W tym poście nauczymy się jak przygotować dane do tabeli przestawnej. Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.

Rys. nr 1 – przykładowe dane

W przygotowaniu danych do tabeli przestawnej przede wszystkim musimy zadbać o to, aby wszystkie kolumny miały nagłówki. Jak widać na rysunku powyżej kolumna E nie ma takiego nagłówka. Spróbujemy teraz wstawić tabelę przestawną, zaznaczamy cały zakres danych i wybieramy polecenie Tabela przestawna z karty Wstawianie (rys. nr 2).

Rys. nr 2 – polecenie Tabela przestawna

Otworzy nam się okno Tworzenia tabeli przestawnej, w którym wybieramy miejsce jej wstawienia – Nowy arkusz i zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 3).

Rys. nr 3 – okno Tworzenia tabeli przestawnej

Excel wyświetli nam komunikat z informacją, że nazwa pola jest nieprawidłowa. Wynika to z faktu, że jedna z kolumn nie ma nagłówka (rys. nr 4).

Rys. nr 4 – komunikat Excela

Musimy zadbać, aby wszystkie kolumny miały wypełniony nagłówek. W nagłówku kolumny E wpisujemy nazwę Ilość. Po tej zmianie nagłówki zostały przedstawione na rys. nr 5.

Rys. nr 5 – prawidłowo wypełnione nagłówki kolumn

Dodatkowo, jeśli w naszych danych będziemy mieli jakąś pustą kolumnę, to ponownie Excel nie pozwoli nam wstawić tabeli przestawnej.

Istotne jest, że możemy wstawiać puste wiersze. Z tym Excel nie robi problemów. Problem pojawi się jednak przy zaznaczeniu całych danych, ponieważ jeśli użyjemy sobie standardowego skrótu klawiszowego za zaznaczania całych danych Ctrl+A, to Excel zaznaczy dane tylko do pierwszego pustego wiersza (rys. nr 6). Jeśli pustych wierszy było by dużo więcej, ciężko takie dane byłoby nam zaznaczyć.

Rys. nr 6 – zaznaczenie danych tylko do pierwszego pustego wiersza

W takim przypadku możemy zaznaczyć całość danych (do ostatniej komórki) za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+Shift+End, ale wtedy Excel zaznaczy dane o jedną kolumnę więcej, czyli do kolumny H, a kolumna H jest pusta. Możemy przesunąć takie zaznaczenie za pomocą kolejnego skrótu klawiszowego – Shift+strzałka w lewo.

Po takim zaznaczeniu danych (z pustym wierszem), wybieramy polecenie Tabela przestawna z karty Wstawianie (jak na rys. nr 2). Otworzy nam się okno Tworzenia tabeli przestawnej, gdzie określamy miejsce wstawienia tabeli – Nowy arkusz. Zatwierdzamy Tworzenie tabeli przestawnej za pomocą przycisku OK (jak na rys. nr 3).

Otworzy nam się nowy arkusz Excela, gdzie możemy zająć się tworzeniem tabeli. Pole Sprzedawca przeciągamy do obszaru etykiet wierszy (zaznaczone strzałką na rys. nr 7).

Rys. nr 7 – przeciąganie pola Sprzedawca do obszaru etykiet wierszy

Otrzymamy tabelę przestawną, gdzie jak widać mamy uwzględnione dane z pustego wiersza (rys. nr 8).

Rys. nr 8 – pusty wiersz uwzględniony w tabeli przestawnej

Z tego względu przy tworzeniu tabeli przestawnej musimy unikać pustych wierszy. Najlepiej żeby dane do tabeli przestawnej nie zawierały pustych komórek.

Usuwamy pusty wiersz z danych – zaznaczamy cały wiersz, następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy polecenie Usuń (rys. nr 9).

Rys. nr 9 – polecenie Usuń

Teraz przechodzimy na arkusz z tabelą przestawną, klikamy w jej obszarze prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy polecenie Odśwież (rys. nr 10).

Rys. nr 10 – polecenie Odśwież

Teraz możemy dokończyć naszą tabelę przestawną. Przeciągamy pole Wartość do obszaru Podsumowań wartości (zaznaczone strzałką na rys. nr 11).

Rys. nr 11 – przeciąganie pola Wartość do obszaru podsumowań

Otrzymamy prostą tabele przestawną podsumowującą wyniki sprzedaży poszczególnych sprzedawców przedstawiona na rys. nr 12.

Rys. nr 12 – tabela przestawna

Podsumowując, do stworzenia tabeli przestawnej potrzebujemy spójnych danych, bez pustych komórek, wierszy czy kolumn. Istotne jeszcze jest, że w każdej kolumnie musi być odrębny typ danych, aby wyniki dało się łatwo zinterpretować.


Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny

Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą)
II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.

Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".

Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query.
A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.

Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.

Aktualnie w promocji urodzinowej możesz mieć Mistrza Excela w obniżonej cenie, jeśli tylko wpiszesz kod 35URODZINY
https://exceliadam.pl/produkt/ksiazka-mistrz-excela

Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie.
Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.

W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.

Power Query
https://www.udemy.com/course/mistrz-power-query/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Excela
https://www.udemy.com/mistrz-excela/?couponCode=35URODZINY

Dashboardy
https://www.udemy.com/course/excel-dashboardy/?couponCode=35URODZINY

Mistrz Formuł
https://www.udemy.com/course/excel-mistrz-formul/?couponCode=35URODZINY

VBA
https://www.udemy.com/course/excel-vba-makra/?couponCode=35URODZINY

Microsoft Power BI
https://www.udemy.com/course/power-bi-microsoft/?couponCode=35URODZINY

Książka Mistrz Excela reklama