W tym poście pokażemy, jak stworzyć listę hiperłączy do plików znajdujących się w konkretnym folderze przy użyciu makr.
Temat ten omówimy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1. Ważne jest, że jeżeli chcemy korzystać z tej funkcji, musimy stworzyć plik z rozszerzeniem .xlsm, czyli taki, który obsługuje makra.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Przede wszystkim musimy znać polską wersję funkcji, której chcemy użyć (funkcja PLIKI). Jeśli tej funkcji podamy ścieżkę dostępu i zakończymy to znakiem gwiazdki (*) lub odpowiednim rozszerzeniem, to będzie ona pobierać pliki z tego katalogu. Odpowiednie połączenie formuł zapewni nam zbudowanie hiperłączy.
Mamy kilka obostrzeń, jeśli chodzi o korzystanie z tych funkcji. Funkcja nazywa się PLIKI, ale jeśli w komórce zaczniemy pisać słowo "pliki" to takiej funkcji nie znajdziemy, co widać na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – problem ze znalezieniem funkcji PLIKI
Tą funkcję możemy zbudować tylko w Menedżerze nazw. W tym celu wybieramy polecenie Menedżer nazw z karty Formuły (rys. nr 3). Możemy również użyć skrótu klawiszowego Ctrl+F3.
Rys. nr 3 – polecenie Menedżer nazw
Otworzy nam się okno Menedżera nazw, gdzie możemy sobie zbudować funkcję PLIKI, która odwołuje się do komórki A2, czyli do ścieżki dostępu. Na tej podstawie funkcja zwraca listę plików z tego katalogu (rys. nr 4).
Rys. nr 4 – okno Menedżera nazw
Jak widać na rysunku powyżej nazwaliśmy tą funkcję WszystkiePliki. Korzystając z tego, że używamy Excela tablicowego, po wpisaniu funkcji WszystkiePliki i jej zatwierdzeniu, funkcja zwróci nam listę wszystkich plików (rys. nr 5).
Rys. nr 5 – zwrócona lista wszystkich plików
Jak widać na rysunku powyżej domyślnie lista ta jest zwracana w poziomie, w jednym wierszu, a nie w kolumnie. W Excelu tablicowym wystarczyłoby dołożyć funkcję TRANSPONUJ, żeby wyniki otrzymać w pionie, czyli w jednej kolumnie.
Zakładamy jednak, że jesteśmy we wcześniejszej wersji Excela i chcemy wyciągnąć takie informacje jak widać na rys. nr 1. W komórce A5 wpisujemy nazwę funkcji WszystkiePliki. Wiemy, że ona rozsuwa wyniki w poziomie, a my chcemy otrzymać je w pionie. W Klasycznym Excelu nie mamy możliwości transponowania wyników ani rozlewania formuły. Dlatego musimy użyć funkcji INDEKS. Pierwszym argumentem funkcji jest tablica, czyli wyniki z funkcji WszystkiePliki. Kolejny argument to nr_wiersza, czyli wpisujemy wartość 1. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=INDEKS(WszystkiePliki;1)
Po zatwierdzeniu formuły otrzymamy nazwę jednego pliku przedstawioną na rys. nr 6.
Rys. nr 6 – zwrócona nazwa jednego pliku
Podając w funkcji kolejne numery wiersza możemy otrzymać zwrócone kolejne elementy/pliki. Możemy takie podawanie poszczególnych numerów wierszy zastąpić funkcją ILE.WIERSZY. Pierwszym argumentem funkcji jest tablica, czyli zakres od komórki $A$5 zablokowanej bezwzględnie do komórki A5 niezablokowanej. Jak będziemy formułę kopiować w dół, to komórka A5 nie zablokowana bezwzględnie będzie się przesuwać i tym samym zwracać kolejne numery wierszy. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=INDEKS(WszystkiePliki;ILE.WIERSZY($A$5:A5))
Powyższą formułę zatwierdzamy i kopiujemy w dół. Otrzymamy dane przedstawione na rys. nr 7.
Rys. nr 7 – lista elementów z pliku
Jeśli w ilości skopiowanych komórek w dół przekroczymy ilość elementów w folderze, to Excel zwróci nam błąd adresu #ADR!. Mamy wyciągnięte wszystkie pliki, które znajdują się w tym katalogu. Aby zbudować hiperłącze, potrzebujemy ścieżki dostępu do tych plików (C:\tmp\Obrazki dla Hani\*). Wtedy możemy połączyć nasze dane wklejając skopiowany adres po znaku =. Jako, że jest to tekst, musimy go wstawić w podwójnych cudzysłowach. Następnie połączyć wstawiony adres z resztą formuły za pomocą znaku ampersand (&). Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
="C:\tmp\Obrazki dla Hani\"&INDEKS(WszystkiePliki;ILE.WIERSZY($A$5:A5))
Po zatwierdzeniu powyższej formuły i skopiowaniu jej na komórki poniżej otrzymamy kompletne ścieżki dostępu do każdego z plików (rys. nr 8).
Rys. nr 8 – pełne ścieżki dostępu do każdego z plików w katalogu
Po otrzymaniu kompletnych ścieżek dostępu pozostaje nam dołożenie funkcji HIPERŁĄCZE, której argumentem jest łącze_lokalizacja, czyli wynik naszej poprzedniej formuły. Jeśli chcemy, możemy dodać opcjonalny argument, czyli przyjazna_nazwa. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=HIPERŁĄCZE("C:\tmp\Obrazki dla Hani\"&INDEKS(WszystkiePliki;ILE.WIERSZY($A$5:A5)))
Po zatwierdzeniu formuły i skopiowaniu jej w dół otrzymamy hiperłącza do poszczególnych elementów katalogu przedstawione na rys. nr 9.
Rys. nr 9 – hiperłącza do poszczególnych elementów katalogu
Hiperłącza zostały również dodane dla ostatnich dwóch wierszy zawierających błędy. Aby tego uniknąć, możemy dołożyć funkcję JEŻELI.BŁĄD. Pierwszym argumentem funkcji jest wartość, czyli wynik funkcji HIPERŁĄCZE. Drugi argument funkcji to wartość_jeśli_błąd, czyli co chcemy, aby zwróciła funkcja jeśli napotka błąd – u nas pusty ciąg tekstowy (""). Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=JEŻELI.BŁĄD(HIPERŁĄCZE("C:\tmp\Obrazki dla Hani\"&INDEKS(WszystkiePliki;ILE.WIERSZY($A$5:A5)));"")
Po zatwierdzeniu formuły otrzymamy prawidłowe hiperłącza przedstawione na rys. nr 10.
Rys. nr 10 – prawidłowe hiperłącza
Jeśli klikniemy w dowolne hiperłącze, Excel otworzy nam odpowiedni katalog i wyświetli wybrany obrazek (rys. nr 11).
Rys. nr 11 – wyświetlony obrazek po kliknięciu hiperłącza
Funkcja PLIKI umożliwia filtrowanie danych. Jeśli do adresu katalogu w komórce A2 dopiszemy rozszerzenie .png, to Excel przefiltruje dane i wyświetli tylko hiperłącza zawierające pliki z tym rozszerzeniem (rys. nr 12).
Rys. nr 12 – przefiltrowane dane – pliki z rozszerzeniem .png
W ten sposób możemy łatwo filtrować po jednym rodzaju rozszerzenia. Niestety, żeby filtrować po większej ilości rozszerzeń, musimy zaznaczyć wybrany zakres i kliknąć prawym przyciskiem myszki na nagłówki kolumn i z podręcznego menu wybrać opcję Odkryj (rys. nr 13).
Rys. nr 13 – opcja Odkryj w podręcznym menu
Wyświetlą nam się "dodatkowe" dane przedstawione na rys. nr 14.
Rys. nr 14 – odkryte dane
Po tymi danymi są dużo bardziej skomplikowane formuły, które są potrzebne do zbudowania listy plików spełniających wybrane warunki (rys. nr 15). Tutaj niezbędne okazują się funkcje z Excela tablicowego, bo Excel klasyczny potrzebowałby dużo bardziej skomplikowanych formuł.
Rys. nr 15 – skomplikowane formuły z użyciem Excela tablicowego
Jeśli zależy nam na liście wszystkich plików z katalogu lub na jednym konkretnym rodzaju plików, to funkcja PLIKI jest tutaj najlepszym rozwiązaniem.
W tym poście nauczymy się, jak uzyskać pełne nazwy miesięcy w tabeli przestawnej.
Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Najpierw na podstawie naszych danych musimy stworzyć tabelę przestawną. W tym celu zaznaczamy pojedynczą komórkę w danych, następnie wybieramy polecenie Tabela przestawna z karty Wstawianie (rys. nr 2).
Rys. nr 2 – polecenie Tabela przestawna
Otworzy nam się okno Tworzenia tabeli przestawnej, gdzie musimy wybrać miejsce jej wstawienia – wybieramy checkbox Istniejący arkusz i zaznaczamy komórkę, gdzie tabela ma zostać wstawiona. Tak określone parametry tabeli przestawnej zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 3).
Rys. nr 3 – okno Tworzenia tabeli przestawnej
Otrzymamy pole tabeli przestawnej wstawione w wybranej przez nas lokalizacji. Otworzy nam się panel boczny Pól tabeli przestawnej, gdzie przeciągamy pole Data do obszaru etykiet Wierszy (zaznaczone strzałką na rys. nr 4).
Rys. nr 4 – przeciągnięte dane do Etykiet Wierszy
Otrzymamy tabelę przestawną z datami przedstawioną na rys. nr 5.
Rys. nr 5 – tabela przestawna z datami
Teraz będziemy chcieli pogrupować sobie te dane po miesiącach, żeby później kiedy przeciągniemy Przychód do pola Podsumowań, móc otrzymać dane pogrupowane i podsumowane według poszczególnych miesięcy (rys. nr 6).
Rys. nr 6 – przeciągnięte dane do pola Suma Wartości
Żeby pogrupować daty musimy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolną z nich, następnie z podręcznego menu wybrać opcję Grupuj (rys. nr 7).
Rys. nr 7 – opcja Grupuj w podręcznym menu
Otworzy nam się okno Grupowania, gdzie w polu Według wybieramy po czym chcemy pogrupować dane – w naszym przykładzie zaznaczamy Miesiące i Lata. Tak ustawione parametry grupowania zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 8).
Rys. nr 8 – okno Grupowania
Otrzymamy pogrupowane dane przedstawione na rys. nr 9.
Rys. nr 9 – pogrupowane dane
Mamy pogrupowane dane według lat i miesięcy. Problem polega na tym, że chcemy aby pokazywały się całe nazwy miesięcy a nie tylko ich skróty. Nigdzie w opcjach tabeli przestawnej nie udało mi się znaleźć takiej opcji. Da się natomiast przy grupowaniach zrobić pewną sztuczkę. Mianowicie tam, gdzie mamy zgrupowane dane da się wpisać inną wartość. Zaznaczamy komórkę z nazwą sty i ręcznie wpisujemy Styczeń. Ważne jest to, że jeśli raz zmienimy nazwę miesiąca to ona zmieni się też dla kolejnych lat zgrupowanych danych. Trochę niestety pracy trzeba wykonać, bo musimy ręcznie zmienić nazwy wszystkich miesięcy w roku, ale otrzymamy zmieniona nazwy dla wszystkich danych, nawet w kolejnych latach (rys. nr 10).
Rys. nr 10 – zmienione nazwy miesięcy w kolejnych latach po ręcznej zmianie nazwy
Zdarza się, że wstążka w Excelu ma małe ikonki jak widać na rys. nr 1.
Rys. nr 1 – małe ikonki na wstążce Excela
Jak to bywa coś niechcący wciśniemy, czy usiądziemy do pracy na komputerze służbowym, który ma inne ustawienia niż my preferujemy. Nauczymy się teraz jak wrócić do standardowego wyglądu wstążki przedstawionego na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – standardowy wygląd wstążki Excela
Efekt zmniejszenia ikonek wynika z pewnej opcji, związanej tak naprawdę z dotykowym ekranem. W takiej sytuacji zależy nam, żeby powierzchnia dotykowa (wyboru opcji), odległość pomiędzy poszczególnymi opcjami była większa. Żeby zmienić ten wygląd wystarczy rozwinąć ikonkę ze strzałką na pasku narzędzi Szybki dostęp, następnie wybrać polecenie Tryb dotyku/myszy (rys. nr 3).
Rys. nr 3 – Tryb dotyku/myszy
W ten sposób włączyliśmy sobie dodatkową opcję na pasku narzędzi Szybki dostęp (rys. nr 4). Zgodnie z informacjami, jakie udało mi się znaleźć w sieci, ten problem może występować od Excela 2016.
Rys. nr 4 – dodatkowa opcja na pasku narzędzi Szybki dostęp
Jak widać na rysunku powyżej możemy w łatwy i szybki sposób zmieniać wygląd wstążki Excela. Musimy tylko zdecydować, czy zależy nam na szerszych odstępach między ikonkami wstążki, żeby łatwiej operować programem w sposób dotykowy, czy też będziemy używać myszki i wystarczą nam standardowe odległości.
Kiedy już zdecydujemy, jakiej opcji wolimy używać, ikonka wyboru trybu dotyku/myszy nie jest nam potrzebna. Dlatego klikamy na nią prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń z paska narzędzi Szybki dostęp (rys. nr 5).
Rys. nr 5 – polecenie Usuń z paska narzędzi Szybki dostęp
W tym poście nauczymy się, jak wyciągnąć długość przedmiotu w centymetrach z nazwy produktu w Excelu.
Temat ten omówimy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Jak widać na rysunku powyżej mamy pełne nazwy produktów i wewnątrz nich znajduje się długość poszczególnych przedmiotów (50cm, 35cm itd.), czyli mamy podaną liczbę a za nią oznaczenie cm.
Od Excela 2013 możemy tą informację wyciągnąć za pomocą FlashFill, który działa niejako w tle. Wystarczy, że w pierwszym wierszu napiszemy 50, a w drugim 35. To już powinno wystarczyć, żeby wybrać polecenie Wypełnianie błyskawiczne z karty Dane (rys. nr 2). Ewentualnie możemy skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl+E.
Rys. nr 2 – polecenie Wypełnianie błyskawiczne
Excel wyciągnie odpowiednie informacje i wypełni pozostałe wiersze, co widać na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – działanie Wypełniania błyskawicznego
Jeśli nie masz jeszcze Excela 2013 z opcją FlashFill, to mamy dla Ciebie inne rozwiązanie. Trzeba użyć formuły. Skorzystamy tutaj z tego, że nasza długość ma maksymalnie 3 cyfry, ponieważ w takiej sytuacji łatwo jest wyciągnąć takie informacje. Możemy też zauważyć, że dane które chcemy wyciągnąć poprzedza spacja lub znak -. Pierwszym krokiem będzie odnalezienie tekstu "cm". Użyjemy do tego funkcji SZUKAJ.TEKST, która nie rozróżnia wielkości liter. Pierwszym argumentem funkcji jest szukany_tekst, czyli cm w podwójnych cudzysłowach. Drugi argument funkcji to obejmujący_tekst, czyli tekst, w którym chcemy znaleźć nasze znaki (A2). Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=SZUKAJ.TEKST("cm";A2)
Powyższą formułę zatwierdzamy i kopiujemy w dół. Otrzymamy dane przedstawione na rys. nr 4.
Rys. nr 4 – wyniki funkcji SZUKAJ.TEKST
Otrzymaliśmy liczby, czyli pierwszą pozycję szukanego przez nas tekstu "cm" w całym ciągu znaków. My jednak nie chcemy wyciągać informacji od tego znaku, a przed tym znakiem. Chcemy się cofnąć i wyciągnąć informacje poprzedzające dwuznak cm. Wystarczy, że od tej pozycji, na której się zaczyna ciąg cm odjąć wartość 3, bo nasza liczna ma maksymalnie 3 znaki. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=SZUKAJ.TEKST("cm";A2)-3
Otrzymamy nowe pozycje o 3 znaki wcześniej przedstawione na rys. nr 5.
Rys. nr 5 – nowa pozycja o 3 znaki wcześniej
Dopiero od tych zmodyfikowanych pozycji chcemy zacząć wyciągać tekst. Użyjemy do tego funkcji FRAGMENT.TEKSTU. Pierwszym argumentem funkcji jest tekst, czyli tekst z którego chcemy wyg=ciągnąć jakiś fragment (A2). Drugi argument funkcji to liczba_początkowa, czyli pozycja od jakiej chcemy zacząć wyciągać informacje (wynik poprzedniej formuły). Trzeci opcjonalny argument to liczba_znaków, czyli ile znaków chcemy wyciągnąć (3). Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=FRAGMENT.TEKSTU(A2;SZUKAJ.TEKST("cm";A2)-3;3)
Powyższą formułę zatwierdzamy. Otrzymamy wyciągnięte dane dotyczące długości poszczególnych produktów przedstawione na rys. nr 6.
Rys. nr 6 – wyciągnięte dane dotyczące długości produktów
Jak łatwo zauważyć na rysunku powyżej, przez to że wyciągnęliśmy 3 znaki, otrzymaliśmy część danych poprzedzonych minusem lub spacją. Musimy te dodatkowe znaki usunąć. Wystarczy dołożyć jedną funkcję. Zanim jednak to zrobimy, musimy zwrócić uwagę, że nasze dane to według Excela tekst, a nie wartości liczbowe, bo są wyrównane do lewej strony. Wynika to z użycia funkcji FRAGMENT.TEKSTU, która jest funkcją tekstową i zwraca tekst. Musimy użyć tutaj funkcji matematycznej MODUŁ.LICZBY, która konwertuje tekst na liczbę, jak również usuwa znak minus i spację sprzed liczby. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
W tym poście obliczymy kwotę, jaką należy wypłacić pracownikowi za ilość przepracowanych godzin. Trudność polega na tym, że stawka godzinowa wzrasta wraz z ilością przepracowanych godzin przez danego pracownika.
Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Jak widać na rysunku powyżej, jeśli pracownik przepracował mniej niż 100 godzin, to stawkę bierzemy z kolumny F. Jeśli przepracowana została ilość godzin między 100 a 200 stawka godzinowa jest brana z kolumny G, a powyżej 200 godzin, mamy stawkę z kolumny H. Nasze zadanie polega na obliczeniu kwoty, jaka należy się pracownikowi za przepracowane godziny.
Zaczniemy od funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, za której pomocą odnajdziemy wiersz, w którym są dane dla wybranego pracownika. Pierwszy argument funkcji to szukana_wartość, czyli konkretny pracownik (komórka A2). Drugi argument funkcji to tabela_tablica, czyli dane w tabeli z rozpisanymi stawkami godzinowymi (zakres zablokowany bezwzględnie za pomocą klawisza F4, bo będziemy kopiować formułę w dół $E$2:$H$5). W tym zakresie nie zaznaczamy nagłówka, bo nie jest potrzebny. Trzeci argument funkcji to nr_indeksu_kolumny, czyli z której kolumny będziemy wybierać dane. Na tą chwilę wpiszemy tu na stałe wartość 2, czyli dane z drugiej kolumny dla ilości przepracowanych godzin do 100. W miejsce tego argumentu będziemy musieli napisać formułę, która będzie wybierać odpowiednią kolumnę w zależności od ilości przepracowanych godzin. Czwarty argument to przeszukiwany_zakres, czyli rodzaj dopasowania. Wpisujemy tutaj wartość 0 dla dopasowania dokładnego co widać na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – wybór dopasowania w funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;$E$2:$H$5;2;0)
Zatwierdzamy powyższą formułę i kopiujemy w dół. Otrzymamy stawki godzinowe dla poszczególnych pracowników przedstawione na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – stawka godzinowa dla poszczególnych pracowników
Wyciągnęliśmy stawki godzinowe dla poszczególnych pracowników. Ale ta stawka jest wyciągnięta z kolumny F, czyli dla ilości przepracowanych godzin do 100. Stawka ta jest zależna od ilości przepracowanych godzin każdego pracownika podanych w kolumnie B. Aby uwzględnić te zmiany, musimy w miejsce wpisanego na stałe argumentu nr_indeksu_kolumny wstawić funkcję PODAJ.POZYCJĘ. Pierwszym argumentem funkcji jest szukana_wartość, czyli liczba przepracowanych godzin (B2). Drugi argument to przeszukiwana_tab, czyli nagłówki naszych danych z progami ilości godzin zablokowane bezwzględnie ($F$1:$H$1). Trzeci argument to typ_porównania, czyli mniejsze niż w naszym przykładzie – wpisujemy wartość 1 (rys. nr 4).
Rys. nr 4 – typy porównania w funkcji PODAJ.POZYCJĘ
Funkcja PODAJ.POZYCJĘ będzie szukała w której kolumnie znajduje się ilość przepracowanych godzin przez danego pracownika. Jeśli np. ilość godzin będzie wynosiła 200 to funkcja poda numer kolumny H. Musimy zwrócić uwagę, że wynik funkcji PODAJ.POZYCJĘ jest o 1 mniejsza niż ilość kolumn, których potrzebujemy w funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, bo zaznaczaliśmy o jedną kolumnę mniejszy zakres (tylko kolumny od F do H). Dlatego do tego argumentu musimy dodać wartość 1.
Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:
Powyższą formułę zatwierdzamy i kopiujemy w dół. Otrzymamy dane przedstawione na rys. nr 5.
Rys. nr 5 – stawka godzinowa pracowników według ilości przepracowanych godzin
Otrzymaliśmy prawidłowe stawki godzinowe dla poszczególnych pracowników. Pozostaje nam pomnożyć stawkę godzinową przez ilość przepracowanych godzin. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
W tym poście poznamy funkcję bazodanową i nauczymy się z niej korzystać — BD.ILE.REKORDÓW.A
Temat ten omówimy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
W tym zadaniu chcemy obliczyć, ile kontraktów podpisały poszczególne grupy pracowników. Wszystkie funkcje bazodanowe w Excelu zaczynają się od ciągu znaków BD. W tej funkcji będziemy liczyć niepuste komórki / zakresy. Formułę wpisujemy w komórkę F6. Pierwszym argumentem funkcji jest baza, czyli baza danych – cały zakres danych, z których będziemy chcieli wyciągnąć informacje. U nas jest to zakres $A$1:$C$25, zablokowany bezwzględnie. Zależy nam, żeby zakres danych się nie przesuwał, bo naszą formułę będziemy przeciągać w prawo. Drugi argument funkcji to pole, czyli kolumna wypełniona danymi z nazwami pracowników (kolumna 3). Trzeci argument funkcji to kryteria, czyli dane według których chcemy przeanalizować nasze dane (dane z kolumny F – F2:F5. Ten zakres zostawiamy względny, bo chcemy, aby przesuwał się odpowiednio przy przeciąganiu formuły. Jeśli naszym Menadżerem będą Jan, Mateusz lub Janina to funkcja BD.ILE.REKORDÓW.A będzie dodawać odpowiednie wartości, zliczać je. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=BD.ILE.REKORDÓW.A($A$1:$C$25;3;F2:F5)
Powyższą formułę zatwierdzamy i kopiujemy w bok. Otrzymamy podliczone dane przedstawione na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – podliczone rekordy dla poszczególnych grup pracowników
Jak widać na rysunku powyżej pierwsza grupa menadżerów podpisała 8 kontraktów, druga 3, a trzecia 13. Istotne jest, żeby zwracać uwagę na zakresy danych w formułach. Tutaj mamy łatwą sytuację, bo w każdej grupie mamy 3 pracowników (ta sama ilość). Gdybyśmy usunęli jednego pracownika z drugiej grupy otrzymamy błędny wynik, co widać na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – błędny wynik po usunięciu jednego pracownika
Wartość sprzedaży podskoczyła do 24. Dzieje się tak dlatego, że tutaj budowane są kryteria na zasadzie lub. Interesuje nas sprzedawca Suzan lub Róża lub puste pole, czyli dowolna wartość w komórce. Podsumowując w miejsce pustego pola zostały podliczone wartości sprzedaży dla każdego innego sprzedawcy niż Suzan i Róża. Zostały podliczone dokładnie wszystkie możliwe wiersze z nazwami menadżerów (niepuste wiersze). Gdyby dowolny wiersz z nazwą pracownika był pusty nie zostałby zliczony, co widać na rys. nr 4.
Rys. nr 4 – nie zliczony pusty wiersz z kolumny C
Podsumowując funkcja BD.ILE.REKORDÓW.A zlicza wszystkie wystąpienia menadżerów według podanych kryteriów. Kryteria rozpatrywane są na zasadzie lub.
