W tym poście pokażemy jak zrobić podsumowanie danych na wykresie po wybranych grupach. Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
W tej poradzie omówimy rozwiązanie prostsze dla podsumowania danych po Sprzedaży i premii dla poszczególnych grup w całości. Otrzymamy wykres przedstawiony na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – wykres podsumowania Sprzedaży i Premii
W kolejnym poście omówimy rozwiązanie bardziej skomplikowane, a wykres będzie się prezentował jak na rys. nr 3. Na tym wykresie będzie widoczny dodatkowy podział na poszczególnych pracowników.
Rys. nr 3 – wykres podsumowania Sprzedaży i Premii z podziałem na pracowników
W pierwszym
etapie musimy sobie podsumować (pogrupować) nasze dane według grup A, B i C. W
tym celu stworzymy osobną tabelkę z danymi pomocniczymi. Skorzystamy tutaj z
funkcji SUMA.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest zakres,
czyli zakres z kolumny B zablokowany bezwzględnie, na podstawie którego
będziemy sprawdzać nasze kryterium – nazwę zespołu ($B$2:$B$11). Zakres
blokujemy bezwzględnie za pomocą klawisza F4. Kolejnym argumentem funkcji są kryteria,
czyli dział, dla którego chcemy uzyskać sumę (komórka $F2, zablokowana bezwzględnie
po kolumnie). Trzeci argument to suma_zakres, czyli kolumna z której
chcemy zsumować dane. Tę formułę piszemy dla wartości Sprzedaży, więc odpowiednio
musimy w tym argumencie zaznaczyć zakres z kolumny C (Sprzedaż). Chcemy napisać
formułę, którą będziemy mogli przeciągnąć na wiersze poniżej ale również na
kolumnę obok (dla Premii), dlatego zakres ten blokujemy bezwzględnie tylko po
wierszach. Zakres ten będzie wyglądał następująco: C$2:C$11. Cała formuła powinna
być zapisana w następujący sposób:
=SUMA.JEŻELI($B$2:$B$11;$F2;C$2:C$11)
Po
zatwierdzeniu formuły, kopiujemy ją na wiersze poniżej. Otrzymamy wtedy
podsumowanie Sprzedaży po poszczególnych działach. Następnie kopiujemy formułę
na kolumnę obok. Otrzymamy wtedy podsumowanie Premii po poszczególnych działach
(rys. nr 4). Zapis formuły automatycznie zmieni się tak, aby uwzględniał dane z
kolumny Premia (zakres D$2:D$11), będzie się on prezentował następująco:
=SUMA.JEŻELI($B$2:$B$11;$F2;D$2:D$11)
Rys. nr 4 – tabelka zsumowanych danych Sprzedaży i Premii dla poszczególnych grup
W tym momencie pozostaje nam przedstawić te dane na wykresie. W tym celu zaznaczamy zakres całej tabeli (F1:H4) i rozwijamy ikonkę wykresu kolumnowego z karty Wstawianie, a następnie wybieramy pierwszą ikonkę wykresu z grupy Kolumnowy 2D (rys. nr 5).
Rys. nr 5 – polecenie wykresu kolumnowy 2D
Otrzymamy automatycznie stworzone wykres przedstawiony na rys. nr 6.
Rys. nr 6 – automatycznie wstawiony wykres kolumnowy
Teraz zajmiemy się edycją tego wykresu. Musimy zmienić jego tytuł, aby było jasne, czego dotyczy. Klikamy dwukrotnie na pole z Tytułem wykresu i wpisujemy nowy tytuł (Podsumowania Sprzedaży i Premii dla zespołów). Następnie możemy dopracować nasze kolumny na wykresie. Zaznaczamy taką kolumnę na wykresie, następnie za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+1, otwieramy okno Formatowania serii danych. Załóżmy, że chcemy aby Kolumny Sprzedaży stykała się z kolumną Premii. W tym celu w oknie Formatowania serii danych pasek Nakładania serii ustawiamy na 0% (rys. nr 7).
Rys. nr 7 – ustawienie Nakładania serii
Następnie możemy ustawić Szerokość odstępu, aby poszerzyć nasze kolumny. W naszym przykładzie ustawimy szerokość odstępu na 94% (rys. nr 8).Rys. nr 8 – ustawienie Szerokości odstępuNastępnie możemy ustawić Szerokość odstępu, aby poszerzyć nasze kolumny. W naszym przykładzie ustawimy szerokość odstępu na 94% (rys. nr 8).
Rys. nr 8 – ustawienie Szerokości odstępu
Po powyższych zmianach otrzymamy wykres przedstawiony na rys. nr 9.
Rys. nr 9 – wykres Podsumowania Sprzedaży i Premii dla zespołów
Podsumowując, jeśli mamy zrobić wykres podsumowania Sprzedaży i Premii jako całość dla poszczególnych grup, to wystarczy stworzyć tabelę pomocniczą z sumą tych danych, uzyskanych przy użyciu funkcji SUMA.JEŻELI.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście nauczymy się jak formatować warunkowo
wykresy na przykładzie postępu zadania lub ile procentowo upłynęło czasu od
rozpoczęcia zadania do planowej daty jego zakończenia. Temat ten omówimy na
przykładowych danych z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
W celu wyjaśnienia, strefa zielona obowiązuje do 60% czasu
przeznaczonego na wykonanie zadania, strefa pomarańczowa do 80% i analogicznie
powyżej 80% strefa czerwona.
W tym poście nauczymy się jak stworzyć wykres, w którym będą
się zmieniać kolory w zależności od wartości jaką pobieramy z danych. Sztuczka
polega na tym, że na wykresie mamy uwzględnione trzy serie a nie jedną jak to
bywa standardowo. Każda z tych serii jest odpowiedzialna za inną wartość czasu,
który upłynął od rozpoczęcia zadania i jest oznaczona innym kolorem. Aby
wyznaczyć poszczególne kolory serii użyjemy funkcji JEŻELI.
Dla serii oznaczonej kolorem zielonym zapis funkcji będzie
wyglądał następująco:
=JEŻELI(D2<60%;D2;"")
Wyjaśnimy sobie teraz zapis formuły, chcemy sprawdzić czy
wartość podana w komórce D2 (postęp zadania) jest mniejszy od 60%. Jeżeli test
logiczny zwraca wartość logiczną PRAWDA, czyli wartość jest mniejsza od 60%, to
chcemy aby Excel zwrócił nam tą wartość, jeżeli FAŁSZ, czyli wartość okaże się
większa od 60%, to chcemy by Excel zwrócił nam nic ("" – oznaczenie
pustego ciągu znaków). Zatwierdzamy formułę a następnie przeciągamy na wiersze
poniżej. Otrzymamy wartości przedstawione na rysunku nr 2.
rys. nr 2 — Wynik funkcji JEŻELI dla wartości mniejszej od 60%
Dla serii pomarańczowej sytuacja jest analogiczna z tą
różnicą że musimy połączyć dwa warunki za pomocą funkcji ORAZ. Zapis funkcji
będzie wyglądał następująco:
=JEŻELI(ORAZ(D2>=60%;D2<80%);D2;"")
Nasza sprawdzana wartość musi być większa lub równa 60% i
jednocześnie mniejsza od 80%. Jeżeli jest to prawda to Excel ma zwrócić nam tą
sprawdzaną wartość, a jeżeli jest to fałsz otrzymamy nic. Zatwierdzamy formułę
i przeciągamy na wiersze poniżej (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Wynik funkcji JEŻELI dla wartości większej bądź równej 60% i mniejszej od 80%
Analogicznie dla serii czerwonej, Czyli użyjemy funkcji
JEŻELI, zapis jej będzie wyglądał następująco:
=JEŻELI(D2>=80%;D2;"")
Sprawdzamy czy nasza wartość jest większa bądź równa 80%,
jeżeli prawda to otrzymamy tą wartość, jeżeli fałsz otrzymamy nic. Zatwierdzamy
formułę i przeciągamy na wiersze poniżej (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Wynik funkcji JEŻELI dla wartości większej bądź równej 80%
Musimy jeszcze sobie jeszcze wyjaśnić jak obliczyć procentowy
czas jaki upłynął od rozpoczęcia zadania. Ustalamy sobie datę zakończenia
zadań, w naszym przypadku data 2019-01-20. Będziemy odejmować od siebie
wartości (daty) i dzielić przez różnicę czasu, czyli od daty rozpoczęcia
zadania odejmiemy datę jego zakończenia.
Zapis funkcji będzie wyglądał następująco:
=(MIN($C11;DZIŚ())-$B11)/($C11-$B11)
Musimy wyznaczyć wartość minimalną z dnia końca zadania i
dnia dzisiejszego, dzięki temu nigdy nie przekroczymy 100%.
Mamy obliczone nasze kolorowe serie pomocnicze przedstawione
na rysunku powyżej (rys nr 4) i na ich podstawie możemy stworzyć wykres. Aby
Excel się nam nie pogubił w obliczeniach, na początek zaznaczymy tylko 2 kolumny
– Zadanie i Zielone. Z karty Wstawianie wybieramy polecenie Wykres słupkowy skumulowany
(rys. nr 5).
rys. nr 5 — Wstawianie wykresu
Otrzymamy wykres dla serii zielonej. Używając skrótu
klawiszowego Ctrl+1 otworzy nam się panel boczny Formatowanie osi. Zaznaczamy w
Położeniu osi polecenie Kategorie w kolejności odwrotnej i w Przecięciu z osią
poziomą polecenie Przy kategorii maksymalnej (rys. nr 6).
rys. nr 6 — Opcje osi
Zmieniamy sobie tytuł wykresu na Upłynęło zadań. Następnie
musimy dodać kolejne serie do wykresu, czyli z karty Projektowanie wybieramy
polecenie Zaznacz dane (rys. nr 7).
rys. nr 7 — Polecenie Zaznacz dane
Otworzy nam się okno Wybieranie źródła danych, gdzie wciskamy
polecenie Dodaj (rys. nr 8).
rys. nr 8 — Dodawanie danych
W oknie Edytowanie serii zaznaczamy Nazwę serii (tytuł) i Wartości serii. Zatwierdzamy klikając OK (rys. nr 9).
rys. nr 9 — Edytowanie serii
Analogicznie dodajemy serię czerwoną. Mamy teraz trzy serie o
różnych kolorach (rys. nr 10).
rys. nr 10 — Wybieranie źródła danych
Zatwierdzamy przyciskiem OK. Otrzymaliśmy wykres ale w innych
kolorach niż założyliśmy. Zmieniamy kolory poszczególnych serii zmieniając
kolor wypełnienia w karcie Narzędzia główne (rys. nr 11).
Rys. nr 11 — Wykres po zmianie kolorów wypełnienia
W czasie różnych zmian zepsuło nam się procentowe formatowanie
osi. Naciskamy skrót klawiszowy Ctrl+1, otworzy nam się panel boczny
Formatowanie osi. Musimy przejść do zakładki Liczby i zmienić kod formatu na 0%
(rys. nr 12).
rys. nr 12 — Formatowanie osi — Liczby
Następnie w zakładce Opcje osi ustawić maksimum na 100%,
czyli wpisać wartość 1 (rys. nr 13).
rys. nr 13 — Formatowanie osi — Maksimum
Następnie w opcjach serii ustawić szerokość odstępów między
seriami, chcemy zmniejszyć tą odległość, czyli żeby nasze słupki były szersze
(rys. nr 14).
rys. nr 14 — Odległość między seriami
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
