemu zaznaczasz wszystkie pola od samego dołu do samej góry. Łącznie z komórką, w której wpisałeś najpierw formułę.
  • Naciskasz Ctrl + V, czyli wklejasz skopiowaną formułę.

Metoda błyskawiczna

Jeśli masz wypełnioną i uporządkowaną tabelę, możesz skorzystać z błyskawicznego wypełniania ciągów danych. Wystarczy, że najedziesz na komórkę, która ma być początkiem ciągu i najdziesz na jej prawy dolny róg. Tylko zamiast przeciągać klikasz po prostu 2 razy w ten róg, gdy zmieni się kursor.

Już cała kolumna została uzupełniona, nawet jeśli w tabeli było kilka pustych komórek Excel i tak skopiował formułę do samego końca.

To są sposoby na uzupełnianie ciągów danych w Excelu, żeby zobaczyć je dokładniej obejrzyj film na górze strony.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Błyskawiczne wypełnianie tabeli — porada 24

Kolumny — Ukryj i odkryj — porada 23

Ukrywanie i odkrywanie kolumn w Excelu 2010



Excel 2010 — Kolumny — Ukryj i odkryj — porada 23

Ukryj kolumnę

Excel umożliwia Ci ukrywanie i odkrywanie komórek. Żeby to zrobić wystarczy, że zaznaczysz komórki, a następnie wybierzesz odpowiednią funkcjonalność.

Najdłuższa droga prowadzi przez Wstążkę Główne, na niej znajdujesz Grupie Komórki funkcjonalność Format. Po jej rozwinięciu pojawia się menu, z którego wybierasz linijkę Ukryj i odkryj, a następnie rozwinie się z boku jeszcze jedno menu, z którego wybierasz już właściwą opcję, czyli Ukryj kolumny.

To że kolumny są ukryte możesz poznać po tym, że nie jest zachowany ciąg alfabetyczny, czyli np: po kolumnie B od razu pojawia się kolumna E. Mniej widoczną reprezentacją ukrycia jest pogrubienie krawędzi na złączu pomiędzy kolumnami okalającymi elementy ukryte.

Odkryj kolumnę

Żeby ponownie pokazać ukryte elementy, zaznaczasz kolumny pomiędzy, którymi znajdują się te ukryte, a następnie przechodzisz ścieżkę:

Narzędzia Główne -> Format -> Ukryj i odkryj -> Odkryj kolumny

Możesz znacznie szybciej ukryć elementy arkusza, wystarczy, że po zaznaczeniu elementów klikniesz na nich prawym przyciskiem myszy, po kliknięciu pojawi się rozwijane menu, z którego wybierasz opcję Ukryj.

Ukryj i odkryj — różne możliwości

Trochę trudniej jest odkryć kolumny z samej krawędzi, czyli pierwsze po lewej stronie arkusza. Nie widać sąsiadujących elementów, ale spokojnie jest to możliwe, wystarczy zaznaczyć element skrajnie po lewej, a następnie przesunąć się jeszcze trochę w lewo na numery wierszy. Tym elementem może być zarówno kolumna jak i komórka.

Po tym przeciągnięciu powinno pojawić się blok, w którym napisana jest ilość zaznaczonych elementów np: 1W x 3K. Oznacz to, że zostały zaznaczone 3 kolumny i 1 wiersz.

Teraz wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Odkryj.

Masz ukryte kilka sąsiadujących kolumn, a chcesz odkryć tylko jedną. Czy da się to zrobić w Excelu? Tak, to już trochę bardziej skomplikowane, ale jest to możliwe. Najpierw w pole nazwy wpisujesz nazwę dowolnej komórki z kolumny, którą chcesz odkryć, a następnie trzeba przejść dłuższą drogę, czyli:

Narzędzia Główne -> Format -> Ukryj i odkryj -> Odkryj kolumny

Niestety jeśli będziesz próbował kliknąć prawym przyciskiem myszy, to podświetli się inna komórka i nie uda Ci się odkryć tego co chcesz.

Jeśli chcesz mieć pewność, że nikt nie zobaczy ukrytych przez Ciebie kolumn, nie możesz swoim współpracownikom wysłać pliku Excela, ponieważ łatwo się zorientują, że jest coś ukryte i jeśli nie zastrzeżesz praw będą to mogli łatwo zobaczyć. Na szczęście masz jeszcze jedną możliwość zapisać plik jako pdf. Nikt wtedy nawet nie zobaczy, że były jakieś ukryte elementy.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Kolumny — Ukryj i odkryj — porada 23

Wykresy i osie pomocnicze w Excelu 2010 — porada 22

Wykresy i osie pomocnicze w Excelu 2010



Excel 2010 — Wykresy i osie pomocnicze — porada 22

Żeby lepiej prezentować zbiory danych w Excelu możesz korzystać z wykresów. Wykresy, z których możesz skorzystać to:

  • Kolumnowych,
  • Liniowych,
  • Kołowych,
  • Słupkowych,
  • Warstwowych,
  • Punktowych,
  • I innych.

Dodatkowo każdy rodzaj ma podrodzaje, z których możesz wybierać. Np: dla kolumnowego to:

  • Kolumnowy 2‑wymiarowy,
  • Kolumnowy 3‑wymiarowy,
  • Walcowy,
  • Stożkowy,
  • Ostrosłupowy.

Chociaż niektóre wykresy nie są przydatne do profesjonalnego prezentowania danych, to możliwości ich edytowania są ogromne. Możesz zacząć od zmian kolorów kolumn, położenia legendy i tytułu, po edycje jednostek linii i szerokości odstępu między kolejnymi seriami danych. Daje Ci to tysiące możliwości, żebyś mógł zaprezentować dane w najlepszy dla Ciebie sposób.

Dodatkowo Excel umożliwia Ci umieszczenie na jednym obrazie dwóch różnych rodzajów wykresów. Trzeba tylko zaznaczyć serię, którą chcesz pokazać w inny sposób, a następnie wybrać z zakładkę:
Projektowanie -> Zmień typ wykresu

W Excelu możesz edytować dowolny element wykresu. Najpierw należy na niego kliknąć myszką, albo jeśli już wybrałeś dowolny element to możesz przeskoczyć na następny strzałkami na klawiaturze. Następnie najłatwiej będzie jeśli naciśniesz skrót klawiszowy: Ctrl + 1. Otworzy się wtedy odpowiednie okno do edycji danego elementu.

Żeby wstawić oś pomocniczą, należy przede wszystkim wybrać dane i je zaprezentować (patrz wideo). Następnie zaznaczasz tą serię danych, którą chcesz żeby posłużyła za oś pomocniczą (może być opłacalne zamienić ją na wykres liniowy), a następnie ją edytujesz, czyli skrót klawiszowy Ctrl + 1. Pojawi się okno, w którym od razu powinieneś być w zakładce "Opcje serii". Powinna tam być tylko opcja wyboru pomiędzy osią główną, a osią pomocniczą.

Przykładowy film na górze strony dokładnie pokazuje jak wstawić wykres do arkusza, jak zamienić jedną z osi na oś pomocniczą i dodatkowo jak szerokie masz możliwości jeśli chodzi o edytowanie dokumentów m.in:

  • Zmianę położenia legendy,
  • Zmianę dokładności wartości na osi poziomej, zarówno dla osi głównej jak i pomocniczej,
  • Dodanie etykiet wartości,
  • Zmianę dokładności etykiet wartości,
  • Jak przesuwać etykiety wartości,
  • Jak zmienić kolory osi.

Bezpośredni odnośnik do filmu na youtube —
Excel 2010 — Wykresy i osie pomocnicze — porada 22