Nie znasz dobrze obsługi Excela? A może nie znasz jej wcale? Doskonale wiem, że w dzisiejszych czasach i realiach, znajomość tego programu jest nie tylko niezbędna, ale przede wszystkim korzystna dla Ciebie samego. Moje szkolenie z Excela online pokaże Ci, że arkusz kalkulacyjny nie jest wcale Twoim wrogiem, a sprzymierzeńcem w porządkowaniu i analizie danych - nie tylko liczbowych. Stworzyłem kurs Excel online na każdym poziomie, zarówno dla osób początkujących, średniozaawansowanych, jak i zaawansowanych. Znajdziesz u mnie także szkolenie z Excela online dedykowane specjalnie przedsiębiorcom. Każdy kurs zawiera starannie wyselekcjonowany zakres wiedzy i zagadnień, które odpowiadają na ściśle sprecyzowane potrzeby jego użytkowników.
Excel - kurs online. Dlaczego warto?
Zastanawiasz się, czy Excel i kurs online to dobre połączenie? Czy taka forma nauki pracy z arkuszem kalkulacyjnym może być efektywna? Pozwól, że rozwieję Twoje wątpliwości.
Od lat z powodzeniem zajmuję się dzieleniem swoją wiedzą zdalnie. Ta forma nauki, szczególnie w ostatnim czasie, mocno zyskała na popularności, a jej techniki znacząco się rozwinęły. Abyś mógł biegle posługiwać się programem Excel, każdy swój kurs zaprojektowałem z ogromną starannością i w oparciu o zasady metodyki nauczania na odległość.
Jednak szkolenie z Excela online, to przede wszystkim ogromna wygoda dla Ciebie, ponieważ nie musisz wychodzić z domu, możesz uczyć się wraz ze mną z dowolnego miejsca i w wybranym przez siebie czasie. Dodatkowo każdy mój kurs Excela online zawiera materiały dydaktyczne dostępne dla Ciebie już po zakończeniu szkolenia. Krótkie nagrania filmowe, prezentujące różnego rodzaju działania w arkuszu kalkulacyjnym, które w dowolnej chwili możesz zatrzymać, odtworzyć ponownie, by jeszcze raz przeanalizować i utrwalić wiedzę, to doskonały sposób, by opanować Excel. Kurs online to nie tylko wygoda, to także oszczędność Twojego i mojego czasu - zamiast dojeżdżać w umówione miejsce, możemy poświęcić więcej chwil na ćwiczenia i praktykę.
W tym poście nauczymy się jak przy listach rozwijanych zależnych sprawić, żeby lista zależna od listy głównej odpowiednio się podświetlała, jeśli jest wypełniona nieprawidłową wartością. W naszym przykładzie mamy dwie listy: w jednej możemy wybrać Region (Centrum, Wschód, Zachód, Północ i Południe), a w drugiej Sprzedawcę. Istotne jest, że w każdym regionie mamy innych sprzedawców. Jeśli zmienimy region, to nazwa sprzedawcy podświetli się (pokaże, że mamy błąd wynikający z tego, że danego sprzedawcy nie ma w wybranym przez nas regionie). Widać to na rys. nr 1.
Rys. nr 1 – podświetlony sprzedawca niewystępujący w danym regionie
Zagadnienie to omówimy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 2.
Rys. nr 2 – przykładowe dane
Naszym
zadaniem jest sprawienie, aby komórka z elementem listy zależnej była albo
podświetlona albo wyczyszczona po zmianie regiony na głównej liście.
Rozwiązanie z podświetleniem nazwy sprzedawcy uzyskamy za pomocą formatowania
warunkowego. Natomiast rozwiązanie z czyszczeniem komórki otrzymamy przy użyciu
kodu VBA.
Mamy
przygotowane wcześniej listy (główną i zależną) oraz powiązaną z tymi listami
tabelę, która wyświetla dane dla wybranych wartości. Tabelki te zostały
przedstawione na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – listy rozwijane
Najpierw
musimy sprawdzić czy dana pozycja występuje. Do tego wykorzystamy funkcję PODAJ.POZYCJĘ.
Pierwszym argumentem funkcji jest szukana_wartość, czyli komórka z
aktualnie wybranym sprzedawcą (u nas G2). Drugi argument funkcji to przeszukiwana_tab,
czyli kolumna Sprzedawcy (K2:K6). Trzeci argument to typ_porównania,
wybieramy dopasowanie dokładne, czyli wpisujemy wartość 0. Zapis formuły
powinien wyglądać następująco:
=PODAJ.POZYCJĘ(G2;K2:K6;0)
Jeśli danego
sprzedawcy nie będzie w wybranym regionie to funkcja PODAJ.POZYCJĘ wyświetli
nam błąd #N/D (rys. nr 4), co dla formatowania warunkowego oznacza, że nie
nakładamy żadnego formatowania.
Rys. nr 4 – błąd wyświetlany przez funkcję PODAJ.POZYCJĘ
Jeśli
zmienimy sprzedawcę na takiego, który występuje w wybranym regionie funkcja
PODAJ.POZYCJE zwróci nam wartość 1, 2 itd.
Formatowanie
warunkowe liczby całkowite różne od zera, traktuje jako wartość logiczną
PRAWDA. Za pomocą formatowania warunkowego sprawimy, że kolorystyka z komórki
G2 zniknie. Mamy napisaną formułę, którą wykorzystamy w formatowaniu warunkowym
(zapis funkcji PODAJ.POZYCJĘ). Kopiujemy zapis formuły w trybie edycji komórki
za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C. Zaznaczamy komórkę G2 i rozwijamy
polecenie Formatowanie warunkowe (punkt 2 na rys. nr 5) z karty Narzędzia
główne (punkt 1), następnie wybieramy polecenie Nowa reguła (punkt
3).
Rys. nr 5 – polecenie Nowa reguła
Otworzy nam się okno Nowej reguły formatowania, gdzie w polu Wybierz typ reguły, wybieramy opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować (punkt 1 na rys. nr 6). Następnie w polu Edytuj opis reguły wklejamy wcześniej skopiowaną formułę (punkt 2). Teraz wybieramy przycisk Formatuj, aby wybrać rodzaj formatowania (punkt 3).
Rys. nr 6 – okno Nowej reguły formatowania
Otworzy nam się okno Formatowania komórek, gdzie przechodzimy na zakładkę Wypełnienie (punkt 1 na rys. nr 7), następnie wybieramy w polu Kolor tła Brak koloru (punkt 2). Takie ustawienie formatowania zatwierdzamy przyciskiem OK.
Rys. nr 7 – okno Formatowania komórek
Excel wróci
do okna Nowa reguła formatowania, które należy zatwierdzić przyciskiem OK.
Jak widać na
rys. nr 8, Stanisław jest sprzedawcą z regionu Północ, więc formatowanie
warunkowe zadziałało w ten sposób, że zmieniło kolor na Brak wypełnienia.
Rys. nr 8 – brak wypełnienia w komórce G2
Jeśli teraz w komórce G1 wybierzemy np. Zachód, nazwa Sprzedawcy podświetli się nam znowu na czerwono. Wynika to z tego, że funkcja PODAJ.POZYCJĘ zwróciła błąd (komórka H1) – rys. nr 9.
Rys. nr 9 – podświetlenie sprzedawcy nie występującego Zachód
W ten sposób
uzyskaliśmy efekt podświetlania kolorystycznego w zależności czy wybrany
sprzedawca występuje w danym regionie. Pokazaliśmy jak rozwiązać taki problem
za pomocą formatowania warunkowego.
W drugim
rozwiązaniu będzie nam potrzebny kod VBA, który jest relatywnie prosty w
porównaniu do niektórych kodów. Jednak żeby dobrze go zrozumieć, trzeba się trochę
orientować w VBA. Aby przejść do języka VBA korzystamy ze skrótu klawiszowego Alt+F11.
Otworzy nam się okno VBA pokazane na rys. nr 10.
Rys. nr 10 – okno VBA
Interesuje
nas sytuacja, kiedy zmienimy wartość w komórce G1, czyli Region. W VBA chcemy
uzyskać rozwiązanie, które będzie polegało na tym, żeby komórka G2 wyczyściła
się ,kiedy zmienimy wartość w komórce G1. Czyli kiedy zmienimy region, chcemy
aby komórka zawierająca nazwę sprzedawcy została wyczyszczona.
Pracujemy na
arkuszu p384_k, więc w panelu bocznym VBA znajdujemy odpowiednią nazwę (rys. nr
11) i klikamy na nią dwukrotnie.
Rys. nr 11 – wybór odpowiedniego arkusza
Otworzy się nam moduł kodu VBA dla tego arkusza, w którym będziemy pisać kod. W pierwszym polu zamiast domyślnego General wybieramy Worsheet (punkt 1 na rys. nr 12), a w drugiem zamiast SelectionChange wybieramy z listy rozwijanej Change (punkt 2).
Rys. nr 12 – zmiana ustawień kodu dla wybranego arkusza
Ostatnie
dwie linijki kodu możemy skasować, są zbędne. Będziemy chcieli zastosować znany
kod na przecięcie elementu/ wartości. Kod ten wykorzystuje funkcję Intersect,
dla której podajemy dwa zakresy i sprawdzamy czy one się przecięły. Pierwszym
naszym zakresem będzie wartość Target, czyli jeśli zmieni się arkusz, to
jaki zakres w tym arkuszu ulegnie zmianie. Target to w skrócie zakres, który
uległ zmianie. Nasze zadanie polega na sprawdzeniu, czy ten zakres ma część
wspólną z drugim zakresem (z komórką G1). Drugi zakres zapisujemy jako Range("G1").
Cały zapis funkcji powinien wyglądać następująco:
Intersect(Target,
Range("G1"))
Funkcja ta,
jeśli znajdzie część wspólną, zwróci właśnie tą wartość. Jeśli zakresy nie będą
miały części wspólnej funkcja zwróci Nothing, czyli pustą komórkę.
Ciężej jest
zorientować się jaki zakres zwraca ta funkcja, więc musimy sprawdzić czy nasza
funkcja zwraca nic. W tym celu do zapisu funkcji należy dopisać sformułowanie "is
nothing". Zapis powinien wyglądać następująco:
Intersect(Target, Range("G1")) is nothing
Jeśli funkcja
zwraca nothing, oznacza to, że przecięcia nie było. Nas interesuje odwrotna
sytuacja, więc przed nazwą funkcji Intersect musimy dopisać Not. Zapis powinien
wyglądać następująco:
Not (Intersect(Target, Range("G1")) is Nothing)
Wykonamy
teraz prosty test logiczny, czyli przed zapisem wpisujemy if, natomiast po
Then. Pod zapisem tej formuły wstawiamy zakończenie funkcji If w postaci zapisu
End If.
Jeśli funkcja
Intersect zwraca nic, oznacza to, że nasze zakresy nie mają przecięcia. W
takiej sytuacji chcemy otrzymać pusty ciąg znaków (""). Zapis
powinien wyglądać następująco (rys. nr 13):
If Not (Intersect(Target, Range("G1")) is Nothing) Then
Range("G2")
= ""
End If
Rys. nr 13 – kod VBA wykorzystujący funkcję If
Możemy łatwo sprawdzić działanie tego kodu. Dla pewności zapisujemy dane z kodu za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+S. Przechodzimy do naszego arkusza w Excelu, gdzie zmieniamy nazwę regionu. Jak widać na rys. nr 14, zmiana nazwy regionu na taki, w którym nie ma aktualnego sprzedawcy (brak przecięcia zakresów) sprawiło, że komórka G2 została wyczyszczona.
Rys. nr 14 – wyczyszczona komórka G2 po zmianie regionu w komórce G1
Możemy pójść
o krok dalej w kodzie VBA i np. zamiast wyczyszczenia komórki (pusty ciąg
znaków), możemy podać tekst "Podaj sprzedawcę". Zapis kodu wyglądałby
wtedy następująco:
If Not (Intersect(Target, Range("G1")) is Nothing) Then
Range("G2")
= "Podaj sprzedawcę"
End If
Wtedy po
zmianie region w komórce G1, w komórce G2 wyświetli się napis Podaj sprzedawcę,
co widać na rys. nr 15.
Rys. nr 15 – wyświetlenie napisu Podaj sprzedawcę
Jest mały
problem, kiedy chcemy zmienić nazwę regionu i się rozmyślimy. VBA automatycznie
po rozwinięciu listy rozwijanej (mimo że nie wybierzemy innego regionu)
zadziała i wyświetli nam napis Podaj sprzedawcę.
Teraz
wykonamy bardziej zaawansowane działania w celu zabezpieczenia się przed taką
sytuacją. Przechodzimy do okna VBA, w którym pisaliśmy nasz kod. Możemy użyć
funkcji Find. Najpierw musimy określić zakres, na którym ta funkcja ma
działać(w naszym przykładzie K2:K8). Funkcja Find będzie szukała naszego wybranego
sprzedawcy, czyli musimy podać zakres (Range("G2")). Jak funkcja Find
znajdzie wybranego sprzedawcę to powinna zwracać odpowiedni zakres, natomiast
jeśli nie znajdzie, powinna zwracać nothing, czyli nic. Zapis całej formuły
powinien wyglądać następująco (rys. nr 16):
If Not (Intersect(Target, Range("G1")) is Nothing) Then
If Range("K2:K8").Find
(Range("G2")).Value, LookIn:=xlValues) is Nothing Then
Range("G2")
= "Podaj sprzedawcę"
End If
End If
Rys. nr 16 – kod VBA
Zastosowanie funkcji Find w funkcji If sprawiło, że wyświetli się napis Podaj sprzedawcę tylko wtedy, kiedy faktycznie ta zmiana w komórce G1 nastąpi.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście zajmiemy się tematem duplikatów przy
numerach kont bankowych, a konkretnie Formatowaniem warunkowym. Dostałem
zapytanie od jednego z widzów, co się stanie, jeśli na numery kont nałożymy
formatowanie warunkowe zaznaczające duplikaty. Zagadnienie to omówimy na
podstawie przykładowych numerów kont (wymyślonych) z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Zaznaczamy numery kont, następnie z karty Narzędzia główne
wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (punkt nr 2 na rysunku nr 2), potem
Reguły wyróżniania komórek i Duplikujące się wartości (punkt nr 4).
rys. nr 2 Reguły wyróżniania komórek
Pojawi nam się okno Zduplikowane wartości, w którym mamy
wybrane Zduplikowane wartości i w polu obok mamy podany rodzaj zaznaczenia tych
duplikatów – jasnoczerwone wypełnienie z ciemnoczerwonym tekstem (rys. nr 3).
Zatwierdzamy parametry formatowania warunkowego klikając przycisk OK.
rys. nr 3 — Sposób zaznaczenia zduplikowanych wartości
Otrzymamy wyniki – podświetlone całe numery kont bankowych.
Mimo że różnią się od siebie ostatnimi cyframi to Excel rozpoznał je jako powtarzające
się (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Błędne dane
Formatowanie warunkowe nie zadziała prawidłowo. Wiąże się to
z tym, że jeśli wpiszemy w komórkę taką długą liczbę (dla Excel numer konta w
tym przykładzie to właśnie liczba), Excel zamieni ją na format naukowy (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Sposób rozumienia długich liczb w Excelu
Możemy sprawdzić czy takie numery/teksty są duplikatami przy
użyciu funkcji SUMA.ILOCZYNÓW, która będzie sprawdzała test logiczny. Zapis
formuły będzie wyglądał następująco:
=SUMA.ILOCZYNÓW($A$2:$A$10=A2)
Funkcja ma za zadanie sprawdzić, czy wartości w naszym
zaznaczonym zakresie ($A$2:$A$10 blokujemy bezwzględnie klawiszem F4), są równe
temu konkretnemu numerowi z aktywnej komórki. W wyniku tej funkcji otrzymamy
tablicę wartości logicznych PRAWDA i FAŁSZ (rys. nr 6)
rys. nr 2 — Podgląd wyników funkcji SUMA.ILOCZYNÓW
Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW i podobne funkcje SUMA ignorują
wartości logiczne PRAWDA i FAŁSZ. Dlatego te wartości logiczne musimy zamienić
na 0 i 1. Najłatwiej i najszybciej można to zrobić za pomocą podwójnego
przeczenia, czyli wstawiamy dwa minusy przed operacją porównania. Zapis formuły
będzie wyglądał następująco:
=SUMA.ILOCZYNÓW(–($A$2:$A$10=A2))
Teraz kiedy podejrzymy wynik za pomocą klawisza F9 w trybie
edycji komórki otrzymamy zera i jedynki (rys. nr 7).
rys. nr 7 — Użycie podwójnego minusa w formule
Zatwierdzamy formułę i kopiujemy na wiersze poniżej.
Otrzymamy wyniki pokazane na rysunku nr 8.
rys. nr 8 — Wartości powtarzające się
W wierszach w których jest wartość 1, mamy informację że ta
wartość jest jedyna — unikatowa. My
chcemy teraz zaznaczyć wartości zduplikowane, czyli z liczbą 2 lub 3, bo one
się powtarzają.
Wystarczyłby prosty tekst logiczny, ale ja lubię przy takich
operacjach po prostu odjąć wartość 1, bo wtedy mam w wynikach zera i jakieś
wartości liczbowe (rys. nr 9). Zapis formuły będzie wyglądać następująco:
=SUMA.ILOCZYNÓW(–($A$2:$A$10=A2))-1
rys. nr 9 — Wynik odjęcie od poprzedniej formuły wartości 1
Tam, gdzie mamy w wyniku 0, to tak jakbyśmy mieli FAŁSZ (nie
zostanie nałożone formatowanie warunkowe), a gdzie są wartości liczbowe powyżej
zera – PRAWDA (tutaj Excel nałoży formatowanie).
Teraz możemy skopiować naszą formułę w trybie edycji komórki
(Ctrl+V), zaznaczyć zakres z numerami kont i wybrać polecenie Formatowanie
warunkowe (punkt nr 2 na rysunku nr 10) z karty Narzędzia główne, a następnie
Nowa Reguła (punkt 3 rys. nr 10).
rys. nr 10 — Nowa reguła
Otworzy nam się okno Nowa reguła formatowania. Wybieramy Typ
reguły (punkt 1 na rysunku nr 11), czyli Użyj formuły do określenia komórek,
które należy sformatować. Następnie w pole oznaczone na rysunku punktem nr 2
wklejamy skopiowaną wcześniej formułę. Na koniec musimy ustawić Formatowanie –
polecenie Formatuj (punkt nr 3), gdzie w oknie Formatowanie komórek wybieramy
kolor wypełnienia. Zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 11 — Tworzenie nowej reguły formatowania
Otrzymujemy odpowiednio sformatowane dane przedstawione na
rysunku nr 12.
rys. nr 12 — Sformatowane dane z zaznaczonymi duplikatami
Jest to formatowanie warunkowe, więc jeśli zmienimy dane
(numer konta), wyniki formatowania też ulegną zmianie – formatowanie warunkowe
jest dynamiczne.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W dzisiejszym poście zajmiemy się formatowaniem warunkowym
ikon i ich dodawaniem. Zagadnienie to omówimy na przykładowych danych
przedstawiających oceny filmów ze strony Filmweb (rys. nr 1).
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Chcemy według ocen punktowych filmów ocenić czy film jest dobry,
średni czy raczej kiepski. Za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl + Shift +
Strzałka w dół zaznaczamy sobie
wszystkie oceny filmów, następnie z karty Narzędzia główne (punkt 1 na rysunku
poniżej) wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (punkt 2), potem Zestawy
ikon (punkt 3). Zaznaczamy ikony kierunkowe – kolorowe strzałki (punkt na 4)
przedstawione na rysunku nr 2.
rys. nr 2 — Formatowanie warunkowe — zestawy ikon
W efekcie otrzymamy oceny w postaci kolorowych strzałek przy
ocenach filmów (rys. nr 3).
rys. nr 3 — Zestawy ikon przy ocenach filmów
Zakładamy, że jeśli strzałka jest zielona, to film jest
dobry, żółta strzałka oznacza średni film, a czerwona – słaby.
Przedstawimy teraz jak działa formatowanie warunkowe z
ikonami i jakie daje możliwości. Zaznaczamy dowolną komórkę z zakresu z ikonami
a następnie wybieramy polecenie Zarządzaj regułami (punkt nr 3 na rysunku
poniżej) z Formatowania warunkowego z karty Narzędzia główne (rys. nr 4).
rys. nr 4 — Zarządzaj regułami
Otworzy nam się okno Menedżer reguł formatowania warunkowego,
gdzie wciskamy polecenie Edytuj regułę (rys. nr 5).
rys. nr 5 — Menedżer reguł formatowania warunkowego
Rozwinie nam się okno Edytowanie reguły formatowania, gdzie
możemy zobaczyć więcej informacji o danej regule.
W okienku Typ podany jest procent, ale nie odnosi się on do
ilości komórek wartości które mamy, ale do drogi (odległości) od wartości
minimalnej do maksymalnej, czyli progi będą wyznaczone pomiędzy wartościami min
i max w 1/3 i 2/3 tej odległości (rys.
nr 6).
rys. nr 6 — Edytowanie reguły formatowania
Podsumowując czerwoną strzałką zostaną oznaczone oceny filmu
poniżej 5,77; żółta strzałką oznaczymy oceny pomiędzy 5,77 a 7,03, natomiast
wszystkie wyniki powyżej 7,03 zostaną oznaczone strzałką zieloną.
Jeśli chcemy rozpatrywać oceny według ich ilości, a nie wielkości to musimy zmienić Typ z Procent na Percentyl, wtedy Excel w wynikach patrzy na ilość komórek (rys. nr 7). Mamy 39 filmów ocenionych, więc Excel przypisze strzałkę czerwoną trzynastu filmom z listy z najniższymi ocenami, 13 strzałek będzie żółtych i 13 zielonych dla filmów z najwyższymi ocenami.
rys. nr 7 — Typ wartości — Percentyl
Kiedy chcemy mieć oznaczony film dobry lub zły to musimy
zmienić w oknie Edytowania reguły formatowania Typ (oznaczony punktem 1 na
rysunku nr 8) na Liczbę i ustawić Wartość (oznaczona punktem 2) dla dobrego
filmu od oceny 7, natomiast dla złego poniżej 6. Interesują nas tylko te dwa
wyniki, możemy ustawić również Ikonę (punkt 3). Zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 8 — Zmiany reguł formatowania
Otrzymujemy wyniki z zaznaczonymi filmami na zielono z
ocenami powyżej 7, na czerwono z ocenami poniżej 6, natomiast dla ocen między 6
a 7 nie ustawiliśmy żadnej ikony (rys. nr 9).
rys. nr 9 — Wyniki zmian reguł formatowania
Kiedy ustaliliśmy sobie reguły formatowania warunkowego to
możemy usunąć wartości ocen, bo o ocenie filmu informują nas ikony. Wchodzimy w
Formatowanie warunkowe na karcie Narzędzia główne, a następnie Zarządzaj
regułami. W oknie Menedżer reguł formatowania wybieramy polecenie Edytuj regułę.
Pojawi się okno Edytowanie reguły formatowania, w którym zaznaczamy checkbox
przy poleceniu Pokaż tylko ikonę (rys. nr 10). Zatwierdzamy przyciskiem OK.
rys. nr 10 — Pokaż tylko ikonę
Otrzymamy oceny filmów w postaci ikon bez wartości obok
pokazane na rysunku nr 11.
rys. nr 11 — Oceny filmów przedstawione za pomocą ikon bez wartości
Podsumowując ustaliliśmy reguły według których oznaczyliśmy
ikonami filmy dobre, które warto obejrzeć i złe, które powinniśmy omijać
szerokim łukiem.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W tym poście nauczymy się jak napisać formatowanie warunkowe,
które sprawi, że podświetli nam się tylko pierwszy wiersz spełniający nasz
warunek. Temat ten omówimy na przykładowych danych z rysunku nr 1.
rys. nr 1 — Przykładowe dane
Przyjmijmy sobie, że dane muszą spełnić warunek wysokości
sprzedaży powyżej 6000 zł. Pierwszym krokiem jest napisanie formuły, która
sprawdzi nam ten warunek. Będzie ona wyglądała następująco: =$C3>$F$1, co
przedstawia rysunek nr 2. Odpowiednio przeciągamy ją na wiersze obok i poniżej.
rys. nr 2 — Porównanie komórek
Tym sposobem sprawdziliśmy, które dane spełniają nadany
warunek, czyli Excel zwróci nam wszystkie te wyniki. Nam natomiast zależy tylko
na pierwszym wyniku spełniającym nasz warunek. Najprostszym sposobem
wyznaczenia tego jest funkcja LICZ.JEŻELI z rozrastającym się zakresem. Zapis
formuły będzie wyglądał następująco:
=LICZ.JEŻELI($C$3:$C3;">"&$F$1)
W funkcji tej musimy określić 2 argumenty. Pierwszy argument to zakres, na jakim ma działać nasza funkcja – początek zakresu blokujemy bezwzględnie, natomiast koniec blokujemy tylko po kolumnach, żeby kolumna nam się nie przesuwała, a wiersze rozrastały się w dół. Drugim argumentem jest kryterium, czyli warunek jaki mają spełniać nasze dane, czyli że wartość ta ma być większa od wartości przechowywanej w komórce F1 (blokujemy bezwzględnie komórkę, ponieważ każdy z wyników ma być porównany tylko do tej komórki). Zatwierdzamy funkcję i przeciągamy na wiersze poniżej. Funkcja ta zwróci nam wartości – ile razy ten warunek został spełniony (rys nr 3).
rys. nr 3 — Działanie funkcji LICZ.JEŻELI
Aby wyznaczyć pierwszy przypadek spełnienia warunku, musimy użyć
funkcji ORAZ, czyli dołożyć jeszcze jeden warunek dla funkcji LICZ.JEŻELI.
Pierwszym argumentem funkcji ORAZ jest nasza funkcja LICZ.JEŻELI z zapisu
powyżej, która zwróci nam wynik prawdziwy dla pojawienia się wartości 1 (ale
wynik ten pojawia się 2 razy). Drugi warunek będzie bardzo podobny do
pierwszego, z tą różnicą, że przesuniemy zakres danych o jedną komórkę w górę,
czyli do C2.
W wyniku działania tej formuły Excel zwróci nam prawidłowy
wynik, czyli pierwsze pojawienie się cyfry 1, jako PRAWDA. Mając gotową,
prawidłowo działającą formułę, możemy sformatować nasze dane przy użyciu
Formatowania warunkowego.
Kopiujemy formułę w trybie edycji komórki, zaznaczamy zakres
do formatowania warunkowego, a następnie z karty Narzędzia główne wybrać
Formatowanie warunkowe i potem Nowa reguła (rys. nr 4)
rys. nr 4 — Formatowanie warunkowe
W oknie Nowej reguły formatowania wybieramy typ reguły – Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować. Następnie wklejamy skopiowaną formułę i wybieramy przycisk Formatuj, aby wybrać kolor, następnie zatwierdzamy przyciskiem OK. (rys. nr 5)
rys. nr 5 — Okno Nowej reguły formatowania
Otrzymamy dane sformatowane warunkowo, czyli zaznaczone
zostaną wyniki spełniające nasz warunek (pierwsze wystąpienie kwoty większej od
6000 zł) – rys. nr 6.
rys. nr 6 — Efekt działania Formatowania warunkowego
Podsumowując poznaliśmy formułę, która liczy ile razy został
spełniony warunek od pierwszego wiersza danych i od nagłówka danych. Należy pamiętać,
żeby formułę liczącą od nagłówka danych porównać do zera, aby zwróciła nam
pierwsze wystąpienie wyniku spełniającego warunek. Powinniśmy również pamiętać
o pomalowaniu tego wyniku w formatowaniu warunkowym.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
Załóżmy, że przed Tobą stoi takie zadanie, że potrzebujesz pomalować wiersze w zależności od tygodnia w roku. Tygodnie numer 1, 5, 9, … mają być pomalowane jednym kolorem, tygodnie 2, 6, 10, … kolejnym. W sumie mamy cztery takie ciągi tygodni i każdy ma być pomalowany innym kolorem.
Oczywiście użyjemy do tego formatowania warunkowego. Będziesz też do tego potrzebował funkcji NUM.TYG, która na podstawie daty zwracała numer tygodnia. Zakładamy, że wartość 2 jako drugi argument jest odpowiednia dla nas do wyznaczania numerów tygodni (tydzień zaczyna się w poniedziałek).
=NUM.TYG($A2;2)
Gdy masz już wyznaczone numery tygodni potrzebujesz sprawdzić, czy dany tydzień należy do jednej z grup (zaczniemy od pierwszej). Do tego przyda Ci się funkcja PODAJ.POZYCJĘ, która jeśli szukany argument (numer tygodnia) będzie znajdował się na liście wartości, to zwróci jego pozycję, a gdy nie będzie się znajdować to zwróci błąd #N/D! (błąd braku na liście).
=PODAJ.POZYCJĘ(NUM.TYG($A2;2);$I$1:$I$14;0)
Te wyniki idealnie pasują do formatowania warunkowego, gdyż formatowanie warunkowe interpretuje wartości liczbowe różne od zera jako PRAWDA, a błędy ignoruje. W takim razie wystarczy, że skopiujesz formułę z pierwszej komórki, zaznaczysz zakres danych i nałożysz formatowanie warunkowe (reguła wykorzystująca formułę). Excel poprawnie będzie formatował odpowiednie wiersze.
Prawdopodobnie jednak nie chcesz przechowywać kolumn z numerami tygodni. W formule można to proste zmienić – wystarczy, że zaznaczyć odwołanie do listy i naciśniesz klawisz F9. Excel wtedy zamieni odwołanie do komórek na tablicę danych:
Taka formuła będzie miała taki sam wynik w komórkach arkusza, ale gdy spróbujesz ją wkleić do formatowania warunkowego Excel Ci na to nie pozwoli:
W tej sytuacji musisz skorzystać z drogi na około. Wystarczy, że skopiowaną formułę wstawisz jako nazwę (skorzystasz z polecenia Definiuj nazwę z karty Formuły).
Załóżmy, że naszą formułę nazwiemy Tydzień1
Teraz będziesz mógł skorzystać z nazwy w formatowaniu warunkowym i Excel nie będzie się temu sprzeciwiał. Możesz teraz skasować listę tygodni, a formatowanie warunkowe wciąż będzie działać.
Pozostaje Ci teraz wykonać analogiczne kroki dla kolejnych list tygodni.
Pozdrawiam
Adam Kopeć
Miłośnik Excela
