Unikatowe wartości Archives - Kurs excel - Płatny kurs excela

Excel — Ranking sprzedawców tablicowo — porada 399

utworzone przez Adam Kopeć | mar 1, 2021 | Excel | 0 komentarzy

W tym poście nauczymy się jak można stworzyć ranking sprzedawców tablicowo, korzystając z formuł kolumn pomocniczych. Ten film rozpoczyna cykl trzech filmów (porada 399, 400 i 401). W pierwszej poradzie będziemy budować listę sprzedawców tablicowo z użyciem kolumn pomocniczych (każde kolejne obliczenie jest w osobnej kolumnie). W drugiej poradzie będziemy chcieli te dane połączyć w całość, co niestety nie jest tak proste jak by się mogło wydawać. Na koniec w trzeciej poradzie tą połączoną formułę ponazywamy, żeby wykorzystać funkcję ZEZWALAJ.

Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.

Zaczynamy od wyciągnięcia poszczególnych elementów tablicowo, czyli dane będą się same rozlewać, co oznacza, że nasze dane będą dynamiczne. Najpierw potrzebujemy unikatowych sprzedawców. Użyjemy tutaj funkcji UNIKATOWE, której pierwszym argumentem jest Tablica, czyli kolumna tabeli z rys. nr 1 o nazwie Sprzedawca (tSprzedażk[Sprzedawca]). Pozostałe argumenty są opcjonalne i je pomijamy. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:

=UNIKATOWE(tSprzedażk[Sprzedawca])

Powyższą formułę zatwierdzamy, otrzymamy listę unikatowych sprzedawców przedstawioną na rys. nr 2.

Tutaj nie musimy sortować sprzedawców. Dopiero w kolejnej tabeli pomocniczej wyznaczymy ich miejsca. W kolejnym etapie musimy dla naszych unikatowych sprzedawców podliczyć sprzedaż. Użyjemy do tego funkcji SUMA.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest zakres, czyli kolumna, po której będziemy sprawdzać nasze kryterium (tSprzedażk[Sprzedawca]). Drugi argument funkcji to kryteria, czyli nasz rozlany zakres z listą unikatowych sprzedawców (G2#). Według nowej nomenklatury nazw w Excelu, w zapisie dokładamy znak hash (#) do komórki, w której jest formuła z rozlanym zakresem. Trzeci argument funkcji to suma_zakres, czyli kolumna, po której chcemy zsumować wartości (tSprzedażk[Sprzedaż]). Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:

=SUMA.JEŻELI(tSprzedażk[Sprzedawca];G2#; tSprzedażk[Sprzedaż])

Po zatwierdzeniu formuły otrzymamy zsumowane wartości sprzedaży przedstawione na rys. nr 3.

Rys. nr 3 – zsumowane wartości sprzedaży dla unikatowych sprzedawców

Teraz chcemy znaleźć pozycje poszczególnych sprzedawców w rankingu względem wysokości sprzedaży. Wykorzystamy tutaj funkcję POZYCJA.NAJW. Pierwszym argumentem funkcji jest liczba, czyli zaznaczamy tutaj rozlany zakres w kolumnie H (H2#). Drugi argument funkcji to odwołanie, w którym kolejny raz zaznaczamy nasz rozlany zakres z kolumny H (H2#). W tym zapisie chodzi o to, że funkcja POZYCJA.NAJW zwróci nam wynik dla każdej wartości sprzedaży z naszej tablicy. Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:

=POZYCJA.NAJW(H2#;H2#)

Po zatwierdzeniu formuły otrzymamy pozycje poszczególnych wartości sprzedaży przedstawione na rys. nr 4.

Rys. nr 4 – pozycja poszczególnych wartości sprzedaży

Teraz potrzebujemy ułożyć pozycje z kolumny I w odpowiedniej kolejności, aby stworzyć ranking sprzedawców. Musimy stworzyć sekwencję liczb od 1 do 6, bo tylu mamy unikatowych sprzedawców. Użyjemy tutaj funkcji SEKWENCJA, której pierwszym argumentem są wiersze, czyli musimy zliczyć ilość wierszy, których potrzebujemy. Wiersze zliczymy za pomocą funkcji ILE.WIERSZY, której argumentem jest tablica (zakres listy unikatowych sprzedawców – G2#). Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:

=SEKWENCJA(ILE.WIERSZY(G2#))

Powyższą formułę zatwierdzamy, otrzymamy sekwencję od 1 do 6 przedstawioną na rys. nr 5.

Rys. nr 5 – sekwencja liczb od 1 do 6 (ilość wszystkich unikatowych sprzedawców)

Pozostaje nam przypisać do tych uporządkowanych miejsc (rys. nr 5) odpowiednich sprzedawców. W Excelu tablicowym możemy wykorzystać funkcję X.WYSZUKAJ. Pierwszym argumentem funkcji jest szukana_wartość, czyli kolumna z naszą sekwencja w odpowiedniej kolejności (K2#). Drugi argument to szukana_tablica, czyli kolumna, w której będziemy szukać naszych wartości (I2#). Trzeci arguemnt funkcji to zwracana_tablica, czyli kolumna, z której chcemy otrzymać wartość — nazwę sprzedawcy (G2#). Cały zapis formuły powinien wyglądać następująco:

=X.WYSZUKAJ(K2#;I2#;G2#)

Po zatwierdzeniu formuły otrzymamy dopasowanych sprzedawców do rankingu przedstawionych na rys. nr 6.

Rys. nr 6 – lista sprzedawców dopasowana do rankingu

Każda z użytych dziś formuł działa prawidłowo a dodatkowo jest dynamiczna. Mianowicie mamy przygotowaną w przykładowych danych drugą tabelkę, którą teraz dokleimy do naszych danych bazowych (rys. nr 7).

Rys. nr 7 – dodatkowa tablica danych, którą dokleimy do danych bazowych

Po doklejeniu danych możemy zauważyć w naszych kolumnach pomocniczych zmiany, mianowicie dane automatycznie się zaktualizowały. Jak widać na rys. nr 8 zmieniła się lista unikatowych sprzedawców i ilość miejsc w rankingu.

Rys. nr 8 – automatycznie zaktualizowane dane

Podsumowując, jeśli mamy możliwość rozbicia sobie takich obliczeń na poszczególne kroki, to wtedy obliczenia są proste i przede wszystkim wszystkie te formuły działają dynamicznie. Za każdym razem, kiedy zmienią się dane bazowe, zmienią się również wyniki. W kolejnej poradzie połączymy ten zapis. Niestety funkcja POZYCJA.NAJW będzie nam w tym przeszkadzać, co znacznie utrudni obliczenia i dołoży nam kolejnych obliczeń.

Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny

Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą)
II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.

Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".

Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query.
A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.

Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.

Aktualnie w promocji urodzinowej możesz mieć Mistrza Excela w obniżonej cenie, jeśli tylko wpiszesz kod 35URODZINY
https://exceliadam.pl/produkt/ksiazka-mistrz-excela

Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie.
Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.

W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.

Power Query
https://www.udemy.com/course/mistrz-power-query/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Excela
https://www.udemy.com/mistrz-excela/?couponCode=35URODZINY

Dashboardy
https://www.udemy.com/course/excel-dashboardy/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Formuł
https://www.udemy.com/course/excel-mistrz-formul/?couponCode=35URODZINY

VBA
https://www.udemy.com/course/excel-vba-makra/?couponCode=35URODZINY

Microsoft Power BI
https://www.udemy.com/course/power-bi-microsoft/?couponCode=35URODZINY

Excel — Licz unikatowe wartości za pomocą tabeli przestawnej — porada 326

utworzone przez Adam Kopeć | sty 31, 2019 | Excel | 11 Komentarze

W tym poście zajmiemy się liczeniem wartości unikatowych za pomocą tabeli przestawnej.

Będziemy działać na przykładowych danych, zawierających transakcje i klientów w skali roku. (Rys. nr 1)

W celu wyznaczenia wartości unikatowych, musimy stworzyć tabelę przestawną. Wybieramy z karty Wstawianie Tabelę przestawną. (Rys. nr 2)

Rys. nr 2 — Wstawianie tabeli przestawnej

Otworzy nam się okno Tworzenie tabeli przestawnej. Zaznaczamy zakres danych, czyli naszą tabelę z klientami. Wybieramy, gdzie chcemy wstawić tabelę – w naszym przypadku istniejący arkusz i wskazujemy konkretną komórkę – u nas $E$1. (Rys. nr 3) Następnie dodajemy naszą tabelę do modelu danych. Ważne jest, że ta możliwość istnieje dopiero od Excela 2013 i pozwala nam ona policzyć ilość unikatowych wartości. Zatwierdzamy wpisane w okno Tworzenia tabeli przestawnej wartości przyciskiem OK.

Rys. nr 3 — Okno tworzenia tabeli przestawnej

W efekcie otrzymujemy puste okno tabeli przestawnej, w której trzeba wybrać pola z listy Pól tabeli przestawnej. Pole Data przeciągamy do obszaru etykiet wierszy tabeli przestawnej. (Rys. nr 4)

Ze względu na ustawienia mojego Excela daty w Tabeli Przestawnej są automatycznie grupowane po miesiącach (Rys. nr 5)

Rys. nr 5 — Grupowanie po miesiącach w tabeli przestawnej

Jeśli wyświetlą się Ci całe daty, to kliknij prawym przyciskiem myszy na dowolną z dat i wybierz polecenie Grupuj. Rozwinie nam się okno, gdzie możemy wybrać kryterium grupowania. Wybieramy Miesiące i zatwierdzamy przyciskiem OK. (Rys. nr 6)

Nie chcemy mieć przy nazwach miesięcy plusów (+) do rozwijania dat, więc musimy usunąć niższy poziom hierarchii, czyli dni spod miesięcy. W tym celu odznaczamy pole/kolumnę Data, a zostawiamy Data (miesiące). (Rys. nr 7)

Rys. nr 7 — Usunięcie niższego poziomu hierarchii

Następnie pole Klienci przeciągamy 2 razy do obszaru Wartości/Podsumowań tabeli przestawnej (Rys. nr 8). Pierwsze (domyślne) obliczenie to zliczenie wszystkich transakcji w danym miesiącu. Drugiego obliczenia użyjemy do obliczenia ilości unikatowych klientów, czyli chcemy zliczyć konkretnego klienta tylko raz.

W celu wyznaczenia unikatowych wartości klikamy prawym przyciskiem myszy w dowolną komórkę z podsumowaniem wartości w drugiej kolumnie i z podręcznego menu wybieramy opcję Ustawienia pola wartości. (Rys nr 9)

Rys. nr 9 — Podręczne menu — Ustawienia pola wartości

Otworzy nam się okno Ustawienia pola wartości. Jeśli mamy Excela 2013 lub nowszego możemy wybrać z listy typów obliczeń (na samym końcu) Liczność unikatowych wartości i zatwierdzamy nasz wybór przyciskiem OK. (Rys. nr 10)

Rys. nr 10 —
Liczność unikatowych wartości

W efekcie naszych działań, otrzymujemy tabelę przestawną z podliczonymi unikatowymi klientami w danym miesiącu. (Rys. nr 11)

Rys. nr 11 — Tabela przestawna z unikatowymi wartościami

Na koniec możemy sprawdzić działanie naszej tabeli przestawnej. Jeśli zmienimy np. u klienta Eliza Dudek datę z marca na kwiecień i odświeżymy naszą tabelę przestawną (klikamy prawym przyciskiem myszy w tabelę przestawną i z podręcznego menu wybieramy opcję Odśwież), to dane ulegną ponownemu przeliczeniu.

Podsumowując obliczenia będą dopasowywać się do kształtu (filtrów) w tabeli przestawnej.