Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami – widzowie #99

Załóżmy, że przed Tobą stoi takie zadanie, że potrzebujesz pomalować wiersze w zależności od tygodnia w roku. Tygodnie numer 1, 5, 9, … mają być pomalowane jednym kolorem, tygodnie 2, 6, 10, … kolejnym. W sumie mamy cztery takie ciągi tygodni i każdy ma być pomalowany innym kolorem.
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 01
Oczywiście użyjemy do tego formatowania warunkowego. Będziesz też do tego potrzebował funkcji NUM.TYG, która na podstawie daty zwracała numer tygodnia. Zakładamy, że wartość 2 jako drugi argument jest odpowiednia dla nas do wyznaczania numerów tygodni (tydzień zaczyna się w poniedziałek).

=NUM.TYG($A2;2)

Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 02
Gdy masz już wyznaczone numery tygodni potrzebujesz sprawdzić, czy dany tydzień należy do jednej z grup (zaczniemy od pierwszej). Do tego przyda Ci się funkcja PODAJ.POZYCJĘ, która jeśli szukany argument (numer tygodnia) będzie znajdował się na liście wartości, to zwróci jego pozycję, a gdy nie będzie się znajdować to zwróci błąd #N/D! (błąd braku na liście).

=PODAJ.POZYCJĘ(NUM.TYG($A2;2);$I$1:$I$14;0)

Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 03
Te wyniki idealnie pasują do formatowania warunkowego, gdyż formatowanie warunkowe interpretuje wartości liczbowe różne od zera jako PRAWDA, a błędy ignoruje. W takim razie wystarczy, że skopiujesz formułę z pierwszej komórki, zaznaczysz zakres danych i nałożysz formatowanie warunkowe (reguła wykorzystująca formułę). Excel poprawnie będzie formatował odpowiednie wiersze.
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 04
Prawdopodobnie jednak nie chcesz przechowywać kolumn z numerami tygodni. W formule można to proste zmienić – wystarczy, że zaznaczyć odwołanie do listy i naciśniesz klawisz F9. Excel wtedy zamieni odwołanie do komórek na tablicę danych:
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 05
Taka formuła będzie miała taki sam wynik w komórkach arkusza, ale gdy spróbujesz ją wkleić do formatowania warunkowego Excel Ci na to nie pozwoli:
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 06
W tej sytuacji musisz skorzystać z drogi na około. Wystarczy, że skopiowaną formułę wstawisz jako nazwę (skorzystasz z polecenia Definiuj nazwę z karty Formuły).
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 07
Załóżmy, że naszą formułę nazwiemy Tydzień1
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 08
Teraz będziesz mógł skorzystać z nazwy w formatowaniu warunkowym i Excel nie będzie się temu sprzeciwiał. Możesz teraz skasować listę tygodni, a formatowanie warunkowe wciąż będzie działać.
Widzowie 99 - Jak zaznaczać tygodnie różnymi kolorami 09
Pozostaje Ci teraz wykonać analogiczne kroki dla kolejnych list tygodni.
Pozdrawiam
Adam Kopeć
Miłośnik Excela

Jak włączyć automatyczne tworzenie kopii zapasowej – porada #277

Jeśli chcesz, żeby Excel dla danego pliku zawsze przy zapisywaniu tworzył kopię zapasową, to musisz wybrać odpowiednią opcję przy zapisywaniu pliku jako. W oknie zapisywania jako musisz rozwinąć Narzędzia i wybrać pozycję menu Opcje ogólne.

Porada 277 - Jak włączyć automatyczne tworzenie kopii zapasowej 01

W oknie, które się pojawisz możesz dołożyć hasła, ale dla nas istotny jest przycisk wyboru zawsze z kopią zapasową.

Porada 277 - Jak włączyć automatyczne tworzenie kopii zapasowej 02

Teraz przy każdym zapisywaniu pliku będzie Ci się tworzyła kopia zapasowa pliku z rozszerzeniem .xlk w katalogu, w którym jest plik.

Porada 277 - Jak włączyć automatyczne tworzenie kopii zapasowej 03

Kopia zapasowa będzie Twoim plikiem z poprzedniego zapisu, czyli dzięki temu będziesz mógł odzyskać wcześniejsze dane jeśli coś poszło nie tak przy zapisywaniu.

Pozdrawiam
Adam Kopeć
Miłośnik Excela

Jak stworzyć ciąg geometryczny (trend wzrostu) ręcznie – porada #276

Okazuje się, że ciąg geometryczny ręcznie w Excelu możesz stworzyć bardzo prosto. Wystarczy, że w dwie komórki (najczęściej jedna pod drugą) wstawisz dwie liczby. Excel jest wstanie sam obliczyć różnicę wartości pomiędzy tymi dwoma wartościami i wyznaczyć współczynnik do ciągu geometrycznego (trendu wzrostu). Wystarczy, że zaznaczysz te dwie liczby (komórki) i złapiesz prawym przyciskiem prawy dolny róg zaznaczenia, a następnie przeciągniesz tak daleko jak będziesz potrzebował. Przy puszczeniu prawego przycisku myszy pojawi się podręczne menu, z którego wybierasz pozycję Trend wzrostu:

Porada 276 - Jak stworzyć ciąg geometryczny (trend wzrostu) 01

I już Excel stworzył dla Ciebie ciąg geometryczny (trend wzrostu). Dla Excela nie ma znaczenia, czy trend jest rosnący czy malejący. Niestety nie radzi sobie z wartościami ujemnymi.

Fajne jest to, że w ten sposób możesz od razu stworzyć kilka ciągów geometrycznych.

Porada 276 - Jak stworzyć ciąg geometryczny (trend wzrostu) 02

Pozdrawiam
Adam Kopeć
Miłośnik Excela

Google Docs 1 – Lista rozwijana z opcją wyszukiwania

Niedawne zlecenie zmusiło mnie do pracy na Google Docs i dzięki temu odkryłem jak stworzyć w nich listę rozwijaną z opcją wyszukiwania. Okazuje się, że jest to bardzo proste, bo jest to domyślna opcja listy rozwijanej.

Co w takim razie musisz zrobić, żeby stworzyć listę rozwijaną w Google Docs? Musisz przede wszystkim przygotować dane:

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 01

Następnie wystarczy, że zaznaczysz komórkę lub komórki, w których chcesz mieć listy rozwijane, a następnie z menu Dane wybierzesz ostatnie polecenie Sprawdzanie poprawności.

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 02

Pojawi się okno

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 03

gdzie będziesz mógł zmienić zakres komórek na których chcesz nałożyć sprawdzanie poprawności. Niżej w Kryteriach powinna być domyślnie zaznaczona opcja Lista z zakresu. Są też tam inne możliwości, ale dziś na nich nam nie zależy. Obok znajduje się pole, gdzie wstawiamy zakres komórek listy. Gdy będziesz zaznaczał zakres listy, zniknie okno Sprawdzania poprawności, a pojawi się tylko okno zaznaczania zakresu. Spokojnie możesz na przyszłość zaznaczyć większy zakres danych (pustych komórek). Arkusz kalkulacyjny Google Docs poprawnie go zinterpretuje.

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 04

Załóżmy, że pozostałe opcje chcesz zostawić domyślne, czyli  chcesz zapewnić możliwość wstawiania wartości nieprawidłowych, tylko z wyświetlającym się komunikatem

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 05

Oraz chcesz, żeby wyświetlał się przycisk w komórce informujący, że jest w niej lista rozwijana. Załóżmy, że listy rozwijane włączymy na zakresie A2:A5. Wtedy arkusz będzie wyglądał tak:

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 06

Wystarczy teraz, że klikniesz w trójkącik wskazujący w dół i wybierzesz z listy pozycję, która Cię interesuje.

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 07

Możesz też zacząć wpisywać tekst w komórkę i Google Docs ograniczy Ci szybko listę możliwości. Wystarczy, że strzałkami dół/góra wybierzesz tą, która Cię interesuje, a następnie klawiszem Tab wstawisz ją do komórki. Możesz też na nią kliknąć dwukrotnie myszą.

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 08

Wyszukiwanie działa od początku wyrazów, ale raczej nie wyszuka Ci informacji w środku słowa:

Google Docs 1 - Lista rozwijana z opcją wyszukiwania 09

Pozdrawiam
Adam Kopeć
Miłośnik Excela

 

 

 

Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym – widzowie #98

Potrzebujesz wstawić punkty na wykresie liniowym w pionowych liniach, ponieważ odpowiadają one rozproszeniu danego elementu, czyli z założenia chcesz mieć kilka takich elementów, czyli serii, na wykresie.

Najważniejszym krokiem w tym jest odpowiednie przygotowanie danych. Przy liniach pionowy, x musi być takie samo, a y musi się zmieniać:

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 01

Ponieważ Excel słabo sobie radzi z interpretacją takich danych do wykresu punktowego:

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 02

To stworzymy go sobie na pustej komórce – nie będzie miał wtedy, żadnych danych. Będziemy musieli je dodać ręcznie. Wystarczy, że odnajdziesz polecenie Zaznacz dane na karcie Projektowania Narzędzi Wykresów.

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 03

Następnie w oknie, które się otworzy musisz dodać serię danych:

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 04

I podać tytuł Serii, zakres punktów x i y

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 05

Dodajesz w ten sposób tyle serii ile potrzebujesz i zatwierdzasz je przyciskiem OK. Ewentualnie pozostaje dodanie legendy i inne modyfikacje wykresu, żeby wyglądał tak jak potrzebujesz.

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 06

Jeśli chcesz, żeby na jedną serię składały się dwie (lub więcej) pionowych linii, to potrzebujesz odpowiednio zmodyfikować dane:

Widzowie 98 - Jak wstawić punkty pionowo na wykresie punktowym 07

 

 

Pozdrawiam
Adam Kopeć
Miłośnik Excela