Nie znasz dobrze obsługi Excela? A może nie znasz jej wcale? Doskonale wiem, że w dzisiejszych czasach i realiach, znajomość tego programu jest nie tylko niezbędna, ale przede wszystkim korzystna dla Ciebie samego. Moje szkolenie z Excela online pokaże Ci, że arkusz kalkulacyjny nie jest wcale Twoim wrogiem, a sprzymierzeńcem w porządkowaniu i analizie danych - nie tylko liczbowych. Stworzyłem kurs Excel online na każdym poziomie, zarówno dla osób początkujących, średniozaawansowanych, jak i zaawansowanych. Znajdziesz u mnie także szkolenie z Excela online dedykowane specjalnie przedsiębiorcom. Każdy kurs zawiera starannie wyselekcjonowany zakres wiedzy i zagadnień, które odpowiadają na ściśle sprecyzowane potrzeby jego użytkowników.
Excel - kurs online. Dlaczego warto?
Zastanawiasz się, czy Excel i kurs online to dobre połączenie? Czy taka forma nauki pracy z arkuszem kalkulacyjnym może być efektywna? Pozwól, że rozwieję Twoje wątpliwości.
Od lat z powodzeniem zajmuję się dzieleniem swoją wiedzą zdalnie. Ta forma nauki, szczególnie w ostatnim czasie, mocno zyskała na popularności, a jej techniki znacząco się rozwinęły. Abyś mógł biegle posługiwać się programem Excel, każdy swój kurs zaprojektowałem z ogromną starannością i w oparciu o zasady metodyki nauczania na odległość.
Jednak szkolenie z Excela online, to przede wszystkim ogromna wygoda dla Ciebie, ponieważ nie musisz wychodzić z domu, możesz uczyć się wraz ze mną z dowolnego miejsca i w wybranym przez siebie czasie. Dodatkowo każdy mój kurs Excela online zawiera materiały dydaktyczne dostępne dla Ciebie już po zakończeniu szkolenia. Krótkie nagrania filmowe, prezentujące różnego rodzaju działania w arkuszu kalkulacyjnym, które w dowolnej chwili możesz zatrzymać, odtworzyć ponownie, by jeszcze raz przeanalizować i utrwalić wiedzę, to doskonały sposób, by opanować Excel. Kurs online to nie tylko wygoda, to także oszczędność Twojego i mojego czasu - zamiast dojeżdżać w umówione miejsce, możemy poświęcić więcej chwil na ćwiczenia i praktykę.
W
dzisiejszym poście omówimy temat rozrastającej się listy rozwijanej z
unikatowymi wartościami w
Power Query. Rozwiązanie tego zadania w Excelu przedstawione zostało w poradzie
nr 322 https://exceliadam.pl/?s=porada+322
. W danych źródłowych mamy już
listę rozwijaną a naszym zadaniem jest dodanie do niej kolejnych elementów,
chcemy dopisać do listy nowe osoby. Dane, na których omówimy to zagadnienie
zostały przedstawione na rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Rozwiążemy takie zadanie nie korzystając z formuł, ale przy użyciu Power Query – dodatku do Excela. Pierwszym krokiem jest zaczytanie danych do Power Query. Wybieramy polecenie Z tabeli z karty Dane (rys. nr 2).
rys. nr 2 — Z tabeli
Otworzy
nam się edytor zapytań z wczytaną tabelą tSprzedawcy.
rys. nr 3 — Edytor zapytań
Usuwamy krok Zmieniono typ z zastosowanych kroków, bo jest on zbędny.
Następnie odfiltrowujemy kolumnę Sprzedawca po wartościach null, czyli klikamy
na ikonkę trójkąta w nazwie kolumny Sprzedawca i w podręcznym menu ozdnaczamy
checkbox przy wartości null (rys. nr 4). Nasz filtr zatwierdzamy przyciskiem
OK.
rys. nr 4 — Odfiltruj dane po wartości null
W kolejnym kroku usuwamy inne kolumny, czyli klikamy prawym przyciskiem
myszy na tytuł kolumny Sprzedawca i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń
inne kolumny (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Usuń inne kolumny
Otrzymamy dane przedstawione na rysunku nr 6.
rys. nr 6
Interesuje nas tylko kolumna Sprzedawca. Chcemy mieć unikatową listę
sprzedawców, więc rozwijamy polecenie Usuń wiersze (punkt nr 2 na rysunku nr 7)
z karty Narzędzia główne, a następnie wybieramy polecenie Usuń duplikaty (punkt
nr 3 na rysunku nr 7).
rys. nr 7 — Usuń duplikaty
Tak przygotowaną listę danych możemy załadować do Excela. W tym celu
rozwijamy polecenie Zamknij i załaduj (punkt nr 2 na rysunku nr 8) z karty
Narzędzia główne, a następnie wybieramy polecenie Zamknij i załaduj do (punkt
nr 3 na rysunku nr 8).
rys. nr 8 — Zamknij i załaduj do
Otworzy nam się okno Ładowania do, gdzie wybieramy sposób wyświetlania
danych jako Tabela, a nastepnie określamy lokalizaję wstawienia danych –
Istaniejący arkusz i wskazujemy konkretną komórkę. Tak ustawione parametry
zatwierdzamy przyciskiem Załaduj (rys. nr 9).
rys. nr 9 — Okno Ładowania do
Otrzymamy dane wczytane do Excela przedstawione na rysunku nr 10.
rys. nr 10 — Dane wczytane do Excela
Zaznaczamy zakres danych w tabeli z zapytania z Power Query a następnie w
polu obok paska formuły zmieniamy nazwę tego zakresu na Sprzedawcy (pole
oznaczone zieloną strzałką na rysunku nr 11).
rys. nr 11 — Zmiana nazwy zakresu
W kolejnym etapie zaznaczamy zakres w tabeli z danymi źródłowymi i
wybieramy polecenie Poprawność danych (punkr nr 2 na rysunku nr 12) z karty Dane.
rys. nr 12 — Poprawność danych
Otworzy nam się okno Sprawdzania poprawności danych, gdzie w karcie
Ustawienia (rys. nr 13) ustalamy Kryteria poprawności danych i podajemy źródło
danych (klawisz F3) – wcześniej nazwany zakres Sprzedawcy z tabeli zaczytanej z
Power Query. W karcie Komunikat wejściowy odznaczamy checkbox przy opcji
Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki. W karcie Alert o błędzie
odznaczamy checkbox przy opcji Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych
danych. Nie chcemy informacji o błędnie wpisanych danych ponieważ chcemy
dopisywać nowe osoby do listy sprzedawców. Tak ustawione parametry zatwierdzamy
przyciskiem OK.
rys. nr 13 — Użycie klawisza F3
Teraz możemy sobie dopisać sprzedawcę w
tabeli z danymi źródłowymi, ale nie ma jej na liście rozwijanej w tej tabeli co
przedstawia rysunek nr 14.
rys. nr 14 — Lista rozwijana
Wynika to z podstawowej wady Power Query –
nie odświeża się automatycznie. Musimy kliknąc prawym przyciskiem myszy na
dowolną komórkę w zakresie Sprzedawcy i z podręcznego menu wybrać polecenie
Odśwież (rys. nr 15).
rys. nr 15 — Odśwież
Po odświeżeniu danych z Power Query dodany sprzedawca będzie widoczny na liście
rozwijanej (rys. nr 16).
rys. nr 16
Istnieje możliwość ustawienia automatycznego odświeżania
danych za pomocą kodu VBA. Korzystając ze skrótu klawiszowego Alt+F11 możemy
przejść do okna Edytora VBA. Jest tam wcześniej przygotowany kod (rys. nr 17).
rys. nr 17 — Alt+F4 przejście do VBA
W arkuszu (Arkusz4 (PQ31)- punkt nr 1 na rysunku nr 18), w
którym mamy te listy , musimy dopisać kod VBA. Kod ten będzie działał tylko w
momencie, kiedy w naszym arkuszu (Worksheet – punkt nr 2 na rysunku nr 18))
dokona się zmiana (Change – Punkt nr 3 na rysunku nr 18). W sytuacji zmiany w
kolumnie A, chcemy aby odpalił się kod VBA i sprawdził czy zmieniane komórki
miały część wspólną z kolumną A. Konkretnie sprawdzamy czy zakres który był
zmieniany ma część wspólną z kolumną która nas interesuje. Jeśli zmiana
nastąpiła w kolumnie A, to nastąpi automatyczne odświeżenie danych w tabeli z
Power Query.
rys. nr 18 — Edytor VBA
Zapisujemy nasz kod za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+S.
Przechodzimy do Excela i możemy sprawdzić działanie kodu VBA. Dopisujemy
kolejnego sprzedawcę (Agnieszka) do danych źródłowych i dane automatycznie się
odświeżą i nasz nowy sprzedawca zostanie dodany do listy rozwijanej, co widać
na rysunku nr 19.
rys. nr 19 — Dane z kodem z VBA
Podsumowując rozrastającą się listę rozwijaną z unikatowymi
wartościami robi się prościej za pomocą Power Query, ale niestety nie jest
automatyczna i musimy pamiętać o odświeżaniu danych. Jedynym sposobem na
zautomatyzowanie jest dodanie kodu VBA, ale to już temat dla bardziej
zaawansowanych użytkowników Excela.
Możemy również zarejestrować makro odświeżania danych w
karcie Deweloper, wybierając polecenie Rejestruj makro (punkt nr 2 na rysunku
nr 20).
rys. nr 20 — Zarejestruj makro
Otworzy się okno Rejestrowania makra, gdzie wpisujemy nazwę
makra i zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 21).
rys. nr 21 — Okno rejestrowania makra
Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę
z zakresu zapytania z Power Query i z podręcznego menu wybieramy polecenie
Odśwież (rys. nr 22).
rys. nr 22 — Odśwież
Następnie klikamy polecenie Zatrzymaj rejestrowanie (punkt nr
2 na rysunku nr 23) z karty Deweloper.
rys. nr 23 — zatrzymaj rejestrowanie makra
Teraz w VBA mamy dostępny nowy Moduł, odpowiadający
odświeżeniu danych (zaznaczony zieloną strzałką na rysunku nr 24).
rys. nr 24 — Nowy moduł
Dzięki stworzeniu takiego makra mamy automatycznie
rozrastającą się listę rozwijaną.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście nauczymy się jak stworzyć rozrastająco
się listę rozwijaną w Excelu. Załóżmy, że mamy listę kilku sprzedawców a chcemy
mieć możliwość dopisania do niej sprzedawcy spoza naszej listy, który
automatycznie zostanie dołączony do listy rozwijanej. Zagadnienie to omówimy na
przykładowych danych z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Przede wszystkim musimy stworzyć sobie listę unikatowych sprzedawców,
aby żaden z nich się nie powtórzył. Aby stworzyć listę unikatowych wartości, używam
funkcji LICZ.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest Zakres, czyli od komórki
powyżej naszej formuły do komórki powyżej naszej formuły. Wpisujemy zakres
$E$1:E1, pierwsza wartość blokujemy bo jest to wartość skrajna a druga ma nam
się rozrastać w dół. Drugim argumentem funkcji są kryteria, czyli wszystkie
wartości z naszej tabeli (wartości z listy sprzedawców).
Zapis funkcji będzie wyglądał następująco: =LICZ.JEŻELI($E$1:E1;tSprzedawcy[Sprzedawca]).
Zatwierdzamy funkcję. Jako początkowy wynik otrzymujemy 0. Możemy sobie rozwinąć ten wynik za pomocą skrótu klawiszowego F9, aby otrzymać ={0;0;0;0;0}. Taki wynik jest następstwem tego, że żaden sprzedawca nie pojawił się w komórce powyżej aktualnej komórki z formułą. Pożądany efekt uzyskamy dodając kolejne kroki, bo chcemy aby nasza formuła zwróciła nam kolejnego sprzedawcę. Musimy skorzystać z funkcji PODAJ.POZYCJĘ, która będzie szukała wartości 0 w zakresie z funkcji LICZ.JEŻELI na zasadzie dokładnego dopasowania. Zapis funkcji będzie wyglądał następująco:
=PODAJ.POZYCJĘ(LICZ.JEŻELI($E$1:E1;tSprzedawcy[Sprzedawca]);0),
czyli funkcja znajdzie pierwszą wartość 0 jaka się pojawi.
Musimy pamiętać, że jest to formuła tablicowa i należy ją
zatwierdzić klawiszami Ctrl+Shift+Enter. Otrzymamy wartość 1, ale nas nie
interesuje cyfra, tylko wartość jaka znajduje się na pierwszej pozycji (nazwa
sprzedawcy). Aby uzyskać taki wynik musimy użyć funkcji INDEKS po kolumnie ze
sprzedawcami. Zapis formuły będzie wyglądał następująco:
=INDEKS(tSprzedawcy[Sprzedawca]PODAJ.POZYCJĘ(LICZ.JEŻELI($E$1:E1;tSprzedawcy[Sprzedawca]);0)),
zatwierdzamy Ctrl+Shift+Enter. Tak przygotowaną formułę przeciągamy w dół (rys.
nr 2).
rys. nr 2 — funkcja INDEKS
Dzięki tej formule otrzymujemy listę sprzedawców bez
duplikatów, nie uwzględnia ona powtarzających się wartości. Robimy ją tak
długą, żeby mieć pewność, że nie zabraknie nam w niej miejsca. Jednak musimy ją
sobie ograniczyć tylko do prawidłowych wartości. Możemy to zrobić za pomocą
funkcji LICZ.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest Zakres, czyli komórki
E2:E13, musimy pamiętać zablokować bezwzględnie zakres za pomocą skrótu
klawiszowego F4. Drugim argumentem to szukane wartości, czyli "?*".
Są to dwa symbole wieloznaczne w Excelu, wykorzystywane między innymi w funkcji
LICZ.JEŻELI. Zapis formuły będzie wyglądał następująco:
=LICZ.JEŻELI($E$2:$E$13; "?*")
Zapis ten oznacza, że szukamy komórki w której pojawi się
przynajmniej jeden z tych znaków. Jak sobie zatwierdzimy formułę, otrzymamy
cyfrę 4 (ilość pozycji spełniających warunek). Funkcja ta nie zwraca uwagę na
wartość 0 i na błędy (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Funkcja LICZ.JEŻELI
Listę rozwijaną tworzy się często za pomocą funkcji
PRZESUNIĘCIE, ale ta funkcja jest nietrwała i często się przelicza. My
stworzymy listę rozwijaną za pomocą funkcji INDEKS, która zwraca odwołanie do
zakresu (blokujemy za pomocą klawisza F4) i numer wiersza G2.
Zapis formuły będzie wyglądał następująco:
=$E$2:INDEKS($E$2:$E$13;$G$2).
Funkcja INDEKS zwróci nam ostatnią prawidłową wartość – w
naszym przypadku "Wojciech" (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Podejrzenie formuły klawiszem F9
W formule otrzymujemy zakres od komórki E2 do wyniku funkcji
INDEKS, czyli jeśli podejrzymy sobie wyniki formuły za pomocą klawisza F4 to
okazuje się, że wynikiem są nazwy wszystkich unikalnych sprzedawców (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Podejrzenie wyników formuły za pomocą klawisza F4
Końcowy zapis formuły będzie wyglądał następująco:
Zastąpiliśmy odwołanie do komórki G2, zapisem formuły, z
której powstał tam wynik. Otrzymaliśmy cały zbudowany zakres. Formułę tą musimy
skopiować w trybie edycji komórki. Korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl+F3
przechodzimy do okna Menedżera nazw (rys. nr 6)
rys. nr 6 — okno Menedżer nazw
Kolejnym krokiem jest stworzenie nowej nazwy. Zmieniamy nazwę
na Sprzedawcy, a następnie w miejscu Odwołuje się do wkleić naszą skopiowaną
formułę (rys. nr 7). Zatwierdzamy klikając OK.
rys. nr 7 — Okno Nowa nazwa
Zamykamy Menedżera nazw. Następnie zaznaczamy kolumnę z
nazwami sprzedawców i wybieramy polecenie Poprawność danych z karty Dane (rys.
nr 8).
rys. nr 8 — polecenie Poprawność danych
Otworzy
nam się okno Sprawdzanie poprawności danych, gdzie jako kryterium poprawności
wybieramy Listę, a jako źródło ustawiamy nazwę Sprzedawcy(rys. nr 9).
rys. nr 9 — Sprawdzanie poprawności danych
Aby wybrać źródło, rozwijamy okno Wklejanie nazwy za pomocą
klawisza F3 i wybieramy nazwę naszego zakresu (rys. nr 10).
rys. nr 10 — Okno Wklejanie nazwy
Zatwierdzamy przyciskiem OK. W efekcie przy każdej komórce z
nazwą sprzedawcy utworzyła nam się lista rozwijana.
rys. nr 11 — Listy rozwijane w każdej komórce
Zapomniałem zrobić jednej ważnej rzeczy przy sprawdzaniu
poprawności danych, mianowicie w karcie Alert o błędzie musimy odznaczyć
Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych (rys. nr 12). Przypomniałem
sobie o tej funkcjonalności oglądając, któryś z filmów Maliny z malinowego
bloga o Excelu. Musimy pamiętać o tej czynności, ponieważ chcemy mieć możliwość
wprowadzania dodatkowych wartości spoza listy.
rys. nr 12 — Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych
Teraz kiedy dopiszemy kolejnego sprzedawcę, będzie on
uwzględniony w liście rozwijanej w każdej komórce z nazwami sprzedawców. Możemy
budować sobie listę, wybierać sprzedawców z list i wstawiać ich jeszcze raz lub
dodawać nowych.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
