W dzisiejszym poście policzymy liczbę arkuszy w pliku z podziałem na arkusze ukryte,  widoczne i wszystkie. W odcinku VBA #24 (
https://exceliadam.pl/wp-admin/post.php?post=9634&action=edit ) wykonaliśmy to zadanie w VBA. W tej poradzie policzymy arkusze za pomocą dodatku do Excela – Power Query. Przykładowe wyniki naszej operacji możemy zobaczyć na rysunku nr 1.

rys. nr 1

Rozwijamy polecenie Pobierz dane (punkt nr 2 na rysunku nr 2) z karty Dane (grupa poleceń Pobieranie i przekształcanie danych), następnie rozwijamy polecenie Z pliku (punkt nr 3) i wybieramy polecenie Ze skoroszytu (punkt nr 4).

rys. nr 2 — Ze skoroszytu

Otworzy nam się okno Importowania danych, gdzie musimy odszukać nasz plik (odpowiedni dla tego postu). Wybieramy plik i zatwierdzamy nasz wybór przyciskiem Importuj (rys. nr 3).

rys. nr 3 — Importowanie danych

Otworzy nam się okno Nawigatora, gdzie wybieramy dowolny arkusz z pliku, a następnie zatwierdzamy wybór przyciskiem Edytuj (rys. nr 4). Ten krok nie do końca jest właściwy, ale ze względu na to iż korzystamy z interfejsu, ułatwia nam pracę.

rys. nr 4 — Nawigator

Otworzy nam się okno Edytora Power Query z pustym arkuszem, który wybraliśmy. Nie potrzebujemy tutaj żadnych kroków, więc w panelu bocznym Ustawień zapytania usuwamy z Zastosowanych kroków kroki: Zmieniono typ oraz Nawigacja (oznaczone strzałką na rysunku nr 5).

rys. nr 5 — edytor zapytań

My potrzebujemy zachować tylko jeden krok, mianowicie Źródło. Otrzymamy wtedy dane przedstawione na rysunku nr 6.

rys. nr 6 — Dane w edytorze zapytań

Power Query sam napisał ten krok, nie musiałem tego robić sam, ponieważ jest on skomplikowany. Widać na pasku formuły cała ścieżkę dostępu do tego pliku (rys. nr 7) oraz funkcję jaka jest potrzebna do wczytania pliku Excela. Power Query wyciągnął również elementy jakie zawiera dany skoroszyt.

rys. nr 7 — Pasek formuły

Nasz plik Power Query jest plikiem "prostym", ponieważ w kolumnie Kind ma elementy tylko jednego rodzaju – Sheet czyli arkusz. Gdyby nasz plik zawierał tabele lub oznaczone zakresy to one również pojawiły by się w tej tabeli.

Gdybyśmy mieli więcej rodzajów elementów w kolumnie Kind to moglibyśmy przefiltrować dane, żeby otrzymać tylko te które nas interesują. Rozwijamy ikonę trójkącika przy nazwie kolumny Kind i z podręcznego menu rozwijamy polecenie Filtry tekstu a następnie wybieramy polecenie Równa się (rys. nr 8).

rys. nr 8 — Filtry tekstu

Otworzy nam się okno Filtrowania wierszy, gdzie wpisujemy, że chcemy zachować wiersze, w których Kind równa się Sheet. Tak wpisany parametr zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 9).

rys. nr 9 — Filtrowanie wierszy

Nałożyliśmy dodatkowy filtr na wypadek gdyby w naszych danych pojawiły się nowe elementy takie jak np. tabela. Na rysunku nr 6 w kolumnie Hidden mamy zawartą informację, czy dany arkusz jest widoczny czy ukryty. False dla widocznego arkusza, natomiast True dla arkusza ukrytego.

Aby na podstawie takiej tabelki zliczyć ilość wszystkich arkuszy wybieramy polecenie Zlicz wiersze na karcie Przekształć (rys. nr 10).

rys. nr 10 — Zlicz wiersze

Otrzymamy wynik przedstawiony na rysunku nr 11. Ta postać wyniku nie jest zbyt użyteczna do dalszych działań.

rys. nr 11

Chcemy później wykonać proste operacje więc wystarczy te dane przekształcić do postaci tabeli. W tym celu wybieramy polecenie Do tabeli z karty Przekształć (rys. nr 12).

rys. nr 12 — Do tabeli

Otrzymamy poprzedni wynik w formie tabelarycznej, co ułatwi nam kolejne działania na tym wyniku (rys. nr 13).

rys. nr 13 — Dane

W kolejnym etapie chcemy policzyć arkusze ukryte i widoczne. W tym celu musimy zduplikować nasze zapytanie. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę zapytania PQ35 i z podręcznego menu wybieramy polecenie Duplikuj (rys. nr 14).

rys. nr 14 — Duplikuj

W zduplikowanym zapytaniu pousuwać Zastosowane kroki do momentu Przefiltrowano wiersze, ponieważ właśnie w tym kroku mamy informacje o ukrytych i widocznych arkuszach. Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 15.

rys. nr 15 — Dane

Najłatwiej policzyć ilość poszczególnych arkuszy grupując dane. W tym celu wybieramy polecenie Grupowanie według z karty Narzędzia główne (rys. nr 16).

rys. nr 16 — Grupowanie według

Otworzy nam się okno Grupowania według, gdzie możemy ustawić parametry grupowania danych. Zmieniamy nazwę nowej kolumny na Liczba arkuszy, wybieramy rodzaj operacji jako Zlicz wiersze i tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 17).

rys. nr 17 — Parametry grupowania

Otrzymamy zliczone arkusze ukryte i widoczne przedstawione na rysunku nr 18.

rys. nr 18 — Pogrupowane dane

W kolejnym etapie chcemy zmienić nazwy elementów z Hidden, FALSE i TRUE na widoczne i ukryte. Najprostszym sposobem jest dodanie nowej kolumny. Zaznaczamy kolumnę Hidden i wybieramy polecenie Kolumna warunkowa z karty Dodaj kolumnę (rys. nr 19).

rys. nr 19 — kolumna warunkowa

Otworzy nam się okno Dodawania kolumny warunkowej. W punkcie oznaczonym na rysunku nr 20 numerem 1 zmieniamy nazwę nowej kolumny na Typ arkuszy, następnie w polu Nazwa kolumny wybieramy Hidden (punkt nr 2). Operator ustawiamy jako Równa się (punkt nr 3). W polu Wartość wpisujemy FALSE (punkt nr 4). Jeśli warunek się zgadza (ma wartość FALSE) to chcemy otrzymać Widoczny (wartość wyjściowa – punkt nr 5). W przeciwnym wypadku chcemy otrzymać wartość Ukryty (punkt nr 6). Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK.

rys. nr 20 — Dodawanie kolumny warunkowej

Otrzymamy dane, w których usuwamy niepotrzebną kolumnę Hidden, klikając prawym przyciskiem myszy na tytuł kolumny i wybierając z podręcznego menu polecenie Usuń. Ponadto przenosimy kolumnę Typ arkusza przed kolumnę Liczba arkuszy. Uzyskamy postać danych przedstawioną na rysunku nr 21.

rys. nr 21

W zapytaniu PQ35 mamy podaną liczbę wszystkich arkuszy, natomiast w zapytaniu PQ35 (2) mamy liczbę arkuszy widocznych i ukrytych. W Power Query nie mamy standardowego pojęcia Sumy jak w Excelu, więc musimy połączyć oba zapytania. W tym celu rozwijamy polecenie Połącz (punkt nr 2 na rysunku nr 22) z karty Narzędzia główne i wybieramy polecenie Dołącz zapytania (punkt nr 3).

rys. nr 22 — Dołącz zapytania

Otworzy nam się okno Dołączania, gdzie wybieramy ilość tabel, jakie chcemy połączyć. A następnie wybieramy tabelę do dołączenia, czyli PQ35 (rys. nr 23). Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK.

rys. nr 23 — Dołączanie

Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 24.

rys. nr 24

Przy dołączaniu pojawia się problem, polegający na tym, że zapytanie PQ35 zawierało tylko jedną kolumnę, brakuje kolumny Typ arkusza. Pierwszym sposobem rozwiązania tego problemu jest zmiana wartości null na Wszystkie, w tym celu wybieramy ikonkę oznaczoną strzałką na rysunku nr 25 w karcie Przekształć.

rys. nr 25 ikonka na karcie Przekształć

Otworzy nam się okno Zamieniania wartości, gdzie możemy zmienić wartość null na dowolną jaką wpiszemy, w naszym przykładzie Wszystkie (rys. nr 26). Zmianę tą zatwierdzamy przyciskiem OK.

rys. nr 26 — Zamienianie wartości

Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 27.

rys. nr 27

Drugim sposobem rozwiązania tego problemu jest dodanie nowej kolumny w zapytaniu PQ35. W tym celu wybieramy polecenie Kolumna niestandardowa z karty Dodaj kolumnę (rys. nr 28).

rys. nr 28 — Kolumna niestandardowa

Otworzy nam się okno Kolumny niestandardowej, gdzie zmieniamy jej nazwę na Typ arkusza, a następnie w polu Formuła kolumny niestandardowej wpisujemy stałą wartość "Wszystkie". Tak ustawione parametry kolumny zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 29).

rys. nr 29 — dodawanie kolumny niestandardowej

Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 30.

rys. nr 30

Po przejściu na zapytanie PQ 35 (2) otrzymamy zaktualizowane dane przedstawione na rysunku nr 31.

rys. nr 31

Nie ma znaczenia kolejność kolumn w zapytaniu które dołączamy, ponieważ o tej kolejności decyduje nasze główne zapytanie. Tak przygotowane dane możemy załadować do Excela. W tym celu wybieramy polecenie Zamknij i załaduj do z karty Narzędzia główne (rys. nr 32).

rys. nr 32 — Zamknij i załaduj do

Otworzy nam się okno Importowanie danych. Okienko to może wyglądać różnie w zależności jaka aktualizację Power Query posiadamy. Ustawiamy sposób wyświetlania danych jako Tabela. Mamy dwa zapytania dlatego nie możemy podać konkretnej lokalizacji. Wybieramy Nowy arkusz i zatwierdzamy przyciskiem OK. (rys. nr 33).

rys. nr 33 — Importowanie danych

Otrzymamy dane wczytane do Excela przedstawione na rysunku nr 34 .

rys. nr 34 — Dane w Excelu

Co jest ważne stworzyliśmy właśnie nowe arkusze, więc kiedy odświeżymy nasze dane, otrzymamy zaktualizowane wyniki z dodatkowymi arkuszami przedstawione na rysunku nr 35.

rys. nr 35

Należy bezwzględnie pamiętać o zapisaniu zmian w pliku przed odświeżeniem zapytania. Nie chcemy mieć poszczególnych wyników z zapytań. Interesuje nas tylko wynik sumaryczny z zapytania PQ35 (2). Wystarczy, że klikniemy prawym przyciskiem myszy na arkusz z zapytaniem PQ35 i z podręcznego menu wybierzemy polecenie Usuń (rys. nr 36).

rys. nr 36 — Usuń

Zapytanie to zostaje tylko w pamięci, a nie zajmuje osobnego arkusza. Zapytanie PQ35 (2) możemy zaznaczyć i wyciąć jak zwykłą tabelkę. Po czym wkleić do arkusza, w którym chcemy mieć wynik. Pusty arkusz z którego wycięliśmy zapytanie możemy również usunąć jak wyżej na rysunku nr 36. Na tym etapie po wprowadzeniu zmian musimy zapisać plik za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl + S. Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na zapytanie i z podręcznego menu wybieramy polecenie Odśwież. Otrzymamy odświeżone dane bez arkuszy które usunęliśmy (rys. nr 37).

rys. nr 37 Ostateczne dane

Właśnie dodałem mój kurs o Power BI Desktop firmy Microsoft na Udemy.com.
W związku z tym, możesz dostać ten kurs w promocyjnej Cenie Na Start za zaledwie 34,99 PLN.
To najniższa cena jaką mogę ustawić na platformie edukacyjnej Udemy!

Kurs Power BI Desktop to:
- Ponad 6 godziny nagrań wideo, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki pobierania, łączenia i analizy danych, a na koniec ich wizualizacji.
- Pliki do pracy razem z filmami.
- Dożywotni dostęp.
- Elektroniczny certyfikat ukończenia

Spis treści kursu o PowerBI Desktop:

Kurs jest podzielony na 6 rozdziałów, które pozwolą Ci wejść w tematykę analizy i wizualizacji danych za pomocą odpowiednio stworzonych zapytań i relacji w PowerBI Desktop.

  1. Wstęp do aplikacji PowerBI Desktop i jej możliwości
  2. Tworzenie i modyfikowanie zapytań (pobieranie danych)
  3. Modelowanie danych w PowerBI Desktop
  4. Wizualizacja danych i tworzenie raportów
  5. Usługa internetowa
  6. PowerBI Pro — kilka słów o płatnej części usługi PowerBI

Wejdź na stronę kursu PowerBI Desktop i zobacz szczegóły kursu
oraz udostępnione do podglądu filmy,
żeby przekonać się czy to kurs dla Ciebie.