W dzisiejszym poście omówimy funkcje WYSZUKAJ.PIONOWO zwracającą
wszystkie wartości spełniające dane warunki oraz POŁĄCZ.TEKSTY. Zagadnienie to
omówimy na podstawie przykładowych danych z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
W filmie Excel VBA odcinek 12 ( https://www.youtube.com/watch?v=nUhq-noDd2k )
pokazałem jak samodzielnie napisać funkcje, która znajdzie wszystkich
sprzedawców z np. województwa świętokrzyskiego (rys. nr 2).
rys. nr 2 — Szukanie sprzedawców według województwa
Od kiedy udało mi się zainstalować licencję 365 Microsoft MVP
mam dostęp do funkcji POŁĄCZ.TEKSTY, dzięki której możemy znacznie szybciej przypisać
sprzedawców do konkretnych województw. Aby dobrze zrozumieć jak działa ta
funkcja omówimy sobie jej poszczególne argumenty. Zapis funkcji będzie wyglądał
następująco:
=POŁĄCZ.TEKSTY(", ";FAŁSZ;D2:D8)
Pierwszym argumentem funkcji jest Ogranicznik, w naszym przypadku będzie to przecinek i spacja (", "), czyli sposób rozdzielenia wyników. Kolejnym argumentem jest Ignoruj_puste, czyli PRAWDA (ignoruj puste komórki) lub FAŁSZ (uwzględnij puste komórki). W naszym przykładzie wybierzemy FAŁSZ (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Drugi argument funkcji
Następnym argumentem jest Tekst_1, czyli tekst lub zakresy tekstu, które chcemy połączyć. W naszym przykładzie zaznaczymy sobie nazwy województw i dwie komórki poniżej, żeby zobaczyć zachowanie funkcji dla pustych komórek (zakres D2:D8). Wybraliśmy jako drugi argument FAŁSZ, dlatego na końcu mamy uwzględnione puste komórki (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Uwzględnione puste komórki w wyniku funkcji POŁĄCZ.TEKSTY
W większości sytuacji chcemy ignorować puste komórki
(wpisujemy PRAWDA lub 1), dlatego nasza formuła powinna wyglądać następująco:
=POŁĄCZ.TEKSTY(", ";PRAWDA;D2:D8)
Kiedy zatwierdzimy tak wpisaną formułę nie mamy już
dodatkowych przecinków i pustych miejsc w wynikach.
Teraz kiedy wiemy jak działa funkcja POŁĄCZ.TEKSTY, musimy
podać funkcji właściwe zakresy dane. Będziemy do tego potrzebować formuły tablicowej
– funkcji JEŻELI, która najpierw sprawdzi nam kryteria. Naszym kryterium jest
województwo, czyli zaznaczamy zakres $A$2:$A$18 i porównujemy ten zakres do
województwa które nas interesuje w tym momencie, czyli do komórki D2. Jeżeli
danym wierszu jest wartość która nas interesuje, to chcemy otrzymać sprzedawcę,
czyli jako drugi argument funkcji JEŻELI zaznaczamy zakres ze sprzedawcami
($B$$:$B$18). Natomiast w sytuacji kiedy nasz warunek nie jest spełniony chcemy
otrzymać pusty ciąg tekstowy, czyli jako trzeci argument wpisujemy nic ("").
Zapis funkcji będzie wyglądał następująco:
Jeśli podejrzymy sobie wynik funkcji JEŻELI za pomocą
klawisza F9 w trybie edycji komórki zobaczymy następujące wyniki (rys. nr 5)
rys. nr 5 — Podgląd wyników w trybie edycji komórki
Otrzymamy kilku sprzedawców dla województwa świętokrzyskiego
i puste ciągi tekstowe dla pozostałych województw. Pamiętamy, że cyfra 1 w
funkcji POŁĄCZ.TEKSTY ignoruje te puste miejsca, więc jako wynik otrzymamy
tylko imiona sprzedawców. Zatwierdzamy formułę i otrzymujemy błąd- za dużo
sprzedawców (rys. nr 6).
rys. nr 6 — Błędny wynik funkcji
Błąd ten wynika z tego iż funkcja JEŻELI jest formułą
tablicowa i żeby zadziałała poprawnie należy ją zatwierdzić używając skrótu
klawiszowego Ctrl+Shift+Enter (rys. nr 7).
rys. nr 7 — Poprawny wynik funkcji tablicowej
Przeciągamy formułę w dół i otrzymujemy wyniki dla wszystkich województw (rys. nr 8 ).
rys. nr 8 — Wynik działania funkcji dla całej tabeli
Podsumowując skorzystanie z funkcji JEŻELI i POŁĄCZ.TEKSTY jest
dużo prostsze niż pisanie kodów w VBA. Musimy jednak pamiętać o prawidłowych
zakresach danych i o zatwierdzaniu formuł tablicowych skrótem klawiszowym Ctrl+Shift+Enter.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W tym poście zajmiemy się zagadnieniem tworzenia
niewidzialnego tekstu. Możemy również stworzyć niewidzialne wartości takie jak
liczby, wartości logiczne.
Czasami potrzebujemy checkboxów (okien wyboru), które mają
połączenie z dowolną komórką, u nas z komórką $B$1. Możemy to sprawdzić
Klikając na komórkę prawym przyciskiem myszy, w podręcznym menu wybieramy
Formatuj formant. Otworzy nam się okno Formatowanie formantu, w którym mamy
podane do jakiej komórki odwołuje się nasz checkbox (rys. nr 1a i 1b).
rys. nr 1a — Formatuj formant
rys. nr 1b — Okno Formatowania formantu
W zależności od stanu zaznaczenia checkboxa, w komórce B1
pojawia się wartość logiczna PRAWDA lub FAŁSZ (rys. nr 2)
rys. nr 2 — Wartość logiczna PRAWDA lub FAŁSZ
Nie chcemy, aby ta wartość logiczna wyświetlała się
docelowemu użytkownikowi, więc musimy ją ukryć. Możemy to zrobić na dwa
sposoby. Pierwszy i zarazem najłatwiejszy sposób polega na zmianie koloru
czcionki na taki sam jak wypełnienie komórki. Wystarczy w karcie Narzędzia
główne rozwinąć kolory czcionek (rys. nr 3)
rys. nr 3 — Zmiana koloru trzcionki
W efekcie otrzymujemy czystą komórkę, ale wiemy, że tam dalej
jest wartość, która jest po prostu niewidoczny ze względu na taki sam kolor jak
wypełnienie komórki. W pasku formuły możemy zobaczyć ukryty tekst (rys. nr 4)
rys. nr 4 — Pole formuły
Ma to taką wadę, że jeśli zmienimy kolor wypełnienia komórki,
tekst znowu stanie się widoczny. Metoda ta jest skuteczna, bo nieświadomy
użytkownik nie zainteresuje się wizualnie pustą komórką.
Jeżeli będziemy chcieli użyć tej komórki do jakiejś funkcji
to odwołanie do niej zadziała, mimo że jest niewidoczna (rys. nr 5)
rys. nr 5 — Odwołanie do komórki z niewidocznymi danymi
Drugim sposobem stworzenia niewidzialnego tekstu jest użycie
Formatowania liczbowego niestandardowego. Pokażemy to na danych z rysunku nr 6.
rys. nr 6 — Przykładowe dane
Zaznaczamy
komórki, które mają być niewidoczne i używając skrótu klawiszowego Ctrl + 1,
otwieramy okno Formatowanie komórek, następnie na zakładce Liczby wybieramy Kategorię
formatowania Niestandardowe, a w pole Typ wpisujemy trzy średniki (;;;) — rys.
nr 7
rys. nr 7 — Okno Formatowanie komórek
Można powiedzieć, że nie formatujemy w ogóle naszych danych,
bo nie dajemy żadnego kodu. Trzy średniki oddzielają 4 sekcje formatowania –
dodatnią,ujemną, zerową i tekstową. Kiedy nie przypisujemy im formatowania,
Excel pokaże nam wynik jako nic, nie będzie widać żadnych wartości w
zaznaczonych komórkach.
Zawartość
tych komórek jest niewidoczna dla użytkownika, ale odwołanie do nich zadziała
(rys. nr 8).
rys. nr 8 — Odwołanie do komórek z niewidocznymi danymi
Możemy użyć danych z tych niewidocznych komórek np. do
wyświetlania nagłówków wykresów, czy w polach tekstowych. U nas użyliśmy do
wyświetlenia pola tekstowego na kształcie (rys. nr 9)
rys. nr 9 — Pole tekstowe na kształcie
Do wyświetlenia nagłówka z rysunku nr 9 użyliśmy formuły = B8&B9, czyli połączyliśmy tekst z dwóch komórek w jedną spójną całość, aby
uzyskać tytuł naszego pola tekstowego. Drugie rozwiązanie jest lepsze, ponieważ
zmiana koloru wypełnienia komórki nie wpływa na widoczność wartości wpisanych w
tak sformatowane komórki.
Podsumowując, ukrywamy dane, kiedy nie chcemy, żeby były
widoczne w danym miejscu, ale nadal możemy się do nich odwołać w formułach i
funkcjach. Pierwszy sposób – łatwiejszy, polega na zmianie koloru czcionki w
komórce na kolor wypełnienia komórki. Drugi natomiast polega na zmianie
formatowania na niestandardowe.
Ważne
jest, że w obu sposobach dane te, mimo iż nie są widoczne, są przechowywane,
czyli możemy się do nich odwołać np. w formułach, nagłówkach i polach
tekstowych.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
