W tym poście nauczymy się jak stworzyć ranking sprzedawców. W przykładowych danych na rys. nr 1 mamy zestawienie sprzedawców i ich sprzedaż. Z tych danych musimy zrobić podsumowanie sprzedaży poszczególnych sprzedawców, a następnie zrobić ranking, czyli wyciągnąć sprzedawców z największą sprzedażą.

Rys. nr 1 – przykładowe dane
Rys. nr 1 – przykładowe dane

Najpierw zadanie to wykonamy za pomocą formuł i funkcjonalności Excela, a następnie to samo zadanie wykonamy z wykorzystaniem tabeli przestawnej.

Pierwszym krokiem będzie wyciągnięcie unikatowych wartości z kolumny Sprzedawca. Możemy ręcznie skopiować wszystkich sprzedawców z kolumny B za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C, a następnie wkleić do kolumny G za pomocą skrótu Ctrl+V. Zaznaczamy kolumnę G (Sprzedawca), a następnie wybieramy ikonkę polecenia Usuń duplikaty z karty Dane (rys. nr 2).

Rys. nr 2 – polecenie Usuń duplikaty
Rys. nr 2 – polecenie Usuń duplikaty

Excel wyświetli nam komunikat Ostrzeżenie o usuwaniu duplikatów, w którym zaznaczamy checkbox przy opcji Pozostawić obecnie zaznaczony obszar, następnie zatwierdzamy komunikat przyciskiem Usuń duplikaty (rys. nr 3).

Rys. nr 3 – Ostrzeżenie o usuwaniu duplikatów
Rys. nr 3 – Ostrzeżenie o usuwaniu duplikatów

Wyświetli się okno Usuwania duplikatów, które zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 4).

Rys. nr 4 – okno Usuwania duplikatów
Rys. nr 4 – okno Usuwania duplikatów

Wyświetli się kolejny komunikat, tym razem z informacją o liczbie usuniętych duplikatów i unikatowych wartości przedstawiony na rys. nr 5, który zatwierdzamy przyciskiem OK.

Rys. nr 5 – komunikat Excela
Rys. nr 5 – komunikat Excela

Otrzymamy kolumnę z sześcioma unikatowymi wartościami przedstawioną na rys. nr 6.

Rys. nr 6 – kolumna z unikatowymi wartościami (sprzedawcami)
Rys. nr 6 – kolumna z unikatowymi wartościami (sprzedawcami)

Powyższe dane możemy posortować od A do Z za pomocą ikonki polecenia na karcie Dane (rys. nr 7).

Rys. nr 7 – polecenie sortowania danych od A do Z
Rys. nr 7 – polecenie sortowania danych od A do Z

Teraz musimy podsumować sprzedaż poszczególnych sprzedawców. Użyjemy do tego funkcji SUMA.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest zakres, czyli zakres po którym będziemy sprawdzać nasze kryterium (aby zaznaczyć całą kolumnę możemy użyć skrótu klawiszowego Ctrl+Shift+Strzałka w dół. Zaznaczony zakres (B2:B325) blokujemy bezwzględnie za pomocą klawisza F4. Drugi argument funkcji to kryteria, czyli nazwa aktualnego sprzedawcy, którego nie blokujemy, ponieważ ma się przesuwać w dół razem z kopiowanie formuły na wiersze poniżej. Trzeci argument funkcji to suma_zakres, czyli kolumna, po której chcemy podsumować nasze dane (E2:E325), zablokowana bezwzględnie. Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:

=SUMA.JEŻELI($B$2:$B$325;G2;$E$2:$E$325)

Powyższą formułę zatwierdzamy i kopiujemy w dół. Otrzymamy podsumowanie sprzedaży przedstawione na rys. nr 8.

Rys. nr 8 – podsumowanie sprzedaży unikatowych sprzedawców
Rys. nr 8 – podsumowanie sprzedaży unikatowych sprzedawców

Otrzymaliśmy sprzedaż sumaryczną wszystkich sprzedawców. Teraz możemy wykorzystać funkcję POZYCJA.NAJW (pozycja największa), żeby określić pozycję danego wyniku w rankingu. Pierwszym argumentem funkcji jest liczba, czyli konkretna wartość sprzedaży (H2). Drugi argument funkcji to odwołanie, czyli zakres, z którego chcemy zrobić ranking (H2:H7), zablokowany bezwzględnie za pomocą klawisza F4. Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:

=POZYCJA.NAJW(H2;$H$2:$H$7)

Powyższą formułę zatwierdzamy i przeciągamy na wiersze poniżej. Otrzymamy ranking pozycję poszczególnych sprzedawców w rankingu sprzedaży przedstawiony na rys. nr 9.

Rys. nr 9 – ranking sprzedawców według wysokości sprzedaży
Rys. nr 9 – ranking sprzedawców według wysokości sprzedaży

Jak widać na rysunku powyżej mamy przyznane miejsca w rankingu, Cezary jest na pierwszym miejscu a Paulina na ostatnim – szóstym. Aby ranking dobrze się prezentował to musimy mieć posortowanych sprzedawców według miejsc, które kolejno zajmują. Wykorzystamy do tego funkcje INDEKS, która będzie "patrzyła" na kolumnę G (Sprzedawca), czyli w pierwszym argumencie podajemy zakres zablokowany bezwzględnie — $G$2:$G$7. Drugi argument to nr_wiersza, czyli pozycja poszczególnych sprzedawców. Aby uzyskać te pozysje musimy użyć funkcji PODAJ.POZYCJĘ. Pierwszym argumentem funkcji jest szukana_wartość, czyli numer pozycji, której szukamy – pozycja 1 (komórka K2). Drugi argument to przeszukiwana_tab, czyli kolumna z rankingiem zablokowana bezwzględnie ($I$2:$I$7). Trzeci argument to typ_porównania, wpisujemy wartość 0 – dopasowanie dokładne. Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:

=INDEKS($G$2:$G$7;PODAJ.POZYCJĘ(K2;$I$2:$I$7;0))

Funkcja PODAJ.POZYCJĘ zwraca nam numer wiersza z danym numerem w indeksie, a funkcja INDEKS zwraca nam wartość z tego wiersza. Po zatwierdzeniu powyższej formuły i skopiowaniu jej w dół, otrzymamy ranking przedstawiony na rys. nr 10.

Rys. nr 10 – ranking sprzedawców
Rys. nr 10 – ranking sprzedawców

Teraz pokażemy rozwiązanie wykorzystujące tabelę przestawną. Zaznaczamy pojedynczą komórkę w tablicy danych, na podstawie których chcemy wykonać tabelę przestawną. Wybieramy polecenie Tabela przestawna z karty Wstawianie (rys. nr 11).

Rys. nr 11 – polecenie Tabela przestawna
Rys. nr 11 – polecenie Tabela przestawna

Otworzy nam się okno Tworzenia tabeli przestawnej, w którym wybieramy, gdzie chcemy umieścić raport w postaci tabeli przestawnej (Istniejący arkusz), wskazujemy konkretną komórkę (np. G10). Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK.

Rys. nr 12 – okno Tworzenia tabeli przestawnej
Rys. nr 12 – okno Tworzenia tabeli przestawnej

Przeciągamy Sprzedawcę do obszaru Etykiet wierszy (punkt 1 na rys. nr 13), następnie przeciągamy Sprzedaż do obszaru Podsumowań wartości (punkt 2).

Rys. nr 13 – tworzenie tabeli przestawnej
Rys. nr 13 – tworzenie tabeli przestawnej

Otrzymamy tabelę przedstawioną na rys. nr 14.

Rys. nr 14 – tabela przestawna
Rys. nr 14 – tabela przestawna

Mamy podsumowanie sprzedaży. W kolumnie Suma z Sprzedaż powinniśmy zmienić formatowanie, w tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę z tej kolumny, następnie z podręcznego menu wybieramy polecenie Format liczby (rys. nr 15).

Rys. nr 15 – polecenie Format liczby
Rys. nr 15 – polecenie Format liczby

Otworzy nam się okno Formatowania komórek, gdzie w polu Kategoria wybieramy Walutowe, następnie zatwierdzamy zmianę przyciskiem OK (rys. nr 16).

Rys. nr 16 – zmiana formatowania na walutowe
Rys. nr 16 – zmiana formatowania na walutowe

Otrzymamy sformatowane dane przedstawione na rys. nr 17.

Rys. nr 17 – sformatowane dane
Rys. nr 17 – sformatowane dane

W tabeli przestawnej możemy sobie posortować dane od największej do najmniejszej za pomocą ikony sortowania od Z do A na karcie Dane. Posortowane dane zostały przedstawione na rys. nr 18.

Rys. nr 18 – posortowane dane
Rys. nr 18 – posortowane dane

Otrzymaliśmy niejako ranking, ale nas mniej interesuje wartość sprzedaży, a bardziej numer pozycji danego sprzedawcy. Pole Sprzedaż jeszcze raz przeciągniemy do obszaru podsumowań wartości jak na rys. nr 13 (punkt 2). W nowej kolumnie klikamy prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu rozwijamy polecenie Pokaż wartości jako, a następnie wybieramy polecenie Porządkuj wartości od największych do najmniejszych (rys. nr 19).

Rys. nr 19 – polecenie Porządkuj wartości od największych do najmniejszych
Rys. nr 19 – polecenie Porządkuj wartości od największych do najmniejszych

Otworzy nam się okno Pokazywania wartości jako, gdzie na liście rozwijanej w polu podstawowym wybieramy Sprzedawca. Tak ustawiony parametr zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 20).

Rys. nr 20 – okno Pokazywania wartości jako
Rys. nr 20 – okno Pokazywania wartości jako

Otrzymamy ranking sprzedawców w odpowiedniej kolejności, ponieważ wcześniej posortowaliśmy dane. Ponadto możemy zmienić nazwę kolumny Suma z Sprzedaż2 na Ranking (rys. nr 21).

Rys. nr 21 – ranking sprzedawców
Rys. nr 21 – ranking sprzedawców

Możemy pozbyć się wartości Suma końcowa, ponieważ jest nam zbędna. W tym celu rozwijamy polecenie Sumy końcowe (punkt 2 na rys. nr 22) z karty Projektowanie (punkt 1), a następnie wybieramy polecenie Wyłącz dla wierszy i kolumn (punkt 2).

Rys. nr 22 – ścieżka dostępu do polecenia Wyłącz dla wierszy i kolumn
Rys. nr 22 – ścieżka dostępu do polecenia Wyłącz dla wierszy i kolumn

Otrzymamy tabelę przestawną z rankingiem sprzedawców bez sumy końcowej przedstawioną na rys. nr 23.

Rys. nr 23 – ranking sprzedawców bez sumy końcowej
Rys. nr 23 – ranking sprzedawców bez sumy końcowej

Podsumowując stworzenie rankingu możemy wykonać na dwa sposoby, za pomocą funkcjonalności klasycznego Excela i tabeli przestawnej. Jak widać powyżej szybszym sposobem jest wykorzystanie tabeli przestawnej.


Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny

Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą)
II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.

Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".

Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query.
A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.

Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.

Aktualnie w promocji urodzinowej możesz mieć Mistrza Excela w obniżonej cenie, jeśli tylko wpiszesz kod 35URODZINY
https://exceliadam.pl/produkt/ksiazka-mistrz-excela

Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie.
Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych. 

W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.

Power Query
https://www.udemy.com/course/mistrz-power-query/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Excela
https://www.udemy.com/mistrz-excela/?couponCode=35URODZINY

Dashboardy
https://www.udemy.com/course/excel-dashboardy/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Formuł
https://www.udemy.com/course/excel-mistrz-formul/?couponCode=35URODZINY

VBA
https://www.udemy.com/course/excel-vba-makra/?couponCode=35URODZINY

Microsoft Power BI
https://www.udemy.com/course/power-bi-microsoft/?couponCode=35URODZINY

Książka Mistrz Excela reklama