W
dzisiejszym poście nauczymy się jak stworzyć błyskawiczną listę rozwijaną na
pomocą skrótu klawiszowego Alt + Strzałka w dół. Film ten powstał na podstawie
komentarza Pana Jarosława pod filmem z poradą nr 322 (https://www.youtube.com/watch?v=9hpcn-KuwnI).
Zadanie to
wykonamy na podstawie przykładowych danych z rysunku nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Kiedy już stworzymy sobie listę rozwijaną za pomocą polecenia Sprawdzanie poprawności danych z karty Dane (rys. nr 2).
Rys. nr 2 – polecenie Sprawdzanie poprawności danych
Otrzymamy listę rozwijaną przedstawioną na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – stworzona lista rozwijana
Powyższą listę rozwijaną możemy rozwijać bez używania myszki, korzystając ze skrótu klawiszowego Alt+strzałka w dół (rys. nr 4).
Rys. nr 4 – rozwijanie listy za pomocą skrótu klawiszowego Alt+Strzałka w dół
Warto zapamiętać, że ten skrót klawiszowy działa również na zwykłych danych wpisanych w dowolną kolumnę. Mianowicie jeśli mamy np. listę produktów i ustawimy aktywną komórkę pod naszymi danymi (komórka A11), następnie skorzystamy ze skrótu klawiszowego Alt+strzałka w dół, otrzymamy automatyczną listę danych (rys. nr 5).
Rys. nr 5 – automatyczna lista danych
Istotne jest, że ta lista jest unikatowa. Wybierzemy z powyższej listy np. produkt Kokosy, następnie przejdziemy na komórkę poniżej i ponownie skorzystamy ze skrótu klawiszowego Alt+Strzałka w dół, to otrzymamy unikatową listę rozwijaną, czyli żadne elementy nie będą się w niej powtarzać (rys. nr 6).
Rys. nr 6 – automatyczna unikatowa lista rozwijana
Możemy
zauważyć, że produkt Kokosy występują na naszej liście dwukrotnie, natomiast na
liście rozwijanej są tylko raz. Jest to niewątpliwe duże udogodnienie w pracy w
Excelu.
Kolejnym
plusem tego sposobu tworzenia listy rozwijanej jest sytuacja, kiedy wpiszemy w
komórkę pierwszą literę produktu i skorzystamy ze skrótu klawiszowego, to
pojawi nam się lista rozwijana, gdzie aktywny element ustawi się na pierwszym
elemencie rozpoczynającym się od danej, wpisanej przez nas litery (rys. nr 7).
Rys. nr 7 – automatyczne przejście na liście do produktów rozpoczynających się wpisaną literą
Można wpisać
więcej znaków, wtedy na liście podświetlony zostanie element odpowiadający tym
znakom.
Nie jest to
lista rozwijana z pełnym wyszukiwaniem, ale jest to szybkie rozwiązanie, które
w wielu sytuacjach ułatwi i usprawni nam pracę. Lista uzyskana ze sprawdzania
poprawności danych nie daje nam możliwości wpisania znaków, od których ma się
zaczynać nasz szukany element (rys. nr 8).
Rys. nr 8 – możliwości listy rozwijanej ze sprawdzania poprawności danych
Jeśli interesuje Cię lista rozwijana z pełną opcją wyszukiwania to polecam dodatek Jona Acampora. W poradzie nr 379 pokazywałem jak zainstalować Add-inn (https://www.youtube.com/watch?v=ChAG8UtGkPE), natomiast w poradzie nr 380 jak wyciągnąć z niej kod (https://www.youtube.com/watch?v=ChAG8UtGkPE). Wyciągnięcie kodu jest potrzebne, aby ten dodatek przenosił się wraz z plikiem przy jego kopiowaniu, a nie był podpięty do jednego komputera.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W
dzisiejszym poście nauczymy się jak policzyć wszystkie komórki zawierające
konkretny tekst. Naszym zadaniem będzie policzenie ile ciasteczek było w
paczkach, oraz wskazanie wszystkich możliwych par.
W Power
Query odcinku 43 obliczaliśmy ile produktów w paczkach sprzedał konkretny
sprzedawca. Pojawiał się tam taki problem, że mieliśmy np. czterech sprzedawców
a tylko trzech z nich sprzedało produkt ciasteczka. W wyniku naszych działań
pojawiali się tylko sprzedawcy, którzy dany produkt sprzedali (rys. nr 1).
rys. nr 1 — Dane ze sprzedawcami i produktami
Naszym
zadaniem będzie otrzymanie wyniku, w którym Power Query będzie pokazywał każdą
możliwą parę sprzedawca – produkt, również „puste” pary jak na rys. nr 2.
rys. nr 2 — zestawienie danych ze sprzedawcami, którzy nie sprzedali danego produktu
W odcinku
Power Query nr 44 omawialiśmy iloczyn kartezjański, który moglibyśmy wykonać
ręcznie, chociaż jest to bardzo czaso- i pracochłonne przy większej ilości
danych. Zależy nam, aby Power Query sam wyznaczył pary sprzedawca- produkt oraz
dodatkowo podliczył ile poszczególnych produktów sprzedał każdy sprzedawca.
Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 3.
rys. nr 3 — Przykładowe dane
W pierwszym
kroku musimy zaczytać nasze przykładowe dane do Power Query. W tym celu
wybieramy polecenie Z tabeli/zakresu z karty Dane (rys. nr 4).
rys. nr 4 — polecenie zaczytania danych z tabeli/zakresu
Otworzy nam
się Edytor zapytań z wczytaną tabelą tPaczki. Do dalszej pracy musimy
zduplikować nasze zapytanie. Na tych zapytaniach wykonamy różne operacje,
których wyniki odpowiednio ze sobą połączymy. Będą nam potrzebne takie dane jak
unikatowa lista Produktów, Sprzedawców oraz podsumowane wartości sprzedaży.
Musimy wyznaczyć ilość konkretnych produktów sprzedanych przez każdego
sprzedawcę. Będziemy potrzebować 3 zapytań z naszymi danymi bazowymi. W panelu
bocznym z listą zapytań klikamy na nazwę zapytania tPaczki prawym przyciskiem
myszy i z podręcznego menu wybieramy polecenie Duplikuj (zaznaczone zieloną
strzałką na rys. nr 5). Czynność tę powtarzamy, aby otrzymać trzy jednakowe
zapytania.
rys. nr 5 — polecenie Duplikuj zapytanie
Zaczniemy od
grupowania. W tym celu klikamy na zapytanie tPaczki(3) i w panelu bocznym
Ustawień zapytania po prawej stronie ekranu zmieniamy jego nazwę na tGrupowanie
(rys. nr 6).
rys. nr 6 — Zmiana nazwy zapytania w Ustawieniach zapytania
Nasze dane
pogrupujemy po sprzedawcach i produktach, w tym celu musimy najpierw rozdzielić
paczki na poszczególne produkty. Zaznaczamy kolumnę Paczki i rozwijamy
polecenie Podziel kolumny (punkt 2 na rys. nr 7) z karty Narzędzia główne
(punkt 1), a następnie wybieramy polecenie Według ogranicznika (punkt 3).
Należy pamiętać, że nasze dane chcemy rozdzielić na wiersze.
rys. nr 7 — polecenie Podziel kolumny Według ogranicznika
Otworzy nam
się okno Dzielenia kolumny według ogranicznika, gdzie w polu Wybierz lub
wprowadź ogranicznik wybieramy typ –Niestandardowe–, a następnie w polu
poniżej wpisujemy nasz ogranicznik, czyli przecinek i spacja. Rozwijamy opcje
zaawansowane, w których w polu Podziel na, zaznaczamy checkbox Wiersze. Tak
ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 8).
rys. nr 8 — Okno Dzielenia kolumny według ogranicznika
Otrzymamy
podzielone dane przedstawione na rys. nr 9.
rys. nr 9 — Dane podzielone według ogranicznika
Podzielone
dane chcemy pogrupować według sprzedawcy, aby mieć jasne wyniki ile dany
sprzedawca sprzedał produktów. Zaznaczamy kolumny Sprzedawca oraz Paczka,
następnie wybieramy polecenie Grupowanie według z karty Narzędzia główne (rys.
nr 10).
rys. nr 10 — Polecenie Grupowanie według
Otworzy nam
się okno Grupowania według, gdzie możemy pozostać przy domyślnych ustawieniach,
ponieważ naszym celem jest zliczenie produktów. Domyślne parametry zatwierdzamy
przyciskiem OK (rys. nr 11).
rys. nr 11 — Okno Grupowania według
Otrzymamy
pogrupowane dane przedstawione na rys. nr 12.
rys. nr 12 — Pogrupowane dane
Teraz
przechodzimy do zapytania tPaczki (2), któremu zmieniamy nazwę na tProdukty w
Ustawieniach zapytania. Naszym zadaniem w tym zapytaniu jest podzielenie paczek
na poszczególne produkty. Inne kolumny są zbędne. Zaznaczamy kolumnę Paczki, a
następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na jej obszarze i z podręcznego menu
wybieramy polecenie Usuń inne kolumny (rys. nr 13).
rys. nr 13 — polecenie Usuń inne kolumny
Otrzymamy
kolumnę Paczki przedstawioną na rys. nr 14.
rys. nr 14 — dane po usunięciu niepotrzebnych kolumn
Następnie
powyższą kolumnę musimy podzielić według ogranicznika. Rozwijamy polecenie
Podziel kolumny z karty Narzędzia główne, a następnie wybieramy polecenie
Według ogranicznika (tak jak na rys. nr 7).
Otworzy nam
się okno Dzielenia kolumny według ogranicznika, w którym ustawiamy takie same
parametry jak dla zapytania tGrupowanie (jak na rys. nr 8). Parametry te
zatwierdzamy przyciskiem OK.
Otrzymamy
listę wszystkich produktów z poszczególnych paczek przedstawioną na rys. nr 15.
rys. nr 15 — lista produktów z poszczególnych paczek
Naszym
zadaniem jest stworzenie unikatowej listy produktów, więc musimy usunąć
powtarzające się dane. Zaznaczamy kolumnę, rozwijamy polecenie Usuń wiersze
(punkt 2 na rys. nr 16) z karty Narzędzia główne (punkt 1), a następnie
wybieramy polecenie Usuń duplikaty (punkt 3).
rys. nr 16 — polecenie Usuń duplikaty
Ponadto
posortujemy sobie naszą listę alfabetycznie od A do Z za pomocą polecenia na
karcie Narzędzia główne (zaznaczone strzałką na rys. nr 17).
rys. nr 17 — Sortowanie danych od A do Z
Otrzymamy posortowaną
unikatową listę produktów przedstawioną na rys. nr 18.
rys. nr 18 — posortowana unikatowa lista produktów
Ponadto
zmienimy nazwę naszej kolumny na Produkty (rys. nr 19).
rys. nr 19 — Zmiana nazwy kolumny
Teraz
przechodzimy do naszego zapytania głównego tPaczki. Zmieniamy nazwę zapytania w
Ustawieniach zapytania na tPary (rys. nr 20).
rys. nr 20 — Zmiana nazwy zapytania w Ustawieniach zapytania
W pierwszym
etapie chcemy uzyskać unikatową listę sprzedawców. Zaznaczamy kolumnę
Sprzedawca, klikamy prawym przyciskiem myszy na obszarze kolumny i z
podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń inne kolumny (rys. nr 21).
rys. nr 21 — polecenie Usuń inne kolumny
Otrzymamy
kolumnę Sprzedawca, z której chcemy usunąć powtarzających się sprzedawców.
Rozwijamy polecenie Usuń wiersze z karty Narzędzia główne, a następnie
wybieramy polecenie Usuń duplikaty (tak jak na rys. nr 16).
Uzyskaną
listę sortujemy od A do Z za pomocą polecenia z karty Narzędzia główne (jak na
rys. nr 17).
Otrzymamy
posortowaną unikatową listę sprzedawców przedstawioną na rys nr 22.
rys. nr 22 — posortowana unikatowa lista sprzedawców
Na tym
etapie do listy sprzedawców z zapytania tPary chcemy dołożyć listę produktór z
zapytania tProdukty. Kopiujemy nazwę zapytania tProdukty za pomocą skrótu
klawiszowego Ctrl+C. Przechodzimy do zapytania tPary (ważne które zapytanie
jest aktywne) i wybieramy polecenie Kolumna niestandardowa z karty Dodaj
kolumnę (rys. nr 23).
rys. nr 23 — polecenie Kolumna niestandardowa z karty Dodaj kolumnę
Otworzy nam
się okno Kolumny niestandardowej, gdzie w polu Nazwa nowej kolumny wpisujemy
Produkty oraz w polu Formuła kolumny niestandardowej wklejamy skopiowaną nazwę
drugiego zapytania za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+V. Zapis powinien
wyglądać następująco: =tProdukty (w polu formuły robimy odwołanie do innego zapytania
– zaznaczone strzałką na rys. nr 24). Tak ustawione parametry zatwierdzamy
przyciskiem OK.
rys. nr 24 — parametry kolumny niestandardowej
Otrzymamy
pary sprzedawca – produkty. W kolumnie Produkty są tabele z listą unikatowych
produktów (rys. nr 25).
rys. nr 25 — Pary sprzedawca — produkty
Aby rozwinąć
te listy produktów musimy kliknąć na ikonkę ze strzałkami przy nazwie kolumny
Produkty. Otworzy nam się okienko, gdzie zaznaczamy checkbox przy poleceniu
Rozwiń, a następnie odznaczamy checkbox przy poleceniu Użyj oryginalnej nazwy
kolumny jako prefiksu. Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK
(rys. nr 26).
rys. nr 26 — polecenie Rozwiń
Otrzymaliśmy
listę wszystkich możliwych par sprzedawca – produkt przedstawioną na rys. nr 27.
rys. nr 27 — lista wszystkich możliwych par sprzedawca — produkt
Zmieniła się
nazwa kolumny z produktami, aby ją zmienić rozwijamy pasek formuły i tam
wprowadzamy zmianę (zaznaczone strzałką na rys. nr 28).
rys. nr 28 — zmiana nazwy kolumny w pasku formuły
W zapytaniu
tPary otrzymaliśmy wszystkie możliwe kombinacje par między sprzedawcą a
produktem, natomiast w zapytaniu tGrupowanie mamy listę tych par, które
faktycznie istnieją. Z zapytania tGrupowanie będziemy chcieli skorzystać z
kolumny Liczność. W tym celu scalimy te zapytania.
Główne
zapytanie (tPary) musi być aktywne. Rozwijamy polecenie Scal zapytania (punkt 2
na rys. nr 29) z karty Narzędzia główne (punkt 1), a następnie wybieramy
polecenie Scal zapytania (punkt 3).
rys. nr 29 — droga dostępu do polecenia Scal zapytania
Otworzy nam
się okno Scalania, gdzie w drugim polu wybieramy zapytanie tGrupowanie.
Zaznaczamy kolumny Sprzedawca i Produkty z pierwszego zapytania przytrzymując
klawisz Ctrl a następnie te same kolumny z drugiego zapytania. Wybieramy rodzaj
sprzężenia jako Lewe zewnętrzne. Należy zwrócić uwagę, aby zaznaczanie kolumn
odbyło się w tej samej kolejności, czyli jeśli w pierwszym zapytaniu najpierw
zaznaczymy kolumnę Sprzedawca to w drugim musimy zrobić tak samo. Nazwy kolumn
nie muszą się pokrywać. Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK
(rys. nr 30).
rys. nr 30 — Okno Scalania z ustawionymi parametrami
Otrzymaliśmy
listę wszystkich możliwych par sprzedawca – produkt oraz ilość tych produktów z
zapytania tGrupowanie (rys. nr 31).
rys. nr 31 — lista wszystkich możliwych par sprzedawca – produkt oraz ilość tych produktów z zapytania tGrupowanie
Sprawdzimy
teraz co się dzieje w sytuacji sprzedawcy, który nie sprzedał żadnego produktu
z listy. Sprzedawca Robert nie sprzedał żadnych ciasteczek, więc jego tabela
jest pusta (rys. nr 32).
rys. nr 32 — pusta tabela dla sprzedawcy, który nie sprzedał danego produktu
Na tym
etapie musimy rozwinąć kolumnę tGrupowanie, czyli klikamy na ikonkę ze
strzałkami przy nazwie kolumny i zaznaczamy polecenie Rozwiń oraz kolumnę,
którą chcemy rozwinąć. Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK
(rys. nr 33).
rys. nr 33 — Polecenie Rozwiń
Otrzymamy
listę sprzedawców, produktów oraz ilość sprzedanych produktów (rys. nr 34).
rys. nr 34 — rozwinięte dane
Chcemy
zmienić nazwę kolumny otrzymanej po rozwinięciu na Ilość, w tym celu zmieniamy
nazwę w pasku formuły. Pierwsze wystąpienie nazwy Liczność jest nazwą kolumny,
którą rozwijaliśmy, natomiast drugie wystąpienie – nazwą kolumny docelowej
(rys. nr 35).
rys. nr 35 — Zmiana nazwy kolumny w pasku formuły
Po zmianie
nazwy kolumny otrzymamy dane przedstawione na rys. nr 36.
rys. nr 36 — Dane po zmianie nazwy kolumny
Wartości
null w danych po załadowaniu danych do Excela przekształcą się w puste komórki.
Jeśli chcemy aby przekształciły się w wartość zero, to musimy przekształcić
naszą kolumnę. W tym celu rozwijamy ikonę polecenia Zamieniania (punkt 2 na
rys. nr 37) z karty Przekształć (punkt 1), a następnie wybieramy polecenie Zamienianie
wartości (punkt 3).
rys. nr 37 — polecenie Zmienianie wartości
Otworzy nam
się okno Zamieniania wartości, gdzie w polu wartość do znalezienia wpisujemy
null, natomiast w polu Zamień na wpisujemy zero (0). Tak ustawione parametry
zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 38).
rys. nr 38 — okno Zamieniania wartości
Otrzymamy
zmienione dane przedstawione na rys. nr 39.
rys. nr 39 — dane ze zmienionymi wartościami null
Aby dane
były bardziej czytelne musimy je posortować za pomocą polecenia na karcie
Narzędzia główne. Najpierw sortujemy kolumnę Produkt a następnie kolumnę
Sprzedawca. Otrzymamy dane przedstawione na rys. nr 40.
rys. nr 40 — posortowane dane
Tak
przygotowane dane możemy załadować do Excela. W tym celu wybieramy polecenie
Zamknij i załaduj do z karty Narzędzia główne (rys. nr 41).
rys. nr 41 — polecenie Zamknij i załaduj do
Otworzy nam
się okno Importowania danych. Tutaj pojawi się pewien problem, mianowicie stworzyliśmy
trzy zapytania, więc nie możemy ich wstawić w konkretną komórkę. Dlatego
wybieramy sposób wyświetlania danych w skoroszycie jako Utwórz tylko połączenie
(rys. nr 42).
rys. nr 42 — Okno Importowania danych
Wstawiliśmy
dane jako połączenie ponieważ interesuje nas tylko jedno ze stworzonych
zapytań. Klikamy prawym przyciskiem myszy na zapytanie tPary i z podręcznego
menu wybieramy polecenie Załaduj do (rys. nr 43).
rys. nr 43 — polecenie Załaduj do (ponieważ wstawiliśmy dane jako połączenie)
Otworzy nam
się okno Importowania danych, gdzie wybieramy rodzaj wyświetlania danych w
skoroszycie jako Tabela, a następnie wskazujemy konkretną komórkę w istniejącym
arkuszu, gdzie ma zostać wstawiona. Tak ustawione parametry zatwierdzamy
przyciskiem OK (rys. nr 44).
rys. nr 44 — ustawienia sposobu wstawienia danych z zapytania
Otrzymamy
wstawione dane do Excela przedstawione na rys. nr 45. Otrzymaliśmy listę par
sprzedawca – produkt, zawierającą każde możliwe połączenie.
rys. nr 45 — lista par sprzedawca – produkt, zawierającą każde możliwe połączenie
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
