W tym poście omówimy stworzenie rankingu sprzedawców tablicowo za pomocą jednej formuły z użyciem funkcji ZEZWALAJ. Jest to kontynuacja tematu z poprzednich dwóch postów, w których najpierw rozwiązywaliśmy to zagadnienie za pomocą kolumn pomocniczych, a następnie za pomocą jednej formuły (stworzonej z pojedynczych formuł, jakich używaliśmy w kolumnach pomocniczych). Przypomnimy najpierw przykładowe dane do tego zadania (rys. nr 1).
Skrócimy
powyższą formułę stosując funkcję ZEZWALAJ. Z mojego punktu widzenia, wygodniej
jest zastosować nazewnictwo funkcji ZEZWALAJ w już istniejącej formule
(zastępując poszczególne elementy). Zastępujemy poszczególne elementy, ponieważ
zazwyczaj kiedy odwołujemy się do wcześniejszej formuły stosujemy odwołanie do jej
wyników a nie wpisujemy (kopiujemy) jej formuły. Zapis formuły z poprzedniej
porady wygląda następująco:
Aby wstawić Enter
w formule (przejść do niższego wiersza) musimy w trybie edycji komórki użyć skrótu
klawiszowego Alt+Enter. Zaczynamy od znaku równa się, a następnie wpisujemy
nazwę funkcji ZEZWALAJ.
Musimy mieć
tutaj "bystre oczko", żeby zauważyć, jakie elementy powtarzają się w naszej
skomplikowanej formule. Możemy łatwo zauważyć, że często powtarza się zakres
tSprzedażk[Sprzedawca], dlatego ten zakres zastąpimy jako pierwszy mniej
skomplikowaną nazwą. Pierwszym argumentem funkcji ZEZWALAJ jest nazwa1,
czyli wybrany przez nas element (nazwiemy go np.SprzedW, czyli wszyscy
sprzedawcy. Drugi argument funkcji to wartość_nazwy1, czyli wartość
naszego nazwanego argumentu – tablica tSprzedażk[Sprzedawca].
Aby za
każdym razem nie szukać tej dłuższej nazwy tSprzedażk[Sprzedawca], żeby ją
podmienić, musimy ją sobie skopiować. Następnie zaznaczamy dwie komórki (jedną
z naszą formułą, a drugą spoza tego zakresu) i używając skrótu klawiszowego Ctrl+H,
otwieramy okno Znajdowania i zamieniania. W tym oknie przechodzimy na
zakładkę Zamień i w polu Znajdź wklejamy skopiowaną nazwę zakresy sprzed
zmiany, a następnie w polu Zamień na wpisujemy nową nazwę nadaną w
funkcji ZEZWALAJ dla tego zakresu – SprzedW. Tak ustawione parametry
zatwierdzamy przyciskiem Zamień wszystkie (rys. nr 3).
Rys. nr 3 – okno Znajdowania i zamieniania
Excel wyświetli nam komunikat o ilości takich zamian (rys. nr 4).
Rys. nr 4 – komunikat Excela o ilości zamienionych nazw
Otrzymaliśmy
błąd w formule #NAZWA?, który wynika z tego, że został zamieniony również drugi
argument funkcji ZEZWALAJ. Musimy go poprawić i wpisać pierwotną nazwę.
Trzeci
argument funkcji to obliczenie_lub_nazwa2. U nas będzie to kolejny
arguemnt nazwa2. Szukamy teraz kolejnego elementu, który się powtarza w naszej
długiej formule – będzie to kolejny zakres tSprzedażk[Sprzedaż]. W formule
ponownie naciskamy skrót Alt+Enter, aby przejść do kolejnego wiersza i tam
podajemy kolejny argument funkcji – (nazwa2) Sprzedaż, trzeci argument, czyli
wartość_nazwy2 to będzie tSprzedażk[Sprzedaż]. Ponownie zaznaczamy jedną
komórkę z zakresu z naszą formułą oraz jedną z sąsiadujących i za pomocą skrótu
klawiszowego Ctrl+H, otwieramy okno Znajdowania i zamieniania. W tym oknie
analogicznie jak dla pierwszej nazwy w polu Znajdź wpisujemy wartość_nazwy2 (tSprzedażk[Sprzedaż]),
a w polu Zamień na wpisujemy nazwa2 (Sprzedaż). Zatwierdzamy zamienianie
przyciskiem Zamień wszystkie. Ponownie wyświetli nam się komunikat Excela o
ilości zmian i otrzymamy błąd w formule, wynikający z tego ze został zamieniony
również argument wartość_nazwy2. Wystarczy to zmienić i formuła zadziała
prawidłowo. Na tym etapie formuła funkcji ZEZWALAJ powinna wyglądać następująco:
Fragmenty
danych, które nazywamy możemy również ręcznie zamieniać w formule bez
korzystania z polecenia Znajdywania i zamieniania. Jednak wykorzystanie go daje
nam gwarancję, że żadne ich wystąpienie nam nie umknie.
Kolejnym
powtarzającym się elementem jest funkcja UNIKATOWE(SprzedW) – argument wartość_nazwa3,
którą zastąpimy słowem Sprzedawcy (nazwa3). Znowu analogicznie jak dla
poprzednich dwóch nazw zastępujemy odpowiednie nazwy polecenie Znajdywania i
zamieniania.
Następną
powtarzającą się nazwą jest funkcja ILE.WIERSZY(Sprzedawcy), czyli nasz kolejny
argument funkcji ZEZWALAJ – wartość_nazwy4, który zamienimy na Wiersze (nazwa4).
Ponownie zamieniamy wartości w całej formule.
Kolejna
nazwa, którą zamienimy to SUMA.JEŻELI(SprzedW; Sprzedawcy; Sprzedaż). Powtarza
się ona dwa razy, więc podmienimy ją ręcznie. Przypiszemy jej nazwę Wyniki.
Zapis całej formuły będzie wyglądał następująco:
Po
zatwierdzeniu formuły otrzymamy wyniki przedstawione na rys. nr 5.
Rys. nr 5 – wyniki działania funkcji ZEZWALAJ
Podsumowując,
najłatwiej było zastosować funkcje ZEZWALAJ na istniejącej długiej formule.
Dzięki jej wykorzystaniu mogliśmy podmienić elementy powtarzające się w
formule.
Nasza
formuła nadal działa dynamicznie, czyli kiedy wprowadzimy zmiany do danych
wejściowych, wyniki automatycznie się zaktualizują.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W tym poście stworzymy ranking sprzedawców tablicowo za pomocą jednej formuły. W poprzednim poście omawialiśmy takie samo rozwiązanie tablicowe, ale z wykorzystaniem kolumn pomocniczych (porada 399 https://exceliadam.pl/excel/excel-ranking-sprzedawcow-tablicowo-porada-399 ). Dane do tego zadania oraz kolumny pomocnicze z poprzedniego postu zostały przedstawione na rys. nr 1.
Rys. nr 1 – dane do rozwiązania zadania
W poprzedniej poradzie rozpisaliśmy rozwiązanie na poszczególne formuły pomocnicze w osobnych kolumnach. Dzięki temu rozwiązanie było proste. W tym poście połączymy te formuły w jedną. Zasada ogólnie jest prosta, czyli będziemy kopiować poszczególne formuły. Formułę z poprzedniego kroku będziemy kopiować i wstawiać do kolejnej, podstawiając ją w miejscu, gdzie odwołujemy się do poprzedniej formuły. To wszystko w takim zamyśle było by proste, ale niestety funkcja POZYCJA.NAJW nie radzi sobie z obliczeniami w swoim argumencie odwołanie. Jeśli do tego argumentu dodamy wartość 0 (zero), czyli teoretycznie nie zmienimy wyniku, to Excel wyświetli nam komunikat o nieprawidłowej formule przedstawiony na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – komunikat Excela
Podobnie
zachowuje się funkcja SUMA.JEŻELI. Obie te funkcje nie pozwalają na
obliczenia w swoich argumentach. Podsumowując, nie możemy wstawiać formuł z
poprzedniego kroku do kolejnego. Z tego względu musimy użyć innego rozwiązania,
które pozwoli nam wyciągnąć miejsca w rankingu poszczególnych sprzedawców.
Niestety rozwiązanie to będzie skomplikowane. Tak naprawdę, żeby sprawdzić,
które miejsce ma dany sprzedawca, to musimy sprawdzić, ilu sprzedawców ma
lepsze bądź równe miejsce. Kopiujemy sobie zapis funkcji SUMA.JEŻELI.
Zapis wygląda następująco:
I tworzymy
zapis, w którym sprawdzimy czy nasze wyniki funkcji SUMA.JEŻELI są większe bądź
równe wynikom funkcji SUMA.JEŻELI. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
Po
zatwierdzeniu powyższej formuły otrzymamy wyniki przedstawione na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – wyniki porównania dwóch funkcji SUMA.JEŻELI
Otrzymaliśmy
wartości logiczne PRAWDA ponieważ funkcja porównała ze sobą poszczególne
wiersze. Nam chodzi o to, aby funkcja porównała każdy wiersz ze wszystkimi
innymi. Taki efekt możemy uzyskać za pomocą funkcji TRANSPONUJ. Dzięki
tej funkcji transponujemy jedną z naszych tablic. Sprawi to, że otrzymamy
wyniki przedstawione na rys. nr 4. Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
Rys. nr 4 – wyniki porównania po transponowaniu jednej z tablic
Przy takiej
orientacji w pierwszym wierszu mamy informację, ile wartości z porównania jest
mniejszych od sprawdzanej aktualnie wartości. Dla pierwszego wiersza
(sprzedawca Maria) mamy 5 wartości logicznych PRAWDA i jedną wartość FAŁSZ,
oznacza to, że 5 osób z listy sprzedawców było od niej lepszych. Można
zauważyć, że wynik się zgadza, ponieważ w tabeli powyżej w kolumnie I mamy
informację, że Maria jest na 5‑tym miejscu w rankingu.
Teraz
wartości logiczne PRAWDA i FAŁSZ chcemy zamienić na wartości 0 i 1. Możemy to
zrobić za pomocą podwójnej negacji, czyli wstawiamy przed formułą dwa znaki
minus. Zapis powinien wyglądać następująco:
Po
zatwierdzeniu powyższej formuły otrzymamy wyniki przedstawione na rys. nr 5.
Rys. nr 5 – zamiana wartości logicznych na 0 i 1
Teraz musimy zsumować wartości w poszczególnych wierszach. Gdybyśmy użyli funkcji SUMA.ILOCZYNÓW to otrzymalibyśmy zliczoną całą tablicę. Możemy tutaj wykorzystać funkcję MACIERZ.ILOCZYN, żeby każdy wiersz przemnożył się przez kolumnę danych, którą pokażemy. Funkcja ta będzie mnożyć poszczególne elementy z wierszy pierwszej tabeli przez kolumny z drugiej tabeli, a następnie wyniki tego mnożenia doda do siebie, by wstawić je w pojedynczą komórkę. Potrzebujemy kolumny o takiej samej ilości komórek co wiersz. Cała formuła z poprzedniego kroku to będzie nasz pierwszy argument funkcji, czyli tablica1. Teraz musimy wstawić drugą tablicę (argument tablica2). Aby stworzyć drugą tablicę, musimy użyć funkcji SEKWENCJA, w której musimy mieć taką samą liczbę kolumn i wierszy. Pierwszy argument funkcji to wiersze, który możemy wyznaczyć za pomocą funkcji ILE.WIERSZYdla zakresu G2# (listy unikatowych sprzedawców). Drugi argument funkcji to kolumny, czyli wpisujemy wartość 1, bo potrzebujemy jednaj kolumny. Trzeci argument to początek, czyli od jakiej wartości chcemy zacząć – u nas wartość 1. Czwarty argument to krok, czyli wartość 0. Kiedy podejrzymy argument tablica2 funkcji MACIERZ.ILOCZYN to możemy zauważyć, że mamy same wartości 1 co widać na rys. nr 6.
Rys. nr 6 – podgląd wartości argumentu tablica2
Z podglądu
edycji formuły wychodzimy za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+Z. Cały
zapis formuły powinien wyglądać następująco:
Powyższą
formułę zatwierdzamy i otrzymamy tablicę z rankingiem sprzedawców przedstawioną
na rys. nr 7.
Rys. nr 7 – tablica z rankingiem sprzedawców
Stworzona
przez nas formuła jest dużo bardziej skomplikowana niż funkcja POZYCJA.NAJW
użyta w rozwiązaniu z kolumnami pomocniczym. Ta skomplikowana formuła poradziła
sobie doskonale z wyznaczeniem miejsc w rankingu poszczególnych sprzedawców. W
tej formule użyliśmy odwołania do zakres G2#, więc odwołanie to musimy jeszcze
zastąpić formułą z komórki G2. Zapis formuły będzie wtedy wyglądał następująco:
Mamy
odpowiednie wyniki i teraz możemy przejść na kolejny poziom obliczeń (ten,
który uzyskaliśmy w kolumnie K w poprzednim poście). Użyjemy funkcji SEKWENCJA
z komórki K2 i wstawimy ją w funkcję X.WYSZUKAJ. Funkcja X.WYSZUKAJ
miała formułę przedstawioną poniżej:
=X.WYSZUKAJ(K2#;I2#;G2)
Teraz w
miejsce poszczególnych zakresów rozlanych formuł musimy wstawić odpowiednie
formuły. Zakres K2# zastąpimy formułą z komórki K2, czyli
SEKWENCJA(ILE.WIERSZY(UNIKATOWE(tSprzedażk[Sprzedawca])))
Następnie
zamiast zakresu I2# nie możemy wstawić formuły z komórki I2, ponieważ funkcja
ta nie radzi sobie z obliczeniami w swoich argumentach. Musimy tutaj wstawić
skomplikowaną formułę, dzięki której wyznaczyliśmy ranking sprzedawców. Formuła
ta wyglądała następująco:
Powyższą
formułę zatwierdzamy i otrzymamy wyniki przedstawione na rys. nr 8.
Rys. nr 8 – wyniki skomplikowanej formuły funkcji X.WYSZUKAJ
Tak jak
zaznaczyłem na wstępie, chcemy mieć jedną formułę do przydzielania miejsc. A na
tą chwilę mamy dwie – w komórkach K2 i L2. Mamy w wynikach dwie kolumny, które
możemy połączyć za pomocą funkcji WYBIERZ. Najpierw kopiujemy całą
formułę funkcji X.WYSZUKAJ. Następnie w komórce K2 wpisujemy funkcję WYBIERZ,
której pierwszym argumentem jest nr_arg, czyli argumenty jakie chcemy
wybrać (w naszym przykładzie pierwszy i drugi argument {1\2}). Używamy tutaj backslasha,
żeby poinformować Excela, że chodzi nam o kolumny danych, a nie wiersze. Drugi
argument funkcji to wartość1, czyli zapis formuły, dzięki której
uzyskaliśmy pierwszą kolumnę danych. Formuła wygląda następująco: SEKWENCJA(ILE.WIERSZY(UNIKATOWE(tSprzedażk[Sprzedawca])))
Kolejny
argument to wartość2, czyli druga kolumna danych uzyskana za pomocą
skomplikowanej formuły funkcji X.WYSZUKAJ.
Zapis całej
formuły funkcji WYBIERZ powinien wyglądać następująco:
Po zatwierdzeniu
powyższej formuły otrzymamy dwie kolumny danych jednocześnie w kolumnach K i L
(takie same jak na rys. nr 8).
Podsumowując,
za pomocą funkcji WYBIERZpołączyliśmy dwie kolumny danych. Jak widać
otrzymaliśmy bardzo skomplikowaną formułę. Dlatego często lepiej jest zrobić
sobie kolumny pomocnicze, by ewentualnie później tylko przekleić formuły w
odpowiednie miejsca do funkcji wyższego poziomu. Gdyby nie funkcja POZYCJA.NAJW,
która nie radzi sobie z obliczeniami w jej argumentach, sprawa była by bardzo
prosta. Jednak tutaj musieliśmy ją zastąpić innym rozwiązaniem.
Mamy wyciągnięte
dane, więc teraz tak jak w poprzednim wideo zmodyfikujemy dane wejściowe przez
doklejenie dodatkowych wierszy. Sprawdzimy w ten sposób, czy nasza formuła
działa dynamicznie. Po doklejeniu dodatkowych danych nasze wyniki się
rozszerzyły o nowe pozycje, co widać na rys. nr 9.
Rys. nr 9 – zmienione dane po zmianach w danych wejściowych
Do wyznaczenia rankingu unikatowych sprzedawców użyliśmy jednej formuły, która zwróciła nam dwie kolumny danych (rys. nr 10).
Rys. nr 10 – skomplikowana formuła zwracająca dwie kolumny danych
Podsumowując,
nie zawsze możemy sobie pozwolić na tworzenie kolumn pomocniczych w analizie
danych. Dlatego możemy sobie je stworzyć tylko po to, by użyć ich do stworzenia
skomplikowanej formuły a potem je skasować.
W kolejnej
poradzie (nr 401) pomówimy o tym jak można ponazywać zakresy danych, żeby
skomplikowana formuła stała się krótsza i bardziej zrozumiała na pierwszy rzut
oka. Użyjemy do tego funkcji ZEZWALAJ.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W tym poście
nauczymy się jak można stworzyć ranking sprzedawców tablicowo, korzystając z
formuł kolumn pomocniczych. Ten film rozpoczyna cykl trzech filmów (porada 399,
400 i 401). W pierwszej poradzie będziemy budować listę sprzedawców tablicowo z
użyciem kolumn pomocniczych (każde kolejne obliczenie jest w osobnej kolumnie).
W drugiej poradzie będziemy chcieli te dane połączyć w całość, co niestety nie
jest tak proste jak by się mogło wydawać. Na koniec w trzeciej poradzie tą
połączoną formułę ponazywamy, żeby wykorzystać funkcję ZEZWALAJ.
Zadanie to
wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Zaczynamy od
wyciągnięcia poszczególnych elementów tablicowo, czyli dane będą się same rozlewać,
co oznacza, że nasze dane będą dynamiczne. Najpierw potrzebujemy unikatowych
sprzedawców. Użyjemy tutaj funkcji UNIKATOWE, której pierwszym
argumentem jest Tablica, czyli kolumna tabeli z rys. nr 1 o nazwie Sprzedawca
(tSprzedażk[Sprzedawca]). Pozostałe argumenty są opcjonalne i je pomijamy.
Zapis formuły powinien wyglądać następująco:
=UNIKATOWE(tSprzedażk[Sprzedawca])
Powyższą
formułę zatwierdzamy, otrzymamy listę unikatowych sprzedawców przedstawioną na
rys. nr 2.
Rys. nr 2 – unikatowa lista sprzedawców
Tutaj nie
musimy sortować sprzedawców. Dopiero w kolejnej tabeli pomocniczej wyznaczymy
ich miejsca. W kolejnym etapie musimy dla naszych unikatowych sprzedawców
podliczyć sprzedaż. Użyjemy do tego funkcji SUMA.JEŻELI. Pierwszym argumentem
funkcji jest zakres, czyli kolumna, po której będziemy sprawdzać nasze
kryterium (tSprzedażk[Sprzedawca]). Drugi argument funkcji to kryteria,
czyli nasz rozlany zakres z listą unikatowych sprzedawców (G2#). Według nowej
nomenklatury nazw w Excelu, w zapisie dokładamy znak hash (#) do komórki, w
której jest formuła z rozlanym zakresem. Trzeci argument funkcji to suma_zakres,
czyli kolumna, po której chcemy zsumować wartości (tSprzedażk[Sprzedaż]). Zapis
całej formuły powinien wyglądać następująco:
Po
zatwierdzeniu formuły otrzymamy zsumowane wartości sprzedaży przedstawione na
rys. nr 3.
Rys. nr 3 – zsumowane wartości sprzedaży dla unikatowych sprzedawców
Teraz chcemy
znaleźć pozycje poszczególnych sprzedawców w rankingu względem wysokości
sprzedaży. Wykorzystamy tutaj funkcję POZYCJA.NAJW. Pierwszym argumentem
funkcji jest liczba, czyli zaznaczamy tutaj rozlany zakres w kolumnie H
(H2#). Drugi argument funkcji to odwołanie, w którym kolejny raz
zaznaczamy nasz rozlany zakres z kolumny H (H2#). W tym zapisie chodzi o to, że
funkcja POZYCJA.NAJW zwróci nam wynik dla każdej wartości sprzedaży z naszej
tablicy. Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:
=POZYCJA.NAJW(H2#;H2#)
Po
zatwierdzeniu formuły otrzymamy pozycje poszczególnych wartości sprzedaży
przedstawione na rys. nr 4.
Rys. nr 4 – pozycja poszczególnych wartości sprzedaży
Teraz potrzebujemy
ułożyć pozycje z kolumny I w odpowiedniej kolejności, aby stworzyć ranking sprzedawców.
Musimy stworzyć sekwencję liczb od 1 do 6, bo tylu mamy unikatowych
sprzedawców. Użyjemy tutaj funkcji SEKWENCJA, której pierwszym
argumentem są wiersze, czyli musimy zliczyć ilość wierszy, których
potrzebujemy. Wiersze zliczymy za pomocą funkcji ILE.WIERSZY, której
argumentem jest tablica (zakres listy unikatowych sprzedawców – G2#).
Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:
=SEKWENCJA(ILE.WIERSZY(G2#))
Powyższą
formułę zatwierdzamy, otrzymamy sekwencję od 1 do 6 przedstawioną na rys. nr 5.
Rys. nr 5 – sekwencja liczb od 1 do 6 (ilość wszystkich unikatowych sprzedawców)
Pozostaje
nam przypisać do tych uporządkowanych miejsc (rys. nr 5) odpowiednich
sprzedawców. W Excelu tablicowym możemy wykorzystać funkcję X.WYSZUKAJ. Pierwszym
argumentem funkcji jest szukana_wartość, czyli kolumna z naszą sekwencja
w odpowiedniej kolejności (K2#). Drugi argument to szukana_tablica,
czyli kolumna, w której będziemy szukać naszych wartości (I2#). Trzeci arguemnt
funkcji to zwracana_tablica, czyli kolumna, z której chcemy otrzymać
wartość — nazwę sprzedawcy (G2#). Cały zapis formuły powinien wyglądać
następująco:
=X.WYSZUKAJ(K2#;I2#;G2#)
Po
zatwierdzeniu formuły otrzymamy dopasowanych sprzedawców do rankingu
przedstawionych na rys. nr 6.
Rys. nr 6 – lista sprzedawców dopasowana do rankingu
Każda z użytych dziś formuł działa prawidłowo a dodatkowo jest dynamiczna. Mianowicie mamy przygotowaną w przykładowych danych drugą tabelkę, którą teraz dokleimy do naszych danych bazowych (rys. nr 7).
Rys. nr 7 – dodatkowa tablica danych, którą dokleimy do danych bazowych
Po doklejeniu danych możemy zauważyć w naszych kolumnach pomocniczych zmiany, mianowicie dane automatycznie się zaktualizowały. Jak widać na rys. nr 8 zmieniła się lista unikatowych sprzedawców i ilość miejsc w rankingu.
Rys. nr 8 – automatycznie zaktualizowane dane
Podsumowując, jeśli mamy możliwość rozbicia sobie takich obliczeń na poszczególne kroki, to wtedy obliczenia są proste i przede wszystkim wszystkie te formuły działają dynamicznie. Za każdym razem, kiedy zmienią się dane bazowe, zmienią się również wyniki. W kolejnej poradzie połączymy ten zapis. Niestety funkcja POZYCJA.NAJW będzie nam w tym przeszkadzać, co znacznie utrudni obliczenia i dołoży nam kolejnych obliczeń.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W tym poście nauczymy się jak stworzyć ranking sprzedawców. W przykładowych danych na rys. nr 1 mamy zestawienie sprzedawców i ich sprzedaż. Z tych danych musimy zrobić podsumowanie sprzedaży poszczególnych sprzedawców, a następnie zrobić ranking, czyli wyciągnąć sprzedawców z największą sprzedażą.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
Najpierw
zadanie to wykonamy za pomocą formuł i funkcjonalności Excela, a następnie to
samo zadanie wykonamy z wykorzystaniem tabeli przestawnej.
Pierwszym
krokiem będzie wyciągnięcie unikatowych wartości z kolumny Sprzedawca. Możemy
ręcznie skopiować wszystkich sprzedawców z kolumny B za pomocą skrótu
klawiszowego Ctrl+C, a następnie wkleić do kolumny G za pomocą skrótu Ctrl+V. Zaznaczamy
kolumnę G (Sprzedawca), a następnie wybieramy ikonkę polecenia Usuń
duplikaty z karty Dane (rys. nr 2).
Rys. nr 2 – polecenie Usuń duplikaty
Excel wyświetli nam komunikat Ostrzeżenie o usuwaniu duplikatów, w którym zaznaczamy checkbox przy opcji Pozostawić obecnie zaznaczony obszar, następnie zatwierdzamy komunikat przyciskiem Usuń duplikaty (rys. nr 3).
Rys. nr 3 – Ostrzeżenie o usuwaniu duplikatów
Wyświetli się okno Usuwania duplikatów, które zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 4).
Rys. nr 4 – okno Usuwania duplikatów
Wyświetli się kolejny komunikat, tym razem z informacją o liczbie usuniętych duplikatów i unikatowych wartości przedstawiony na rys. nr 5, który zatwierdzamy przyciskiem OK.
Rys. nr 5 – komunikat Excela
Otrzymamy kolumnę z sześcioma unikatowymi wartościami przedstawioną na rys. nr 6.
Rys. nr 6 – kolumna z unikatowymi wartościami (sprzedawcami)
Powyższe dane możemy posortować od A do Z za pomocą ikonki polecenia na karcie Dane (rys. nr 7).
Rys. nr 7 – polecenie sortowania danych od A do Z
Teraz musimy
podsumować sprzedaż poszczególnych sprzedawców. Użyjemy do tego funkcji SUMA.JEŻELI.
Pierwszym argumentem funkcji jest zakres, czyli zakres po którym
będziemy sprawdzać nasze kryterium (aby zaznaczyć całą kolumnę możemy użyć skrótu
klawiszowego Ctrl+Shift+Strzałka w dół. Zaznaczony zakres (B2:B325)
blokujemy bezwzględnie za pomocą klawisza F4. Drugi argument funkcji to kryteria,
czyli nazwa aktualnego sprzedawcy, którego nie blokujemy, ponieważ ma się
przesuwać w dół razem z kopiowanie formuły na wiersze poniżej. Trzeci argument
funkcji to suma_zakres, czyli kolumna, po której chcemy podsumować nasze
dane (E2:E325), zablokowana bezwzględnie. Zapis całej formuły powinien wyglądać
następująco:
=SUMA.JEŻELI($B$2:$B$325;G2;$E$2:$E$325)
Powyższą formułę
zatwierdzamy i kopiujemy w dół. Otrzymamy podsumowanie sprzedaży przedstawione
na rys. nr 8.
Rys. nr 8 – podsumowanie sprzedaży unikatowych sprzedawców
Otrzymaliśmy
sprzedaż sumaryczną wszystkich sprzedawców. Teraz możemy wykorzystać funkcję POZYCJA.NAJW
(pozycja największa), żeby określić pozycję danego wyniku w rankingu. Pierwszym
argumentem funkcji jest liczba, czyli konkretna wartość sprzedaży (H2).
Drugi argument funkcji to odwołanie, czyli zakres, z którego chcemy
zrobić ranking (H2:H7), zablokowany bezwzględnie za pomocą klawisza F4. Zapis
całej formuły powinien wyglądać następująco:
=POZYCJA.NAJW(H2;$H$2:$H$7)
Powyższą
formułę zatwierdzamy i przeciągamy na wiersze poniżej. Otrzymamy ranking pozycję
poszczególnych sprzedawców w rankingu sprzedaży przedstawiony na rys. nr 9.
Rys. nr 9 – ranking sprzedawców według wysokości sprzedaży
Jak widać na
rysunku powyżej mamy przyznane miejsca w rankingu, Cezary jest na pierwszym
miejscu a Paulina na ostatnim – szóstym. Aby ranking dobrze się prezentował to
musimy mieć posortowanych sprzedawców według miejsc, które kolejno zajmują.
Wykorzystamy do tego funkcje INDEKS, która będzie "patrzyła"
na kolumnę G (Sprzedawca), czyli w pierwszym argumencie podajemy zakres
zablokowany bezwzględnie — $G$2:$G$7. Drugi argument to nr_wiersza, czyli
pozycja poszczególnych sprzedawców. Aby uzyskać te pozysje musimy użyć funkcji PODAJ.POZYCJĘ.
Pierwszym argumentem funkcji jest szukana_wartość, czyli numer pozycji,
której szukamy – pozycja 1 (komórka K2). Drugi argument to przeszukiwana_tab,
czyli kolumna z rankingiem zablokowana bezwzględnie ($I$2:$I$7). Trzeci
argument to typ_porównania, wpisujemy wartość 0 – dopasowanie dokładne.
Zapis całej formuły powinien wyglądać następująco:
=INDEKS($G$2:$G$7;PODAJ.POZYCJĘ(K2;$I$2:$I$7;0))
Funkcja PODAJ.POZYCJĘ
zwraca nam numer wiersza z danym numerem w indeksie, a funkcja INDEKS zwraca
nam wartość z tego wiersza. Po zatwierdzeniu powyższej formuły i skopiowaniu
jej w dół, otrzymamy ranking przedstawiony na rys. nr 10.
Rys. nr 10 – ranking sprzedawców
Teraz pokażemy rozwiązanie wykorzystujące tabelę przestawną. Zaznaczamy pojedynczą komórkę w tablicy danych, na podstawie których chcemy wykonać tabelę przestawną. Wybieramy polecenie Tabela przestawna z karty Wstawianie (rys. nr 11).
Rys. nr 11 – polecenie Tabela przestawna
Otworzy nam się okno Tworzenia tabeli przestawnej, w którym wybieramy, gdzie chcemy umieścić raport w postaci tabeli przestawnej (Istniejący arkusz), wskazujemy konkretną komórkę (np. G10). Tak ustawione parametry zatwierdzamy przyciskiem OK.
Rys. nr 12 – okno Tworzenia tabeli przestawnej
Przeciągamy Sprzedawcę do obszaru Etykiet wierszy (punkt 1 na rys. nr 13), następnie przeciągamy Sprzedaż do obszaru Podsumowań wartości (punkt 2).
Rys. nr 13 – tworzenie tabeli przestawnej
Otrzymamy tabelę przedstawioną na rys. nr 14.
Rys. nr 14 – tabela przestawna
Mamy podsumowanie sprzedaży. W kolumnie Suma z Sprzedaż powinniśmy zmienić formatowanie, w tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę z tej kolumny, następnie z podręcznego menu wybieramy polecenie Format liczby (rys. nr 15).
Rys. nr 15 – polecenie Format liczby
Otworzy nam się okno Formatowania komórek, gdzie w polu Kategoria wybieramy Walutowe, następnie zatwierdzamy zmianę przyciskiem OK (rys. nr 16).
Rys. nr 16 – zmiana formatowania na walutowe
Otrzymamy sformatowane dane przedstawione na rys. nr 17.
Rys. nr 17 – sformatowane dane
W tabeli przestawnej możemy sobie posortować dane od największej do najmniejszej za pomocą ikony sortowania od Z do A na karcie Dane. Posortowane dane zostały przedstawione na rys. nr 18.
Rys. nr 18 – posortowane dane
Otrzymaliśmy niejako ranking, ale nas mniej interesuje wartość sprzedaży, a bardziej numer pozycji danego sprzedawcy. Pole Sprzedaż jeszcze raz przeciągniemy do obszaru podsumowań wartości jak na rys. nr 13 (punkt 2). W nowej kolumnie klikamy prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu rozwijamy polecenie Pokaż wartości jako, a następnie wybieramy polecenie Porządkuj wartości od największych do najmniejszych (rys. nr 19).
Rys. nr 19 – polecenie Porządkuj wartości od największych do najmniejszych
Otworzy nam się okno Pokazywania wartości jako, gdzie na liście rozwijanej w polu podstawowym wybieramy Sprzedawca. Tak ustawiony parametr zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. nr 20).
Rys. nr 20 – okno Pokazywania wartości jako
Otrzymamy ranking sprzedawców w odpowiedniej kolejności, ponieważ wcześniej posortowaliśmy dane. Ponadto możemy zmienić nazwę kolumny Suma z Sprzedaż2 na Ranking (rys. nr 21).
Rys. nr 21 – ranking sprzedawców
Możemy pozbyć się wartości Suma końcowa, ponieważ jest nam zbędna. W tym celu rozwijamy polecenie Sumy końcowe (punkt 2 na rys. nr 22) z karty Projektowanie (punkt 1), a następnie wybieramy polecenie Wyłącz dla wierszy i kolumn (punkt 2).
Rys. nr 22 – ścieżka dostępu do polecenia Wyłącz dla wierszy i kolumn
Otrzymamy tabelę przestawną z rankingiem sprzedawców bez sumy końcowej przedstawioną na rys. nr 23.
Rys. nr 23 – ranking sprzedawców bez sumy końcowej
Podsumowując stworzenie rankingu możemy wykonać na dwa sposoby, za pomocą funkcjonalności klasycznego Excela i tabeli przestawnej. Jak widać powyżej szybszym sposobem jest wykorzystanie tabeli przestawnej.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
W tym poście nauczymy się jak zaokrąglić czas z dokładnością do 15 minut. Zadanie to wykonamy na podstawie przykładowych danych z rys. nr 1.
Rys. nr 1 – przykładowe dane
W powyższych
danych mamy zarejestrowaną godzinę wejścia i wyjścia pracownika, następnie
obliczony czas spędzony w biurze. Zawarty tam czas musimy zaokrąglić np. do 15
minut, żeby później na tej podstawie mieć możliwość obliczenia pensji.
Zaokrąglenie
czasu okazuje się całkiem łatwe, jeśli znamy funkcjonalności Excela. Jest taka
funkcja jak ZAOKR.DO.WIELOKR(zaokrąglij do wielokrotności). Pierwszym
argumentem funkcji jest liczba, czyli wartość jaką chcemy zaokrąglić (u
nas C2). Drugi argument funkcji to wielokrotność, czyli dokładność, z
jaką chcemy zaokrąglić ten czas. Jeśli w pierwszym argumencie podaliśmy czas,
to w drugim musimy podać do jakiego ułamka doby chcemy go zaokrąglić. Ta
funkcja jest bardzo wygodna, dzięki czemu możemy ten czas zapisać jako taki,
jaki wyświetla się w Excelu w podwójnych cudzysłowach ("0:15"). Zapis
całej formuły powinien wyglądać następująco:
=ZAOKR.DO.WIELOKR(C2;"0:15")
Powyższą formułę
zatwierdzamy i kopiujemy na komórki w dół. Otrzymamy wtedy obliczony czas pracy
z dokładnością do 15 minut przedstawiony na rys. nr 2.
Rys. nr 2 – obliczony czas pracy z dokładnością do 15 minut (kolumna D)
Istotne
jest, że Excel zaokrągla czas tak jak standardowa funkcja ZAOKR, czyli
wartości większe bądź równe 5 zaokrągla w górę, a wartości mniejsze od 5 w dół.
Jeśli
chcielibyśmy wymusić, żeby Excel zawsze zaokrąglał nam np. czas pracy w dół, to
wystarczy użyć funkcji ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNE, której pierwszym
argumentem jest liczba, czyli wartość którą chcemy zaokrąglić (u nas
komórka C2). Drugi argument to istotność, czyli inaczej dokładność, z
jaką chcemy zaokrąglić czas. Zapisujemy go tak jak drugi argument funkcji ZAOKR.DO.WIELOKR,
czyli "0:15". Trzeci argument funkcji to tryb, w którym decydujemy,
czy chcemy zaokrąglać w dół czy górę. Jest to argument opcjonalny, nie musimy
go wpisywać, bo wtedy domyślnie Excel zaokrągli wartości w dół. Zapis całej
formuły powinien wyglądać następująco:
=ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNIE(C2;"0:15")
Powyższą
formułę zatwierdzamy i kopiujemy na wiersze poniżej. Otrzymamy wtedy czas
zaokrąglony w dół z dokładnością do 15 minut przedstawiony na rys. nr 3.
Rys. nr 3 – obliczony czas zaokrąglony w dół z dokładnością do 15 minut (komuna E)
Analogicznie
możemy czas zaokrąglić w górę, za pomocą funkcji ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE
lub klasycznej (była pierwsza) ZAOKR.W.GÓRĘ. Wybierzemy tą drugą, żeby
pokazać, że to ta sama funkcja tylko bez ostatniego argumentu. Pierwszym argumentem
funkcji jest liczba, czyli jak w innych tego typu funkcjach wartość,
którą chcemy zaokrąglić (komórka C2). Drugi argument funkcji to istotność,
czyli dokładność, z jaką dane mają być zaokrąglone ("0:15"). Za[pis
całej formuły powinien wyglądać następująco:
=ZAOKR.W.GÓRĘ(C2;"0:15")
Zatwierdzamy
powyższą formułę i kopiujemy na wiersze poniżej. Otrzymamy obliczony czas zaokrąglony
z dokładnością do 15 minut w dół przedstawiony na rys. nr 4.
Rys. nr 4 — obliczony czas zaokrąglony w górę z dokładnością do 15 minut (komuna F)
Podsumowując, poznaliśmy dziś funkcje, których możemy użyć w celu zaokrąglenia czasu z dokładnością do 15 minut. Ta funkcjonalność pozwoli nam na przykład obliczyć pensje pracowników, wynikających z wypracowanych godzin.
Książka Mistrz Excela + promo na 35 urodziny
Chcę Cię poinformować, że w końcu udało mi zebrać środki i dopiąć wszystkich formalności, żeby powstało II wydanie mojej książki Mistrz Excela (zostałem wydawcą) II wydanie jest wzbogacone o rozdział (nr 22) wprowadzający w genialny dodatek (Power Query) do Excela służący do pobierania, łączenia i wstępnej obróbki danych z wielu źródeł.
Książka Mistrz Excela to historia Roberta, który musi poznać dobrze Excela na potrzeby nowej pracy. Książka jest napisana w formie rozmów Roberta z trenerem, dzięki temu jest przystępniejsza w odbiorze niż standardowe książki techniczne pisane językiem "wykładowym".
Rozmowy zostały podzielone na 22 tematyczne rozdziały, które krok po kroku wprowadzają Cię w tajniki Excela. Robert zaczyna naukę od poznania ciekawych aspektów sortowania i filtrowania danych w Excelu, przechodzi przez formatowanie warunkowe, tabele przestawne, funkcje wyszukujące i wiele innych tematów, by na koniec poznać wstępne informacje o VBA i Power Query. A wszystko to na praktycznych przykładach i z dużą ilością zdjęć.
Żebyś mógł śledzić postępy Roberta, do książki dołączone są pliki Excela, na których pracuje Robert.
Na powyższej stronie znajdziesz dokładniejszy opis książki, opinie osób, które kupiły I wydanie oraz podgląd pierwszego rozdziału książki, żeby upewnić się, czy forma rozmów przy nauce Excela jest dla Ciebie. Jeśli książka Ci się spodoba poinformuj o niej swoich znajomych.
W ramach promocji na moje 35 urodziny możesz też mieć każdy z moich kursów wideo na Udemy za zaledwie 35 zł. Linki do kursów zamieszczam poniżej. W każdym kursie są udostępnione filmy do podglądu, byś mógł się przekonać czy dany kurs jest dla Ciebie.
