Nie znasz dobrze obsługi Excela? A może nie znasz jej wcale? Doskonale wiem, że w dzisiejszych czasach i realiach, znajomość tego programu jest nie tylko niezbędna, ale przede wszystkim korzystna dla Ciebie samego. Moje szkolenie z Excela online pokaże Ci, że arkusz kalkulacyjny nie jest wcale Twoim wrogiem, a sprzymierzeńcem w porządkowaniu i analizie danych - nie tylko liczbowych. Stworzyłem kurs Excel online na każdym poziomie, zarówno dla osób początkujących, średniozaawansowanych, jak i zaawansowanych. Znajdziesz u mnie także szkolenie z Excela online dedykowane specjalnie przedsiębiorcom. Każdy kurs zawiera starannie wyselekcjonowany zakres wiedzy i zagadnień, które odpowiadają na ściśle sprecyzowane potrzeby jego użytkowników.
Excel - kurs online. Dlaczego warto?
Zastanawiasz się, czy Excel i kurs online to dobre połączenie? Czy taka forma nauki pracy z arkuszem kalkulacyjnym może być efektywna? Pozwól, że rozwieję Twoje wątpliwości.
Od lat z powodzeniem zajmuję się dzieleniem swoją wiedzą zdalnie. Ta forma nauki, szczególnie w ostatnim czasie, mocno zyskała na popularności, a jej techniki znacząco się rozwinęły. Abyś mógł biegle posługiwać się programem Excel, każdy swój kurs zaprojektowałem z ogromną starannością i w oparciu o zasady metodyki nauczania na odległość.
Jednak szkolenie z Excela online, to przede wszystkim ogromna wygoda dla Ciebie, ponieważ nie musisz wychodzić z domu, możesz uczyć się wraz ze mną z dowolnego miejsca i w wybranym przez siebie czasie. Dodatkowo każdy mój kurs Excela online zawiera materiały dydaktyczne dostępne dla Ciebie już po zakończeniu szkolenia. Krótkie nagrania filmowe, prezentujące różnego rodzaju działania w arkuszu kalkulacyjnym, które w dowolnej chwili możesz zatrzymać, odtworzyć ponownie, by jeszcze raz przeanalizować i utrwalić wiedzę, to doskonały sposób, by opanować Excel. Kurs online to nie tylko wygoda, to także oszczędność Twojego i mojego czasu - zamiast dojeżdżać w umówione miejsce, możemy poświęcić więcej chwil na ćwiczenia i praktykę.
W dzisiejszym poście nauczymy się jak stworzyć rozrastająco
się listę rozwijaną w Excelu. Załóżmy, że mamy listę kilku sprzedawców a chcemy
mieć możliwość dopisania do niej sprzedawcy spoza naszej listy, który
automatycznie zostanie dołączony do listy rozwijanej. Zagadnienie to omówimy na
przykładowych danych z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Przede wszystkim musimy stworzyć sobie listę unikatowych sprzedawców,
aby żaden z nich się nie powtórzył. Aby stworzyć listę unikatowych wartości, używam
funkcji LICZ.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest Zakres, czyli od komórki
powyżej naszej formuły do komórki powyżej naszej formuły. Wpisujemy zakres
$E$1:E1, pierwsza wartość blokujemy bo jest to wartość skrajna a druga ma nam
się rozrastać w dół. Drugim argumentem funkcji są kryteria, czyli wszystkie
wartości z naszej tabeli (wartości z listy sprzedawców).
Zapis funkcji będzie wyglądał następująco: =LICZ.JEŻELI($E$1:E1;tSprzedawcy[Sprzedawca]).
Zatwierdzamy funkcję. Jako początkowy wynik otrzymujemy 0. Możemy sobie rozwinąć ten wynik za pomocą skrótu klawiszowego F9, aby otrzymać ={0;0;0;0;0}. Taki wynik jest następstwem tego, że żaden sprzedawca nie pojawił się w komórce powyżej aktualnej komórki z formułą. Pożądany efekt uzyskamy dodając kolejne kroki, bo chcemy aby nasza formuła zwróciła nam kolejnego sprzedawcę. Musimy skorzystać z funkcji PODAJ.POZYCJĘ, która będzie szukała wartości 0 w zakresie z funkcji LICZ.JEŻELI na zasadzie dokładnego dopasowania. Zapis funkcji będzie wyglądał następująco:
=PODAJ.POZYCJĘ(LICZ.JEŻELI($E$1:E1;tSprzedawcy[Sprzedawca]);0),
czyli funkcja znajdzie pierwszą wartość 0 jaka się pojawi.
Musimy pamiętać, że jest to formuła tablicowa i należy ją
zatwierdzić klawiszami Ctrl+Shift+Enter. Otrzymamy wartość 1, ale nas nie
interesuje cyfra, tylko wartość jaka znajduje się na pierwszej pozycji (nazwa
sprzedawcy). Aby uzyskać taki wynik musimy użyć funkcji INDEKS po kolumnie ze
sprzedawcami. Zapis formuły będzie wyglądał następująco:
=INDEKS(tSprzedawcy[Sprzedawca]PODAJ.POZYCJĘ(LICZ.JEŻELI($E$1:E1;tSprzedawcy[Sprzedawca]);0)),
zatwierdzamy Ctrl+Shift+Enter. Tak przygotowaną formułę przeciągamy w dół (rys.
nr 2).
rys. nr 2 — funkcja INDEKS
Dzięki tej formule otrzymujemy listę sprzedawców bez
duplikatów, nie uwzględnia ona powtarzających się wartości. Robimy ją tak
długą, żeby mieć pewność, że nie zabraknie nam w niej miejsca. Jednak musimy ją
sobie ograniczyć tylko do prawidłowych wartości. Możemy to zrobić za pomocą
funkcji LICZ.JEŻELI. Pierwszym argumentem funkcji jest Zakres, czyli komórki
E2:E13, musimy pamiętać zablokować bezwzględnie zakres za pomocą skrótu
klawiszowego F4. Drugim argumentem to szukane wartości, czyli "?*".
Są to dwa symbole wieloznaczne w Excelu, wykorzystywane między innymi w funkcji
LICZ.JEŻELI. Zapis formuły będzie wyglądał następująco:
=LICZ.JEŻELI($E$2:$E$13; "?*")
Zapis ten oznacza, że szukamy komórki w której pojawi się
przynajmniej jeden z tych znaków. Jak sobie zatwierdzimy formułę, otrzymamy
cyfrę 4 (ilość pozycji spełniających warunek). Funkcja ta nie zwraca uwagę na
wartość 0 i na błędy (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Funkcja LICZ.JEŻELI
Listę rozwijaną tworzy się często za pomocą funkcji
PRZESUNIĘCIE, ale ta funkcja jest nietrwała i często się przelicza. My
stworzymy listę rozwijaną za pomocą funkcji INDEKS, która zwraca odwołanie do
zakresu (blokujemy za pomocą klawisza F4) i numer wiersza G2.
Zapis formuły będzie wyglądał następująco:
=$E$2:INDEKS($E$2:$E$13;$G$2).
Funkcja INDEKS zwróci nam ostatnią prawidłową wartość – w
naszym przypadku "Wojciech" (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Podejrzenie formuły klawiszem F9
W formule otrzymujemy zakres od komórki E2 do wyniku funkcji
INDEKS, czyli jeśli podejrzymy sobie wyniki formuły za pomocą klawisza F4 to
okazuje się, że wynikiem są nazwy wszystkich unikalnych sprzedawców (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Podejrzenie wyników formuły za pomocą klawisza F4
Końcowy zapis formuły będzie wyglądał następująco:
Zastąpiliśmy odwołanie do komórki G2, zapisem formuły, z
której powstał tam wynik. Otrzymaliśmy cały zbudowany zakres. Formułę tą musimy
skopiować w trybie edycji komórki. Korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl+F3
przechodzimy do okna Menedżera nazw (rys. nr 6)
rys. nr 6 — okno Menedżer nazw
Kolejnym krokiem jest stworzenie nowej nazwy. Zmieniamy nazwę
na Sprzedawcy, a następnie w miejscu Odwołuje się do wkleić naszą skopiowaną
formułę (rys. nr 7). Zatwierdzamy klikając OK.
rys. nr 7 — Okno Nowa nazwa
Zamykamy Menedżera nazw. Następnie zaznaczamy kolumnę z
nazwami sprzedawców i wybieramy polecenie Poprawność danych z karty Dane (rys.
nr 8).
rys. nr 8 — polecenie Poprawność danych
Otworzy
nam się okno Sprawdzanie poprawności danych, gdzie jako kryterium poprawności
wybieramy Listę, a jako źródło ustawiamy nazwę Sprzedawcy(rys. nr 9).
rys. nr 9 — Sprawdzanie poprawności danych
Aby wybrać źródło, rozwijamy okno Wklejanie nazwy za pomocą
klawisza F3 i wybieramy nazwę naszego zakresu (rys. nr 10).
rys. nr 10 — Okno Wklejanie nazwy
Zatwierdzamy przyciskiem OK. W efekcie przy każdej komórce z
nazwą sprzedawcy utworzyła nam się lista rozwijana.
rys. nr 11 — Listy rozwijane w każdej komórce
Zapomniałem zrobić jednej ważnej rzeczy przy sprawdzaniu
poprawności danych, mianowicie w karcie Alert o błędzie musimy odznaczyć
Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych (rys. nr 12). Przypomniałem
sobie o tej funkcjonalności oglądając, któryś z filmów Maliny z malinowego
bloga o Excelu. Musimy pamiętać o tej czynności, ponieważ chcemy mieć możliwość
wprowadzania dodatkowych wartości spoza listy.
rys. nr 12 — Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych
Teraz kiedy dopiszemy kolejnego sprzedawcę, będzie on
uwzględniony w liście rozwijanej w każdej komórce z nazwami sprzedawców. Możemy
budować sobie listę, wybierać sprzedawców z list i wstawiać ich jeszcze raz lub
dodawać nowych.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
Potrzebujesz stworzyć grupę list rozwijanych bez powtórzeń, czyli przykładowo jeśli wybierasz pracowników, to raz wybrany pracownik nie może się już pojawiać w innych komórkach należących do tej samej grupy.
Jak to osiągnąć potrzebujesz mieć przede wszystkim listę wszystkich pracowników (zawodników itp.).
Dla ułatwienia nasze dane są już przechowywane w tablicy, żeby zapewnić sobie automatyczny rozrost, gdy zostaną dodani nowi pracownicy.
Zacznijmy od tego, że musimy sprawdzić czy konkretny pracownik został już wybrany. My posłużymy się tutaj funkcją LICZ.JEŻELI i sprawdzimy, czy w zakresie komórek z listami został wybrany już konkretny pracownik.
=LICZ.JEŻELI(Listy!$B$2:$B$8;[@Nazwisko])
Przy wybranych nazwiskach pojawia się wartość 1, a przy niewybranych 0. Nam zależy bardziej na tych nie wybranych, więc posłużymy się funkcją JEŻELI, żeby ich rozróżnić. Excel wartość 0 traktuje jako FAŁSZ, a wartość 1 jako PRAWDA. Nam zależy, żeby dla 1 pojawiała się wartość FAŁSZ, a dla 0 porządkowy numer niewybranego pracownika.
Żeby obliczyć porządkowy numer niewybranego pracownika posłużymy się funkcją ILE.LICZB, która będziesz miała dynamiczny zakres od nagłówka tabeli ($B$1:B1). Patrzymy od nagłówka, żeby uniknąć odwołań cyklicznych, dlatego też będziemy musieli dodać jedynkę, żeby nasz ciąg zaczął się od wartości 1.
Jak już mamy ponumerowanych niewybranych pracowników, to w kolumnie obok (Lista Niewybranych) tworzymy listę tych niewybranych pracowników. Pomoże nam w tym funkcja INDEKS, której podamy zakres kolumny Nazwisko do wyboru, a funkcja PODAJ.POZYCJĘ, w której w kolejnych wierszach będziemy szukać coraz większej liczby (ciągu tworzonego za pomocą funkcji ILE.WIERSZY i rozrastającego się zakresu).
Dzięki powyższej formule uzyskaliśmy listę niewybranych pracowników i błędy #N/D! na koniec listy, ale nimi nie musimy się w ogóle przejmować.
Na podstawie tych obliczeń możemy stworzyć listę rozwijaną. Wykorzystamy do tego funkcję PRZESUNIĘCIE od pierwszego niewybranego pracownika (komórki C2). Z tej komórki nie chcemy się nigdzie przesuwać, ale potrzebujemy zmienić dynamicznie rozmiar w zależności od ilości nie wybranych pracowników. Ta wartość, to maksymalna wartość z kolumny Wybrany. Łącznie uzyskujemy taką formułę:
Wystarczy teraz, że skopiujesz tą formułę i naciśniesz skrót Ctrl + F3, żeby wejść do okna menadżera nazw.
Tam możesz dodać Nową nazwę (ListaNiewybranych) i wkleić skopiowaną przed chwilą formułę.
Pozostaje Ci tylko nałożyć sprawdzanie poprawności danych na obszarze, który przyjęliśmy do naszych list (Listy!$B$2:$B$8) i już nasze zadanie skończone.
Niedawne zlecenie zmusiło mnie do pracy na Google Docs i dzięki temu odkryłem jak stworzyć w nich listę rozwijaną z opcją wyszukiwania. Okazuje się, że jest to bardzo proste, bo jest to domyślna opcja listy rozwijanej.
Co w takim razie musisz zrobić, żeby stworzyć listę rozwijaną w Google Docs? Musisz przede wszystkim przygotować dane:
Następnie wystarczy, że zaznaczysz komórkę lub komórki, w których chcesz mieć listy rozwijane, a następnie z menu Dane wybierzesz ostatnie polecenie Sprawdzanie poprawności.
Pojawi się okno
gdzie będziesz mógł zmienić zakres komórek na których chcesz nałożyć sprawdzanie poprawności. Niżej w Kryteriach powinna być domyślnie zaznaczona opcja Lista z zakresu. Są też tam inne możliwości, ale dziś na nich nam nie zależy. Obok znajduje się pole, gdzie wstawiamy zakres komórek listy. Gdy będziesz zaznaczał zakres listy, zniknie okno Sprawdzania poprawności, a pojawi się tylko okno zaznaczania zakresu. Spokojnie możesz na przyszłość zaznaczyć większy zakres danych (pustych komórek). Arkusz kalkulacyjny Google Docs poprawnie go zinterpretuje.
Załóżmy, że pozostałe opcje chcesz zostawić domyślne, czyli chcesz zapewnić możliwość wstawiania wartości nieprawidłowych, tylko z wyświetlającym się komunikatem
Oraz chcesz, żeby wyświetlał się przycisk w komórce informujący, że jest w niej lista rozwijana. Załóżmy, że listy rozwijane włączymy na zakresie A2:A5. Wtedy arkusz będzie wyglądał tak:
Wystarczy teraz, że klikniesz w trójkącik wskazujący w dół i wybierzesz z listy pozycję, która Cię interesuje.
Możesz też zacząć wpisywać tekst w komórkę i Google Docs ograniczy Ci szybko listę możliwości. Wystarczy, że strzałkami dół/góra wybierzesz tą, która Cię interesuje, a następnie klawiszem Tab wstawisz ją do komórki. Możesz też na nią kliknąć dwukrotnie myszą.
Wyszukiwanie działa od początku wyrazów, ale raczej nie wyszuka Ci informacji w środku słowa:
Jak stworzyć obraz, który zmienia się w zależności od pozycji na liście rozwijanej?
Obraz na podstawie listy rozwijanej — porada #126
Żeby stworzyć obraz, który zmienia się w zależności od pozycji na liście rozwijanej. Przede wszystkim trzeba mieć przygotowaną odpowiednią tabelę, gdzie w 1 kolumnie są nazwy przypisane do obrazów, a w 2 są obrazy.
Ważne, żeby każdy obraz znajdował się w osobnej komórce i nie wychodził poza jej krawędzie.
Następnie wystarczy prosta formuła wyszukująca, wykorzystująca funkcję INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ.
W indeksie zaznaczamy tablicę, czyli zakres komórek, gdzie znajdują się obrazki, a za pomocą PODAJ.POZYCJĘ wyszukujemy pozycji elementu z listy rozwijanej w naszej tabeli pomocniczej.
Tak stworzonej formule musimy przypisać nazwę w menadżerze nazw (Ctrl + F3).
Następnie tą nazwę przypisujemy do obrazu: klikamy w niego i naciskamy F2, by w pasku formuły wpisać odpowiednią nazwę.
Ważne jest, że przypisać tak formułę można tylko do 1 komórki z listą rozwijaną. Czyli jeśli chcesz mieć 2 obraz, który reaguje na zmiany innej listy musisz stworzyć nową formułę i nadać jej inną nazwę, nawet jeśli różni się ona tylko pojedynczym argumentem.
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić to napisz do mnie. Ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
Jak wstawić symbole na liście rozwijanej w Excelu?
Symbole i znaki specjalne na liście rozwijanej — porada #108
Możesz stworzyć listę rozwijaną, na której będą znajdować się symbole i znaki specjalne chociaż nie wszystkie symbole będą się dobrze prezentować.
Excel przy rozwijaniu listy pokazuje te symbole, które występują w standardowej czcionce, dlatego gdy użyjesz innej czcionki elementy pokazujące się na liście i te po wyborze mogą okazać się całkiem różne.
P.S.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Excela lub nie wiesz jak coś zrobić do mnie o tym w komentarzu pod spodem albo napisz do mnie bezpośrednio, ja w miarę możliwości odpowiem na Twoje pytanie.
